Задачами, решаемыми при внедрении современной автоматизированной системы управления современными складскими комплексами, являются следующие:
оптимальное использование складских площадей и объемов;
минимизация затрат на складское хранение;
уменьшение времени, затрачиваемого на проведение всех складских операций;
уменьшение числа ошибочных складских операций;
повышение точности и оперативности учета товара;
устранение потерь, связанных с критичностью сроков реализации товаров;
оптимизация затрат на заработную плату складских работников.
Каждая из этих задач может быть уточнена количественными показателями, однако следует отметить, что достичь всего и сразу представляется маловероятным. В частности, задача максимизации объема мест хранения может вступить в конфликт с задачей наискорейшего отбора товара. Поэтому необходимо вычленять наиболее приоритетные, ключевые задачи в соответствии со спецификой деятельности организации, текущим моментом ее развития, другими факторами и подчинять им все остальные устремления. Современную автоматизированную систему управления складским комплексом имеет смысл рассматривать как инструмент, который позволяет настраивать разумный баланс решаемых задач, находить золотую середину в соответствии с регулярными и периодическими потребностями организации. Необходимость постановки и решения конкретных задач должна быть очевидна для организаций, работающих в режиме обостряющейся на рынке конкуренции, когда недостаточные качество и скорость обслуживания клиентов зачастую оборачиваются их потерей.
Функциональные возможности любой современной автоматизированной системы работы оптовой торговой организации можно условно представить в виде следующих уровней:
технологическая платформа, основополагающие финансовые алгоритмы и система безопасности;
базовая складская функциональность, что дает возможность работать с первичными документами и обеспечивает классический набор действий по приходу, расходу, покупке, продаже, перемещению товара;
механизмы планирования складских работ на основе нескольких первичных документов, также на этом уровне обычно уже имеется функционал по заданию простейших правил предпочтительного размещения конкретного товара в тех или иных ячейках склада;
система управления складом (Warehouse Management Systems, WMS). WMS, базируясь на многочисленных правилах и настройках, сама дает пользователям задания когда, кому и что надо сделать, где и какой товар разместить, в какой последовательности комплектовать заказы и отгружать их. При комплектации заказа система распределяет товары по паллетам или коробкам так, чтобы соблюдать ограничения по весу, объему и совместимости товаров друг с другом.
Четвертый уровень не может являться последним, так как развитие программных продуктов идет по пути создания новых, более совершенных концепций. К тому же любая система управления не обходится без внесения собственных наработок и адаптаций. Гибкость современных систем управления во многом позволяет, начав с первого уровня, по мере необходимости последовательно подниматься вверх до четвертого уровня полноценной системы WMS.
Спецификой оптовых организаций является то, что они имеют различные складские помещения с разными вариантами конструкции и размеров, температурным режимом и предназначением. Поэтому отдельно целесообразно разрабатывать проект по автоматизации склада, так как специализированные системы управления складом позволяют учитывать все особенности внутренней структуры склада, включая виды стеллажного оборудования и используемые механизмы, номенклатуру хранимого товара (температурные режимы хранения, вид товара (мерный и сыпучий), сроки хранения, серийные и партионные номера и т. п.), оборачиваемость товара (настройку зон склада с учетом различных скоростей оборачиваемости товара), предоставляемые услуги по ответственному хранению и дополнительной обработке товаров (этикетированию, созданию наборов, доставке и пр.) и т. д. Именно сочетание всех этих возможностей позволяет организовать ритмичную работу склада в целом. Основными предпосылками автоматизации склада служат экономические показатели, такие как объем оборота товара, производственные затраты, потери, связанные с рекламациями и браком, и пр.
Этапы разработки проекта по автоматизации склада могут включать нижеследующие этапы:
1. Предпроектное исследование
1.1. Организационная структура склада
Анализ организационной структуры необходимо провести с точки зрения определения ролей в технологическом процессе, отсутствия дублирования функций, наличия должностных инструкций и механизмов их исполнения.
1.2. Документооборот
Четко определенный документооборот для склада фактически определяет информационный поток, сопровождающий товар на протяжении его жизненного цикла на складе, в том числе фиксирует точки передачи материальной ответственности за товар.
1.3. Регламент прохождения процессов
Регламент здесь понимается как определение строгой и однозначной последовательности действий над предметом труда и запрет его нарушения. Разработка регламента очень тесно связана с документооборотом.