В этом смысле очень показательно отношение японцев к сохранности документации. Когда я работала в японской компании, то заблокировать экран компьютера, когда сотрудник уходит с рабочего места, было правилом. А в конце рабочего дня нужно было все документы убирать в стол. Руководство за этим следило, и вы вполне могли бы получить нагоняй, если не соблюдали эти правила.
ПРОНИЦАТЕЛЬНОСТЬ
Если вы знаете, что у вашего руководителя будет встреча в офисе, проявите смекалку и подумайте, что может понадобиться для этой встречи, будет ли перерыв на обед или надо заказать еду в офис. Продумайте два-три шага вперед. Смоделируйте ситуацию, иначе вам же потом придется срочно заказывать пиццу, печатать десять комплектов документов, еще, как назло, в офисе закончится сахар или чай именно в это самое время, или сломается принтер.
Не пренебрегайте возможностью облегчить себе жизнь. Ваш руководитель в половине случаев гарантированно забудет попросить вас заказать столик в ресторане или настроить заранее проектор в переговорной комнате. А по опыту нет ничего хуже, чем звонить айтишникам с просьбой «срочно прийти и все починить» на глазах клиентов или партнеров. Да и руководитель не должен думать о таких мелочах, это работа ассистента. Иначе, в конечном итоге, ваш руководитель может прийти к выводу, что не может полагаться на вас. Да и вам в какой-то момент надоест бегать «в мыле», просто потому что вы не подумали заранее.
Учитесь сразу делать хорошо и соображать на лету эта привычка убережет вас от многих проблем.
СТРЕССОУСТОЙЧИВОСТЬ
Не паниковать и не теряться! От всего вы не убережетесь, поэтому стрессовые ситуации в работе будут всегда. Важно правильно на них реагировать. Совет первый: даже если все вокруг в панике и не знают, что делать, ваша голова должна остаться холодной. Если понимаете, что не получается, совет второй: выдохните и дайте себе минуту, чтобы подумать над решением проблемы. Минута ничего не убавит и не прибавит. Но у вас будет возможность подумать над решением проблемы или неожиданно возникшего вопроса.
Кроме того, ассистент это голос и лицо своего руководителя. И это никак не сочетается с паникой и беготней по офису с криками: «Шеф, все пропало!». Вы просто не можете себе такого позволить. Это все вокруг могут быть на грани самоубийства. Даже на грани провала, умейте сохранять разум. Ведь это не конец света, верно? А если это все-таки он, то вы точно ничего не измените.
А если серьезно, то в конечном итоге умение думать в состоянии стресса станет вашим лучшим помощником и сохранит вам душевное равновесие и нервы.
КОММУНИКАЦИЯ
Хороший ассистент это хороший переговорщик. Это человек с отличными коммуникативными навыками и способностью правильно и грамотно общаться с людьми при любых обстоятельствах и вне зависимости от того, что за человек стоит рядом в конкретную минуту: коллега, подчиненный, клиент, партнер или гость. Многие ассистенты в отсутствие руководителя в офисе выступают заместителями в некоторых вопросах, и умение общаться и писать, например, сообщения от имени шефа крайне важно. Кроме того, ассистенты очень часто являются неким мостиком между руководителем и сотрудниками, и вопрос грамотной коммуникации будет играть ключевую роль.
Однажды перед командировкой моему шефу срочно нужно было просмотреть файлы, подготовкой которых занимались наши партнеры. Они задерживались и обещали прислать данные чуть ли не перед самой встречей. Уверения, что изменения совсем небольшие, и файл почти такой же, каким мы его обсуждали на последней встрече, успокаивали, надо сказать, мало. Мне пришлось написать письмо одному из партнеров с просьбой выслать данные как можно быстрее. С одной стороны, я не могла требовать, с другой, надо было проявить определенную настойчивость, чтобы получить результат.
Путь, по которому идет ассистент, общаясь со своим окружением, это всегда канат, натянутый на высоте в несколько метров.
И единственным шестом для баланса является умение правильно общаться.
Всегда думайте о том, как и что вы говорите и пишете. Берите пример с политиков, они ВСЕГДА думают, что говорят.
РАЗВИТИЕ И ОБУЧЕНИЕ
Хуже ассистента, который не стремится узнать что-то новое, только врач, который не повышает квалификацию. Впрочем, к другим профессиям это также относится в полной мере, я думаю.
Вы всегда должны быть в курсе того, что происходит в компании. Начиная от терминологии и заканчивая стратегией развития. Обязанности ассистента всегда выходят за рамки стандартных, которые прописаны в должностной инструкции. От вашего понимания и знания процессов внутри компании будет зависеть восприятие вас в коллективе и эффективность вашей работы.
Демонстрация знаний и понимание ситуации позволят вам не только завоевать доверие внутри компании, но и дадут вам возможность брать на себя дополнительные проекты, повышая тем самым вашу ценность как сотрудника для организации, в которой вы работаете.
В конечном итоге, ваше стремление развиваться будет влиять и на вашу репутацию как профессионала, который никогда не останавливается на достигнутом.
Я всегда говорю о том, что первые два месяца работы должны быть самыми интенсивными, когда вы приходите в новую компанию.