1. Оттягивание, вызванное перфекционизмом
Бытует рассказ об одном университетском профессоре истории, который постоянно похвалялся, что однажды напишет монументальную книгу в своей области о фламандской политике XVII в. В конце концов, устав от этих обещаний, группа студентов заперла профессора в кабинете, пообещав выпустить его, только когда будет закончена первая страница шедевра.
Много часов спустя окруженный сотнями листов скомканной бумаги ученый в слезах упал на пишущую машинку. Он не смог закончить ни одного предложения, которое удовлетворило бы его, не говоря уже о целой странице. Каждое написанное слово казалось ему настолько далеким от совершенства, что он начинал писать снова и снова.
Правдива эта история или нет, она иллюстрирует склад ума, часто свойственный менеджерам всех уровней. Постоянно стремясь к совершенству, они создают препятствия для себя, своих коллег и подчиненных. Хотя похвально стремиться делать все как можно лучше, в реальном мире совершенство менее желательно, чем адекватность, если адекватность это все, что нужно для достижения цели.
2. Оттягивание, вызванное скукой
Еще более распространенная причина непродуктивной задержки скука. Как нам хорошо известно из личного опыта, существуют определенные задания, которые, хотя и являются определенно важными, менее интересны, чем наблюдение за тем, как высыхает краска. Человеческая натура влечет нас к самым занимательным, по нашему мнению, видам деятельности и противится утомительной ежедневной работе. И скука часто приводит к оттягиванию.
3. Оттягивание, вызванное враждебностью
Другая распространенная причина непродуктивной задержки враждебность либо к человеку, поручившему вам задание, либо к компании. Служащий, возмущенный тем, что его заставляют работать, в первую очередь прибегает к задержке.
4. Оттягивание, вызванное «возбуждением крайнего срока»
Наконец есть люди, оттягивающие выполнение задания, чтобы испытать «возбуждение крайнего срока», описанное в главе 1. Они утверждают, что лучше всего работают в условиях дефицита времени. Однако эта тактика вредна и расточительна в отношении временных затрат. Она повышает уровни стресса, усугубляет его, что намного усложняет разрешение неизбежного кризиса. Кроме того, она ограничивает ваши возможности использовать время как преимущество в бизнесе и создает ненужную работу для вас и других людей.
Например, прочитанный и отложенный в сторону документ обычно приходится читать снова, прежде чем вы сможете отреагировать на него.
Например, прочитанный и отложенный в сторону документ обычно приходится читать снова, прежде чем вы сможете отреагировать на него.
Работа, поступающая из вашего отдела с опозданием, может создать значительные сложности для служащих других отделов.
Документы, отложенные вами в результате оттягивания могут стать предметом чьих-либо поисков.
Каким бы ни был мотив оттягивания, оно служит существенной причиной временных затрат и особенно вредит, если ваша работа часть работы команды.
Когда задержка продуктивна
Существует четыре случая, когда задержка играет положительную роль.
1. Когда задание с низким приоритетом откладывается в пользу высокоприоритетного задания
Если вы не уверены в порядке срочности нескольких работ, используйте для определения очередности их выполнения форму для распределения задач, описанную в главе 12.
Постарайтесь не отвлекаться на срочное выполнение незначительных заданий. Небольшие задания имеют обыкновение бесконечно множиться. Если вы попытаетесь разделаться с ними, прежде чем приступать к неотложной и важной работе, вы никогда ее не начнете. Научитесь говорить «нет» тактично, но твердо, когда другие пытаются убедить вас заняться такими делами.
2. Когда вы эмоционально возбуждены
Задание может быть отложено с пользой, если вы чувствуете себя слишком расстроенным, сердитым, встревоженным или угнетенным, чтобы четко думать и действовать. В таких ситуациях всегда давайте себе время успокоиться и собраться с мыслями, прежде чем предпринимать какие-то шаги. Вместо того, чтобы немедленно посылать оскорбительное письмо поставщику, который подвел вас, или отсылать гневный факс допустившему ошибку коллеге, повремените немного перед тем как что-нибудь предпринимать. Лишь восстановив эмоциональное равновесие, вы сможете разумно и объективно определить лучший образ действий.
3. Когда вам не хватает умения или информации для качественного выполнения задания
Если у вас нет всех фактов и цифр, необходимых для принятия решения, или умения, необходимого для выполнения сложного задания, отложите его до тех пор, пока не соберете всю относящуюся к делу информацию или не овладеете нужными навыками. Никогда не позволяйте себе принимать решения или действовать, если вы недостаточно подготовлены.
Например, если вам задают вопрос, ответа на который вы не знаете, то намного лучше признаться в своем неведении, пообещать выяснить то, что нужно, а затем снова связаться с человеком, обратившимся с вопросом. Так в конечном итоге вы сохраните время и сможете избежать досадной ошибки.