Установочное совещание с заказчиком проекта
#консультанту, #руководителю проекта, #вывод из опыта, #коммуникации
Установочное совещание с заказчиком проекта
#консультанту, #руководителю проекта, #вывод из опыта, #коммуникации
Все Ваши договоренности с Заказчиком отражены в Договоре, Техническом задании и других документах, которые были подготовлены перед началом проекта (например: план-график интервью или график командировок, запрос на информацию и др.).
И всё же в начале проекта, в самый первый Ваш визит, встретиться с заказчиком (как минимум в лице Куратора проекта) и еще раз:
проговорить все вопросы взаимодействия (обмена информацией, документацией),
представить команду проекта (скорее всего клиент в ходе переговоров встречался только со старшими сотрудниками),
обсудить особенности проведения встреч с лицами, находящимися в списках интервью
уточнить последние изменения в графиках руководителей компании (отпуска, командировки, совещания),
познакомится с представителями заказчика, которые будут сопровождать консультантов в ходе проекта,
и решить еще многие другие технические вопросы.
Не забудьте составить перечень вопросов, которые обязательно необходимо утрясти до начала проекта. Установочное совещание с заказчиком часто скоротечно, а выделить другое время для повторных встреч бывает затруднительно.
Самое же главное в таком установочном совещании это достижение единого эмоционального настроя (и заказчика и консультантов) на реализацию проекта.
Уже во время установочного совещания может (и должно) начинаться согласование формы и визуального оформления результирующих документов, с тем, чтобы заказчику было в дальнейшем удобно его читать. Здесь же Вы договоритесь о представлении методики проекта и способах познакомиться со всеми сотрудниками, привлекаемыми к проекту со стороны заказчика.
И еще раз. Никогда не лишне повторить и проговорить ожидания от проекта, используемую терминологию и границы проекта.
В подавляющем большинстве случаев установочное совещание с заказчиком проходит в офисе заказчика и носит формальный характер. Но лишь пару раз я видел, чтобы при этом проводились презентации или использовались печатные материалы.
Если проект длинный или состоит из нескольких этапов, то подобные встречи необходимо проводить в начале каждого этапа. Тем более что с развитием проекта задачи на последующие этапы (в представлении заказчика или по результатам работы консультантов) могут измениться. Не отразив это в каких-либо договоренностях, не обсудив друг с другом, Вы рискуете погубить проект.
Демонстрация методики
#консультанту, #руководителю проекта, #инструмент, #коммуникации
В любом проекте важно, чтобы заказчик и консультант говорили на одном языке.
Более того, важно, чтобы заказчик понимал не только что консультант будет делать, но и как именно это будет делаться.
Всё незнакомое вызывает страх, неуверенность и отторжение.
Поэтому важно, чтобы не только основные участники проекта, но и рядовые сотрудники заказчика, причастные к выполнению работ, понимали стоящие цели, задачи, работы и способ их выполнения.
В тех случаях, когда проводились обучение сотрудников заказчика или презентация методики выполнения работ проводились на самых первых шагах, проекты развивались более динамично, вовлеченность и заинтересованность сотрудников была выше, информацию предоставляли охотнее, более полную и конкретную.
Рассказывая о методиках, которые Вы будете применять в ходе проекта, обратите внимание участников на следующие аспекты:
общий перечень методик, которыми можно решить задачу проекта или применяются в данной области;
критерии выбора предлагаемой Вами методики среди других;
особенности применения данной методики и в чем будет состоять адаптация и локализация методики для предприятия, что можно изменить, а что изменить нельзя не нарушая целостность предлагаемого подхода;
границы применения методики и критичные требования, чтобы соблюсти качество работ (например: полнота и время предоставления информации, обязательность наличия определенного количества участников в рабочих группах или опросах и т.д.).
Кстати, наличие у Вас опыта и специалистов именно по этой методике хороший и часто достаточный аргумент к ее выбору в качестве базы для проведения изменений.
Очень хорошо, если участники семинара/презентации со стороны заказчика будут не только слушателями, но и смогут каким-то образом сами принять активное участие в процессе.
И вполне возможно, что на длительных проектах подобных демонстраций и обучений Вам надо запланировать несколько.
И не забудьте приложить подробные описания, статьи и перечень литературы к материалам передаваемым клиенту.
Интервью: два способа подготовки
#консультанту, #руководителю проекта, #вывод из опыта, #коммуникации
При проведении интервью существует два противоположных подхода готовиться к ним и не готовиться.
В первом случае это структурированное интервью, когда заранее составляются вопросы, которые группируются по темам, а каждая тема описывает какую-либо гипотезу. Что полезно: возможность охватить весь спектр проблем, не забыть что-то важное, а впоследствии достаточно легко сопоставлять и обрабатывать ответы.