документы по ценообразованию необходимо представлять до 1 числа ежемесячно с определением цен на следующий месяц.
Правила предоставления отчетности руководителем отдела снабжения:
все отчеты представляет в распечатанном виде (по запросу вышестоящего руководства в электронном виде);
договорная работа не более 24 часов с момента представления полного комплекта документов менеджером отдела;
ежедневные отчеты по оплатам не позднее 10:00 каждого следующего рабочего дня;
еженедельные отчеты не позднее 16:00 каждой пятницы;
ежемесячные отчеты не позднее 5 числа, если данное число выпадает на праздничные или выходные дни, то не позднее 7 числа;
ежегодный отчет дата предоставления отчета регламентируется коммерческим директором и/или Генеральным директором. О дате предоставления ежегодных отчетов вышестоящее руководство извещает руководителя отдела снабжения не менее чем за 30 календарных дней до момента определенной даты.
Все отчеты и расчеты должны храниться в электронном и распечатанном виде не менее трех лет.
Рассмотрим каждый бизнес-процесс индивидуально.
.1.
Правила работы с документами поставщика
Как показывает практика, менеджеры всех отделов не всегда понимают важность правильной работы с документами. Данный раздел помогает разобраться со всеми нюансами работы с первичной документацией в области снабжения, которая не приведет к появлению убытков компании, а защитит с юридической точки зрения всю компанию на начальном этапе.
Правила работы с документами поставщика:
1)
Оприходование заранее документов от поставщика допускается только при наличии сканированной версии с подписью и печатью. Сканированный документ должен быть оформлен с учетом правил п.2 данного раздела.
2)
При получении документов от поставщиков на приход ТМЦ менеджер обязан проверить комплектность поставленных документов, правильность их оформления и достоверность информации:
все графы должны быть заполнены: Продавец, Покупатель, Грузополучатель;
везде должны стоять полные реквизиты;
название компании должно быть правильно написано поставщиком, с правильными реквизитами;
полученное количество и номенклатура должны соответствовать заказу;
должны стоять все подписи и печать поставщика;
к поставленной продукции должен прилагаться полный пакет документов:
ТТН, ТОРГ-12, Счет фактура (или единый отгрузочный документ-ЕОД);
паспорт качества и/или сертификат на поставленную партию ТМЦ;
спецификация;
для импортных продуктов: упаковочный лист, международная товарно-транспортная накладная (CMR), счет-фактура поставщика с синей печатью (минимум 2 экземпляра), ГТД (грузовая таможенная декларация), таможенная декларация, сертификат независимой экспертизы, сертификат о фумигации и гигиенический сертификат и иные документы, которые утверждены для каждого ввозимого продукта в том числе согласно требованиям страны экспортера).
3)
Если при получении ТМЦ оригиналы документов отсутствуют, то менеджер обязан их сразу запросить у поставщика в сканированном виде по электронной почте. Сканированный документ должен быть оформлен с учетом правил п.2 данного раздела. Оригиналы должны быть получены компанией в срок до 14 календарных дней. Менеджер обязан напоминать поставщику об отправке документов в адрес компании на протяжении вышеуказанного срока.
4)
При занесении приходных накладных в базу 1С менеджер обязан строго проверить:
название выбранного поставщика не только по наименованию, но и по ИНН. Если название не соответствует ранее заведённой заявке, то менеджер меняет название уже в приходной накладной, которая привязана к данной заявке по иерархии;
при занесении номенклатуры, обязательно проверять по артикулу поставщика новые позиции (см. подраздел 3.3) перед заведением их в базе 1С во избежание «задвоения» номенклатуры;
грузовая таможенная декларация (ГТД);
Сумму ИТОГО и НДС сумма ИТОГО должна строго соответствовать сумме итого поставщика и сходиться до 1 копейки, в сумме НДС расхождение в 1 копейку допустимо.
5)
Распечатать приходную накладную и отправить на склад вместе с представителем поставщика для приемки товара:
при поставке новых позиций, которые были занесены в базу 1С, менеджер обязан на распечатанной приходной накладной сделать пометку обвести кружочком номер позиции, во избежание «задвоения» номенклатуры и проверки данной позиции складом.