Все эти документы хранились в толстой Короне и при приеме выдавались кандидатам для ознакомления. Кроме того, электронные версии документов болтались на внутреннем Портале, чтобы при необходимости работники могли прочитать их в любой момент. Законодательство требует от нас живую подпись работника об ознакомлении с документами. Ее можно получать под каждым нормативным актом, но, как вариант, при приеме удобнее ознакамливать списочно.
Для этого мы изобрели новый документ Лист ознакомления. Опять-таки сверху ФИО нового работника, а ниже таблица, в которой в одном столбце перечислены названия документов, а в другом приказы, которыми эти нормативные документы утверждены. Внизу подпись работника и дата ознакомления. Честно говоря, начинали мы с подписей у каждого документа, но достаточно быстро нам это надоело. И мы стали довольствоваться одной общей подписью. Кстати, проверяющих такая система вполне устраивала.
Конечно, за Листом ознакомления необходимо следить, и как только в нормативке что-то меняется, тут же вносить в него обновления. Впрочем, так же как и в ознакомительную папку, и в электронную папку на внутреннем Портале. Но в любом случае, это удобнее. Лист ознакомления хранится в личном деле, и его очень легко достать.
Повторюсь, такой вариант ознакомления удобен только при приеме. Дальше знакомить давно работающих сотрудников с новыми документами гораздо удобнее в привязке к документам, а не к сотруднику.
План командировки
План командировки единый документ для оформления командировок. Это нечто среднее между Командировочным удостоверением и Служебным заданием. В нем было указано не только куда, зачем и когда едет работник. Там был указан уровень гостиницы (если был выше полагающейся по норме), вид транспорта, а еще были деньги и суточные, и представительские, и на такси. План командировки утверждали руководители. А затем люди, занимающиеся организацией поездки, заказывали гостиницу, покупали билеты и выдавали деньги строго по данному документу. Кстати, в конце документа был отчет о командировке.
В реальности План изобрели не мы, а бухгалтерия. Это их документ. Но Отдел кадров был в числе согласующих и внес в него свою лепту в части уведомлений.
Мы же обязаны уведомлять отдельные категории работников, которые можно отправлять в командировки только с их согласия, о том, что они имеют право отказаться. Так вот мы такие «уведомления», а точнее выдержки из Трудового кодекса, и впечатали в шаблон документа прямо над подписью работника. Командированный хочет читает это уведомление, не хочет не читает, а только если какой льготник поедет в командировку, то у нас под нашим уведомлением его подпись будет.
Я написала, что Отдел кадров был в числе согласующих. Именно согласующих, а не оформителей. Мы контролировали, что в период командировки работник не запланировал отпуск. А уже после полного согласования оформляли приказы.
Кстати, предлагаю всем заменить командировки на поездки. Отличие заключается в том, что поездка в табеле отмечается рабочими днями (оплата по окладу, а не по среднему заработку), и приказы не нужны. Нужно только, чтобы у работника в трудовом договоре был зафиксирован разъездной характер работы. В плане остальной оплаты дорога, гостиница, командировочные точно такие же, как в командировках.
Учет документов декретников
Кто из кадровиков сталкивался с декретниками в курсе, что документы дамы приносят постепенно. В начале беременности они могут принести справку о постановке на учет. Через несколько месяцев они донесут вам больничный на сто сорок дней. Затем могут принести продление этого больничного, ну а напоследок заявление на отпуск по уходу до трех лет со всеми полагающимися справками. При этом справка с работы мужа может быть некорректная. Этим грешат мелкие фирмочки, впервые сталкивающиеся с их написанием. А значит, комплект документов будет где-то лежать и ждать доукомплектования, чтобы его можно было запустить в работу.
Расскажу о нашем ноу-хау. Мы завели отдельную папку для декретных некомплектов. И первым делом разработали Лист учета документов декретников. Как только девушка приносила нам первый документ, свидетельствующий о ее беременности, мы тут же заполняли на нее Лист учета, засовывали его в файлик и вешали в папку по алфавиту.
Когда ее документы передавали бухгалтерам, то получали от них подпись на этом Листе. Если по документам был некомплект, то хранили то, что было в наличии, в файле и, соответственно, отмечали в Листе учета.