Применительно к отдельным категориям работников дополнительные документы, предъявляемые при заключении трудового договора, предусмотрены не в ТК, а в иных федеральных законах. Так, лица авиационного персонала согласно Воздушному кодексу РФ обязаны иметь специальную подготовку, подтвержденную соответствующим сертификатом (свидетельством). От лиц, поступающих на работу машинистами локомотивов, мотор-вагонного и специального самоходного подвижного состава, водителями автотранспортных средств, требуется предъявление удостоверения на право управления соответствующим транспортным средством (см. Федеральный закон «О железнодорожном транспорте в Российской Федерации», Федеральный закон от 10 декабря 1995 г. 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»[30]).
Применительно к отдельным категориям работников возможно предъявление и иных документов, если они предусмотрены ТК, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.
Заслуживает внимания опыт кадровых служб организаций, где утвержден с учетом имеющихся должностей, профессий (специальностей) перечень документов, которые обязаны в соответствии с нормативными правовыми актами предъявлять поступающие на работу. Такой перечень помогает кадровым работникам избежать необоснованного расширения или сужения количества документов, предъявляемых при заключении трудового договора.
Документы, предъявляемые лицом при заключении трудового договора, содержат информацию, необходимую для работодателя в связи с трудовыми отношениями. Эта информация определяется в ТК как персональные данные работника. Работодатель не вправе их использовать в ущерб интересам работника. Все стадии обработки персональных данных работника получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных осуществляются кадровой службой организации с соблюдением требований, предусмотренных ТК. К ним, в частности, относятся:
получение персональных данных у самого работника, у третьей стороны сведения могут быть получены только в том случае, если работник об этом был уведомлен заранее и от него получено письменное согласие;
запрещение сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом. Например, работодатель обязан представлять в региональное отделение Пенсионного фонда РФ сведения об уплачиваемых страховых взносах и трудовом стаже работника, но не вправе запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции. Так, если имеется медицинское заключение о предоставлении работнику другой работы, работодатель вправе выяснить у учреждения медико-социальной экспертизы, соответствует ли предлагаемая работнику работа его состоянию здоровья.
Порядок хранения трудовых книжек, который уже был изложен, определяется постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. 225. Правила хранения иных документов устанавливаются непосредственно работодателем.
Кадровой службе вменяется в обязанность:
обеспечить работникам свободный и бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
проверять требования работника об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных и при обоснованности этих требований вносить соответствующие исправления.
Согласно ст. 90 ТК лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную и материальную ответственность, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.
Так, неправомерный отказ в предоставлении гражданину и (или) организации информации, предоставление которой предусмотрено федеральными законами, несвоевременное ее предоставление либо предоставление заведомо недостоверной информации влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 3000 руб. (ст. 5.39 Кодекса РФ об административных правонарушениях).