Для электронных счетов-фактур, а также при электронном взаимодействии с налоговым органом, в том числе сдаче отчетности, квалифицированная электронная подпись применяется в обязательном порядке.
Авансовый отчет разрешено составлять в электронном виде и подписывать с применением простой или усиленной неквалифицированной электронной подписи, но только в том случае, если электронные подписи есть у всех, кто подписывает документ (даже у подотчетного лица).
Несоблюдение требований о надлежащем оформлении первичных документов организациями-налогоплательщиками, индивидуальными предпринимателями и налоговыми агентами дает налоговым органам основание для пересчета налоговой базы и соответствующих доначислений.
Основные документы бухгалтерского учета
Состав Перечня первичных документов бухгалтерского зависит от специализации и размеров бизнеса, наличием или отсутствием определенных операций, а также другими факторами и обстоятельствами.
ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», обязательное к применению с января 2022 г., раскрывает понятие документов, как первичку и регистры бухгалтерского учета, а также документооборота, как движение документов от их составления/получения до завершения исполнения.
Также ФСБУ 27/2021 определяет:
Требования к документам: составление на русском языке или построчный перевод, если документ составлен по иностранным правилам; рублевое выражение всех сумм, в т. ч. тех, которые выражены в валюте; возможность оформления нескольких связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным документом; возможность включения допреквизитов и др.
Виды документов: в бумажном или электронном виде.
Порядок внесения исправлений: если документ на бумаге, нужно зачеркнуть ошибочные сведения так, чтобы текст или сумма читались, написать «Исправлено», проставить дату исправления и заверить надпись подписями ответственных лиц с указанием их должностей и Ф. И. О. При ошибках в электронном документе разрешено составлять новый, с указанием на то, что он составлен взамен первоначального, датой исправления, электронными подписями ответственных лиц с расшифровкой их должностей, Ф. И. О. либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.
Правила хранения документов, доступа к ним, порядок действий при утрате или порче.
Сроки хранения бухгалтерских документов
Сроки хранения бухгалтерских документов (первичных документов и отчетности) в организации регламентированы законом «О бухгалтерском учете» и утвержденным перечнем сроков хранения. Утверждая сроки хранения первичных документов, в частности, накладной, баланса или бухгалтерской справки, компании необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.
Налогоплательщики и налоговые агенты должны хранить данные бухгалтерского и налогового учета и документов, связанных с расчетом и уплатой налогов в течение 5 лет.
Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов организации, включая документы, существующие в электронной форме. Электронные документы также обязательно хранить в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования.
Примечание: накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты и т. п. бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, и скорее всего в отдельных случаях их придется увеличивать (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже основных средств с убытком).
Порядок контроля за хозяйственными операциями
Закон о бухгалтерском учете и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности не устанавливают каких-либо конкретных требований к организации контроля за хозяйственными операциями. Поэтому формируя систему внутрифирменного контроля следует руководствоваться отраслевыми или ведомственными инструкциями либо сложившейся практикой. В соответствующем разделе Учетной политики целесообразно отразить порядок системы внутреннего контроля за теми хозяйственными операциями, которые непосредственно влияют на финансовые результаты деятельности компании. Элементы, относящиеся к данному разделу, рекомендуется вынести в отдельное приложение либо объединить их в том приложении, где устанавливаются сроки и порядок проведения инвентаризаций.