В строительной фирме целесообразно иметь свой автомобиль и водителя, который будет забирать материалы от поставщиков, но не всегда товар может влезть по габаритам в собственную машину, и тогда приходится прибегать к услугам транспортных компаний. Если для разгрузки товара требуется автокран, то его также заказывает снабженец. Стоит отметить, что кабинет снабженцев самый шумный, причина этому постоянные телефонные разговоры с поставщиками.
Как снабженцу выбирать материалы и поставщиков? На рынке строительных материалов представлено большое разнообразие материалов, все они разного качества и отличаются по цене. Выбирая, например, стальные трубы для системы отопления, важно помнить о том, что трубы будут работать под давлением и они не должны разорваться в первый же год эксплуатации, поэтому нужно выбирать достаточно качественный материал для строительства. Существуют также материалы премиум-качества, не для каждого объекта они подходят по цене, например, заказчик строит административное здание, где премиум-материалы не пройдут по цене, но тот же заказчик использует их при строительстве собственного дома.
Как выбрать надежных поставщиков. Если вы работаете с поставщиком несколько лет, то нет оснований сомневаться в нем, а если вы вынуждены покупать материалы у нового поставщика, то лучше начать с мелких партий и постепенно увеличивать объемы, пока поставщик не зарекомендует себя с лучшей стороны.
Приведу один печальный пример из личной практики, опишу этот случай для того, чтобы вы не совершали таких ошибок. На объект нужно было закупить кондиционеры на сумму 6 000 000 руб. Мы получили несколько коммерческих предложений, одно из которых было очень привлекательным, но с этой конторой мы раньше не работали, а для заказа нужна была 100-процентная предоплата, и срок поставки 3 месяца, так как оборудование везли из Японии, эти условия были и у других поставщиков, но у них было дороже. Естественно, для увеличения прибыли предприятия мы заинтересовались более дешевым предложением, но как оплатить немалые деньги незнакомым людям. Совместно с коллегами решили отправить снабженца в офис поставщика, убедиться в реальности их деятельности, наш сотрудник поехал к ним, где увидел около 10 сотрудников, реально работающих. После этого было принято решение оплатить им предоплату. Подошел срок поставки, и нам привезли оборудование лишь на 1 500 000 рублей и объяснили это тем, что остальное оборудование задерживается, шло время, еще месяц, два, три, но мы так и не дождались наших кондиционеров. После этого поставщик объявляет нам, что он банкрот, при этом в его собственности имущества на 600 000 рублей, и мы оказались не одни в списке тех, кому он задолжал. Куда мы только не писали и в какие только органы не обращались, все бездействовали. К тому же нам пришлось изыскать средства для покупки недостающего оборудования у других поставщиков и испытывать неудобство перед заказчиком за срыв сроков строительства. Вывод из этого в том, что лучше покупать только у авторитетных, заслуживающих доверие поставщиков, даже если они продают дороже.
Идем дальше по коридору и видим финансовый отдел, где работают три бухгалтера один главный бухгалтер и два его помощника, как правило, это девушки. Если фирма маленькая, начинающая, то бухгалтер может быть и один. Чем они занимаются? Когда в организации идет большой поток материалов, то целесообразно на их оприходование нанять отдельного помощника главного бухгалтера. Все купленные материалы сопровождаются счетами-фактурами и накладными, помощник ведет книгу покупок и продаж, контролирует процесс, или как говорят на бизнес-сленге, «сидит на материалах». Второй помощник «сидит на зарплате»: начисляет каждый месяц аванс, зарплату, считает и оплачивает с них налоги. О налогообложении в строительстве я расскажу отдельно. Также выписывает счета на оплату. Главный бухгалтер начисляет налоги НДС, на прибыль, согласовывает их с директором и оплачивает их, контролирует и консультирует помощников, также главный бухгалтер часто совмещает должность специалиста отдела кадров, либо кто-то из помощников занимается этим, ведут личные дела всех работников. Принимают заявления о приеме на работу, об увольнении, на различные льготы и выплаты.
Вот и весь состав офиса средней по размерам строительной организации, но это далеко не весь состав всей организации, инженерно-технические работники, специалисты всегда находятся на объекте и редко появляются в офисе, у них нет тут своего места, они приходят, ждут в приемной, встречаются с кем надо и уходят. Я еще не сказал, что в офисе обязательно есть кухня, это святая святых, в которой сотрудники пьют чай, церемония особо важна для организации, там сплачивается коллектив, обсуждаются различные вопросы, там встречаются люди из разных кабинетов и отделов, и только вдоволь напившись чаю и наговорившись, они расходятся по своим кабинетам. Там обсуждаются не только производственные вопросы, но также все расскажут, как дела у ребенка в школе, какая завтра погода и как кто отдохнул в отпуске. Это нормально, без этого не может существовать ни одна нормальная организация. Также в кухне отмечаются дни рождения, разве что кроме дня рождения директора, это событие празднуется в ресторане.