Посмотрите:
сколько вы в месяц проводите совещаний;
сколько времени вы тратите на долгие и пустые совещания;
в какую сумму вам обходятся эти «посиделки».
Цифра пугающая, однако день за днем мы этого не замечаем.
Если у вас разные по времени совещания, можно определить время дифференцированно по каждой группе.
Сумма внушительная? Что делаем?
Сокращаем время тем более что в большинстве случаев особых результатов совещания не создают. При этом дорогие совещания это еще не все.
Что еще идет следом за ними?
1. Нарушение дедлайнов.
Каждый дополнительный час лишних совещаний не только обесценивает вашу стоимость, но и отодвигает выполнение поручений и плановых задач.
2. Снижение мотивации команды.
Увеличение сроков выполнения поручений и задач снижает мотивацию команды, так как это снижает изначальный темп работ и отдаляет получение итогового вознаграждения.
3. Проект превращается в процесс.
Проект превращается в процесс, и деятельность начинает строиться по другим принципам.
4. Увеличивается вероятность форс-мажора.
Несмотря на то что форс-мажор прописан во всех договорах, о нем всегда думают в последний момент. Долгие проекты особенно подвержены данному фактору.
Таким образом, актуальность быстрых и результативных совещаний не вызывает сомнений.
Итак, с чего мы начнем?
1. Определим, для чего нужны совещания и какие они бывают.
Типы совещаний утренние планерки, выездные совещания, подведение итогов, обсуждение конкретных проектов, «пустые» совещания «сериалы».
Ранжирование по времени плановые, незапланированные, планово-незапланированные.
Что в результате:
Вы поймете, какие совещания станут основными и плановыми, а от каких можно отказаться.
Вы получите представление о возможных типах совещаний и особенностях подготовки к ним, и, соответственно, будете планировать не только время совещания, но и его формат.
2. Рассмотрим механику планирования совещаний.
Планирование уже хороший шаг к быстрым и эффективным совещаниям. Составляем повестку дня и определяем базовые обязательные атрибуты.
Что в результате:
Вы познакомитесь с базовыми условиями проведения совещаний, научитесь их планировать и ими управлять.
Вы сможете в своей команде «вырастить» совещательного контролера!
3. Раскроем методику эффективных совещаний «12 минут».
Рассмотрим закон Парето и разберем обязательные атрибуты быстрых совещаний.
Что в результате:
Вы оцените эффективность текущих совещаний и сократите их до 12 минут, улучшив результативность.
4. Потренируем качества личной эффективности в совещательном процессе.
Три базовых качества фасилитация (эффективная групповая работа), трекинг (четкий фокус) и модерация (ориентация на результат) помогут вам управлять совещательным процессом, вовлекая в него всю команду.
Что в результате:
Вы научитесь держать внимание людей, изучите методики, которые помогут вывести ваши совещания на новый уровень.
5. Разберем Scrum-митинг, или Совещание на ходу.
Такое совещание позволяет управлять новыми сложными проектами, сокращать время разработки и реализации.
Что в результате:
Вы получите новый инструмент управления командой и проектами.
6. Сделаем акцент на онлайн-совещания.
Онлайн-совещания практически не отличаются от классических, но на них сложнее удерживать внимание аудитории. Рассмотрим методики повышения эффективности совещаний через интернет и познакомимся с основными платформами для их проведения.
Что в результате:
Вы научитесь грамотно планировать онлайн-совещания и сможете выбрать наиболее подходящую для вас площадку.
Совещание как инструмент управления
Сами по себе совещания не составляют проблемы. Они даже необходимы и являются управленческим атрибутом власти.
Вам нужно избавиться от продолжительных бесполезных и нерезультативных посиделок.
Наиболее распространенные типы совещаний:
еженедельные;
стратегические;
рабочие;
отчетные;