Есть компании, где, напротив, руководителя отдела продаж грузят лишней работой. А он стесняется прийти к боссам и сказать: «Коллеги, я делаю продажи, а вы на меня еще логистику повесили. Поймите, что так я не смогу эффективно продавать». Ему отвечают: «А что ты делаешь? Продают ведь менеджеры, а не ты». В таких ситуациях очень нужен документ, где четко расписаны права и обязанности РОПа. Ниже я дам вам вариант такого документа.
Базовые опции РОПа
Чтобы руководитель отдела продаж мог эффективно управлять сотрудниками, его обязанности должны быть строго очерчены и понятны. Ведь чем только нашего брата РОПа не нагружают: и продажи, и работа с персоналом, и организация отгрузок, и взаимодействие с производством
Однако в первую очередь задача руководителя создать отдел продаж и эффективно им управлять. Если объединить функции по «малому циклу управления Деминга», то получается четыре базовых функции:
Организация
Необходимо определиться с оптимальной структурой отдела продаж. Поставить задачи, распределить объем продаж по группам продуктов или по регионам, сформировать или модернизировать инфраструктуру для ускорения работы менеджеров.
Планирование
Научить менеджеров работать на результат, привязать оценку результатов работы к выполнению обоснованного плана. Регулярно уточнять прогноз продаж и приучить к этому менеджеров по продажам. А сначала самому научиться планировать деятельность отдела и свою личную.
Мотивация
Выстроить и поддерживать здоровую систему мотивации. Нематериальной и материальной. Избегать демотивации персонала, создать «продающую» атмосферу в отделе, основанную на выполнении экономических показателей.
Контроль
Ключевая функция, которая страдает в большинстве компаний, с которыми мне приходилось работать. Приучить менеджеров к культуре фиксации результатов работы и принятия управленческих решений на основе этих результатов. Приучить к тому, что их работа проверяется.
Сквозная функция: коммуникация
Использовать инструменты общения, чтобы информация не терялась, не искажалась. Избегать недопонимания со стороны подчиненных менеджеров и своего руководства.
Вроде бы есть у руководителя и еще одна функция личные продажи. Но о ней поговорим отдельно.
Реальные должностные обязанности РОПа
1. Организация работы отдела продаж
РОП разрабатывает и описывает бизнес-процесс продажи и следит, чтобы все сотрудники отдела продаж были с ним ознакомлены.
Организует рабочие места (офлайн и/или онлайн) и рабочую атмосферу в коллективе.
Готовит (участвует в подготовке) базовых наборов документов, необходимых для продаж (договоры, коммерческие предложения, счета, акты).
Готовит регламенты работы для сотрудников отдела продаж.
Готовит сценарии общения с клиентом на всех этапах сделки.
Готовит профиль соискателя, то есть портрет кандидата на замещение вакансии менеджера по продажам.
Организует либо самостоятельно проводит отбор соискателей (входящий и исходящий потоки).
Проводит обучение персонала по продукту и продажам.
Проводит отбор сторонних тренеров по продажам, предварительно проведя с ними переговоры.
Организует адаптацию сотрудника на рабочем месте, участвует в полевых выездах сотрудников.
Разрабатывает и внедряет программу наставничества в отделе продаж, проводит персональные встречи с менеджерами для анализа их работы и согласования целей менеджера с целями компании, оказывает помощь в «дожиме» клиентов.
Составляет и реализует программу развития продающего персонала: листы развития персонала и план обучения действующих сотрудников.
Организует подготовку технического задания, поиск подрядчика и внедрение CRM-системы в отделе продаж компании.
Формирует книгу продаж стандарт работы продающего персонала.
Формирует «папку менеджера» с необходимым набором маркетинговой и промопродукции в онлайн- и офлайн-формате.
Организует обеспечение персонала ресурсами для роста продаж (обучение, связь, офисное оборудование, программное обеспечение, транспорт при необходимости).
Формирует и внедряет график адаптации нового персонала.