Чтобы не было текучки кадров, перед наймом секретаря продумайте все требования к кандидату:
Какое направление вашего бизнеса?
Необходим ли опыт работы в вашей сфере?
Какие Ваши функции в организации и обязан ли претендент обладать умением использовать эти функции?
Ваш статус? Будет ли секретарь общаться с вашим руководством?
Вы руководитель. Потребуется ли секретарю общаться с вашими подчиненными?
Раскрыть секретарю общее понимание ваших клиентов, с которыми придётся иметь дело.
Какие ожидаются изменения в работе? Придётся ли секретарю принимать в них активное участие?
Какой административный уровень будет у секретаря? Необходимы ли будут знания: технические, статистические, финансовые?
Какой секретарь требуется, пассивный или активный? Пассивный исполняет только ваши прямые поручения. Активный сам готовит ваши отчеты, руководит вашими подчиненными и проводит тематические исследования.
Будет ли секретарь сам вести деловую переписку от вашего лица, или только под вашу диктовку?
Будут ли у секретаря обязанности, выходящие за границы ваших совместных задач и проектов?
Часто ли вы находитесь в офисе? Будет ли дозволяться секретарю принимать решения в ваше отсутствие? Или будет необходимо вести накопительную книгу, для согласования с вами всех мелких вопросов?
Каков объём документации, который придётся ежедневно обрабатывать секретарю?
Какие требования к уровню владения родным и иностранным языком.
Уровень конфиденциальности. Этот вопрос рассматривается подробно в самом начале вашего сотрудничества.
Будет ли ваш секретарь привлекаться к работе с другими руководителями, или вы имеете на него персональные права? Если да, то эти требования необходимо сразу обсудить.
Перспективы карьеры секретаря необходимо обсудить в самую первую очередь.
Какими видами редакторов и таблиц необходимо пользоваться вновь прибывшему работнику?
Необходим ли специалист с опытом или вы будете обучать партнера под свои требования?
И самое важное: если ваш предыдущий секретарь уволился, то объясните почему. Если причина в отсутствие карьерного роста, то существует вероятность потерять и нового сотрудника.
Для экономии времени при отборе претендентов, в названии должности необходимо отразить основные направления работы. В большом потоке «секретарей» вы можете пропустить нужного кандидата.
Как информировать о вакансии?
Отправить информацию о вакансии в центры занятости. В картотеках центра хорошая база специалистов.
Агентства по персоналу найдут нужного вам специалиста, экономя ваше время.
Прямое объявление о вакансии. Этот вариант самый долгий. Много резюме. Много собеседований. Но в результате вы выберете такого человека, с которым вам будет комфортно работать.
Собеседование
«Не нужно» работодателю в объявлении устанавливать ограничения по возрасту. У работников часто не стыкуются возраст и навыки (опыт). При возрастных ограничениях вы можете не охватить самых ценных кандидатов.
«Нужно» работодателю проинформировать претендентов об организации, её расположении, условиях найма на должность, уровне оплаты и характере работы.
Самое плодотворное собеседование проводится вместе с коллегой. Парные собеседования более объективны.
Как подготовиться к собеседованию?
Подготовьте список вопросов по должностным обязанностям. Не выясняйте биографию, главное поймите способности претендента.
Правильный подход на собеседовании: задавать всем претендентам одни и те же ключевые вопросы.
Каждый вопрос должен касаться ситуации, которая неожиданно возникает в процессе работы.
Задаем конкретные вопросы, а не гипотетические. Просим привести примеры из жизни.
Просмотрев автобиографию претендента, выберите не более двух фактов, по которым вы будете задавать вопросы.
Хорошая подготовка к собеседованию это его готовый сценарий.
Сценарий собеседования
Представиться самому и представить напарника по собеседованию.
Обозначить характер работы.
Проработать список вопросов по работе.
Проработать список вопросов по автобиографии.