Всего за 400 руб. Купить полную версию
Для наглядности, эти недостатки можно представить в довольно широко распространенной форме «рыбьего скелета», на котором каждый источник потерь изображен своей «костью» и местом в общей последовательности, а все недостатки накапливаются и приводят к суммарному снижению эффективности и результативности совещаний (Рис. 1.3).
В целом, рассматривая всю последовательность этапов совещательных процессов, недостатки одного этапа обычно вызывают проблемы на последующих стадиях, а эффективность совещаний, соответственно, начинает падать.
Недостатков у совещаний много, а есть ли достоинства?
Здесь напрашивается ответ по типу, что «участвовать в совещаниях не только вредно, но и полезно». Достоинства, безусловно, есть, и немалые. Такие вопросы, как распределение обязанностей между сотрудниками или координация работ, выработка сложных решений, внутренние коммуникации, преодоление информационного неравенства и другие явно требуют обсуждения. Совещание как раз подходящее место для решения подобных вопросов.
Или взять такую часто встречающуюся ситуацию, когда начальник вынужден разыскивать истоки и виноватых в той или иной проблеме, иногда при сознательном сопротивлении сотрудников, причастных к ней. В поисках истины приходится проводить своего рода следственные действия, служебные расследования, которые дорого обходятся в смысле потерь времени и нагнетания негативной атмосферы в коллективе. Публичное и справедливое рассмотрение вопросов на совещаниях постепенно снимет привычку прятать концы в воду и обеспечит надежный единый источник правды о состоянии дел в компании.
Далее, компания должна совершенствоваться, для чего необходим обмен опытом, обучение, накопление и использование профессиональных знаний. И этот процесс, как систематическая процедура, должен начинаться и поддерживаться с помощью служебных совещаний.
Иногда на повестку дня совещаний выносятся деликатные вопросы управления, расстановки кадров и мотивации персонала, что позволяет прекратить слухи, исключить произвольные толкования и сплетни о позиции руководства в данных вопросах, обеспечить консолидацию и доверие коллектива, превращение его в эффективную команду.
Для многих сотрудников участие в совещании открывает возможность видеть руководителя в действии и учиться у него. Хороший руководитель должен помнить об этом, показывая свои лучшие стороны в плане организованности, знания дела и способности к управлению людьми. А также самому учиться у участников совещаний.
Очень важной возможностью правильно проводимых совещаний, является их фактическое превращение в площадку для обсуждения и выработки решений по актуальным проблемам жизни и деятельности компании, и с помощью такого собрания хорошо думающих и эффективно действующих сотрудников формирование и использование коллективного «мозга» предприятия.
В следующей таблице приведен сводный перечень достоинств правильно организованных, уверенно проводимых и четко контролируемых служебных совещаний.
Указанные позитивные характеристики не могут возникнуть случайным образом, а достигаются только в процессе организованной, систематической и последовательной работы руководителя, секретаря и всех участников по совершенствованию служебных совещаний компании.
1.3. Требования к эффективным совещаниям
Можно ли управлять компанией, не проводя совещаний?
Когда каждый руководитель на своем месте единолично принимает и обеспечивает выполнение всех решений в предписанной ему зоне ответственности, то в совещаниях, как представляется, нет необходимости. Для этого должностному лицу требуется обладать всей полнотой информации об обстановке, а также полномочиями и согласием участников для реализации любых управленческих начинаний.
Такая ситуация наблюдается в детском саду, когда воспитатель обладает достаточными возможностями поставить кого-либо из подконтрольных детишек в угол, что позволяет ему в установленных пределах прямо реализовывать свои управленческие решения. Но уже в школе, для реализации властных устремлений учителя, необходим определенный уровень доверия и согласия со стороны учеников, что требует совместного обсуждения вопросов.