Важно, чтобы письмо не ушло в недописанном виде. Чтобы этого избежать, можно сначала писать его в текстовом редакторе, а потом переносить в почту, либо писать его сразу в почте, но в любом случае адрес получателя ставить в письмо в последний момент.
Структура сопроводительного письма
У сопроводительного письма, которое мы отправляем по электронной почте, есть четыре основных блока. Все четыре важны одинаково, поскольку каждый из них может как помочь, так и навредить.
Первый блок тема письма, он же заголовок, или Subject.
Второй блок обращение.
Третий блок содержание письма.
Четвертый блок подпись.
Тема письма
Задача любой переписки упростить задачу человеку на другой стороне. Он не должен думать, зачем ему прислали это письмо. Если получатель четко обозначил, как должна быть сформулирована тема, он планирует отсортировать письма по этой теме и прочесть сразу все. Будет обидно, если ваше письмо пропустят по причине неверной формулировки темы.
Чаще всего работодатель хочет видеть в теме письма название вакансии. Если он ничего об этом не сказал, то вынести в тему письма название вакансии все равно хорошая идея. Выбор заголовка зависит от формулировки вакансии в объявлении. Если вакансия называется по-английски, пусть даже все объявление написано по-русски, ее нужно указать по-английски.
Возможные варианты
SMM-менеджер
Вакансия SMM-менеджера
Резюме SMM-менеджера
Стажер в отдел стратегий
Business Development Intern
Плохая идея ставить в тему кликбейтные фразы типа «ваш лучший сотрудник», «заработаю для вас миллион долларов», «мечтаю работать у вас», потому что письмо становится похоже на спам. Спам людей бесит. Такое письмо проигнорируют, потому что не поймут, что внутри резюме.
Все это немного напоминает общение с роботами. Но читающие люди уже немного роботы, поэтому пишущим придется стать робототехниками.
Пример запроса с четким указанием темы
Пришлите нам письмо с вашим CV по адресу newdragons@bigmaddragons.com. Расскажите, почему вам интересна эта вакансия. Обязательно укажите в заголовке название вакансии Менеджер проектов.
Заголовок письма это то же самое, что и тема. Поэтому тема письма в этом случае должна выглядеть так: «Менеджер проектов».
Пример запроса без четкого указания темы
Пришлите нам письмо с вашим CV по адресу newdragons@bigmaddragons.com. Расскажите, почему вам интересна вакансия менеджера проектов.
В этом случае у нас есть несколько вариантов для темы письма: «Менеджер проектов», «Вакансия менеджера проектов», «Резюме менеджера проектов», «Резюме на вакансию менеджера проектов».
Тема должна быть компактной, не более пяти слов, потому что если она будет длиннее, конец фразы спрячется интерфейсом почты. А все, что скрылось из глаз человека, не существует. Посмотрите, насколько лучше видны в почтовом ящике письма с короткой четкой темой.
По ссылке можно пройти короткий тест и потренироваться выбирать тему для письма: https://forms.gle/e9UHKssWs1SrtGR37
Тест сделан на платформе Google, регистрация не требуется. Чтобы узнать правильный ответ, надо отправить тест на проверку, а потом нажать на кнопку «Посмотреть баллы».
Обращение
Обратиться к получателю лучше по имени. Если имя получателя указано в объявлении, то все просто: нужно обратиться так, как указано в объявлении. Но если оно не указано, его можно попробовать вычислить по написанию мейла. Если имя в мейле просматривается, его нужно взять оттуда.
Не пытайтесь переделать имя в более полную форму. Если в объявлении написано, что резюме нужно присылать Диме Иванову, то можно смело так и обращаться: «Здравствуйте, Дима». Не нужно самостоятельно превращать Диму в Дмитрия, потому что он может оказаться и Димитрием, и даже Демьяном. Как человек, чье имя пишут неправильно всегда, должна сказать, что неверная версия совсем не радует. Даже когда она создана из лучших побуждений.
Пример поиска имени в объявлении
Пришлите CV по адресу anton_dragons@bigmaddragons.com. Расскажите, почему вам интересна вакансия менеджера проектов.
Здесь имя видно хорошо, человека зовут Антон. Значит, будет уместно написать: