Обязательным НСА у нас до сих пор считаются картотека фондов и описи. Так же здесь можно упомянуть тематический каталог и каталог фототеки. Но полнота таких картотек, особенно тематической, целиком и полностью зависит от политики конкретного архивного учреждения к этому вопросу. Проблема в том, что первые описи начинают появляться сразу после декрета 1918 года. Идет процесс комплектования губернских архивов из архивов ведомств и учреждений прежней России. Денег на хороший штат нет. Очень часто в регионах этим заняты представители прежних архивных комиссий и часто на бесплатной основе. Когда появляется бюджет, то он все равно был мал для профессиональной кадровой политики. До сих пор в архивах очень велик процент НСА, созданного до 1940 года. Кто составлял его? Не всегда это были очень профессиональные люди, знакомые с архивным делом. Иногда, судя по заголовкам дел, они до конца не понимали смысл и состав документов, которые описывали.
И еще одно небольшое дополнение к этому разделу. Новая формулировка состава обязательного НСА («обязательные описи дел, документов, путеводитель или краткий справочник по фондам (для государственного архива), краткий справочник по фондам (для муниципального архива, музея, библиотеки, научной организации), каталоги (при нефондовой организации аудиовизуальных документов») является не совсем корректной с точки зрения русского языка, и может трактоваться некоторыми учреждениями не в пользу исследователя. Чтобы избежать таких трактовок мной был отправлен запрос в Росархив и получен официальный ответ, который я привожу здесь. Он поможет Вам получить доступ к описям музеев, библиотек, научных и муниципальных архивов. В этом справочнике мы не будем останавливаться подробно на НСА этих учреждений, но если вы заинтересованы в появлении специализированных справочников по отдельным направлениям, заполните, пожалуйста, анкету по адресу https://forms.gle/P8gANFSMjrBxoZVHA.
Как узнать, какой НСА есть у архива?
В «Правилах» указано, что информация о составе НСА должна быть размещена «в читальном зале, а также в информационно-телекоммуникационных сетях», т.е. в Интернете.
Это важно информация обо всем НСА, относящимся к документам открытого доступа (незасекреченным) должна быть размещена и в зале, и в Интернете. Если архив издал справочник или собрал картотеку, он должен это декларировать на своем сайте.
Если такого раздела на сайте архива нет пишите обращение и требуйте этот раздел организовать и наполнить. Если Вы знаете о существовании некого НСА, информация о котором не выложена на сайт сигнализируйте архиву. Это очень важно! Пользователи из других регионов, возможно, никогда не доедут до читального зала и не смогут узнать, что в нем лежит справочник, который сэкономил бы сотни часов работы и многие тысячи рублей.
Ссылайтесь на пункт 39.2 «Правил», он приведен выше, и делайте ваш региональный архив лучше!
Причем, рекомендации Росархива по размещению информации на сайтах архивов были даны еще в 2001 году (!!!), 20 лет назад. И то, что архивы до сих пор их не выполняют, а Росархив их за это не журит это просто разгильдяйство с обеих сторон.
Рекомендации по созданию архивного сайта в Интернет (Росархив, 2001 г., http://portal.rusarchives.ru/methodics/sait.shtml)
При создании сайта архива в Интернет рекомендуется помещать на сайт следующую информацию (всего 22 пункта):
12. Общее описание состава и содержания документов, хранящихся в архиве.
13. Сведения о новых поступлениях и рассекреченных документах (в форме гипертекста или базы данных).
14. Описание системы НСА архива, в том числе баз данных и условий доступа к ним.
15. Научно-справочный аппарат архива: электронные версии текстов путеводителей, кратких справочников, каталогов, обзоров по фондам архива.
16. Перечень тематических БД по документам архива.
17. Каталог библиотеки архива.
18. Библиография документальных публикаций, других публикаций с использованием документов архива, публикаций об архиве.
Алгоритм работы по этому вопросу:
Пошлите запрос в архив об имеющемся у них НСА и режиме доступа к нему пользователей, или соберите сведения об этом в читальном зале (у сотрудников, посетителей, изучая справочники в зале).