перенос из бумажной описи в базы данных кратких заголовков (по принципу: что вижу в бумажной описи, то и переношу в базу данных) без учета названий разделов и подразделов описи, которые создавались для экономии времени архивистов и несут в себе существенный информационный потенциал. В условиях даже межфондового поиска, не говоря о межархивном, результат его оказывается недостаточно информативен;
индексация сетевыми поисковыми системами (Google, Яndex) архивных баз данных, имеющих интернет-представление. Сегодня использование таких систем для поиска архивных ресурсов за редким исключением не дает результата, т. к. архивные базы данных часто «закрыты» для глобальных поисковиков;
отсутствие электронного НСА как такового;
разрозненность и многочисленность баз данных в рамках одного архива, когда все базы данных даже доступны на сайте архива, но нужно очень постараться и проявить недюжинное терпение, чтобы изучить все сегменты такого «автоматизированного» НСА.
Коренной поворот в проблеме доступности НСА и архивов в целом видится главным образом в смене поколений архивистов. Здесь имеется ввиду не возраст, а отношение к значению открытости и доступности архивных документов: когда сохранность документов (информации, заключенной в них) заключается в ее множественном использовании и тиражировании при безусловной сохранности подлинника.
Яковлева К. В. О научно-справочном аппарате Российского государственного архива литературы и искусства
Яковлева Ксения Викторовна, Зав. отделом архивных коммуникаций Российского Государственного архива литературы и искусства (г. Москва). Действительный член МОО «Архивный Дозор».
Что общего у ближневосточного Омана с Романовыми и как мог М. Ю. Лермонтов написать в 1840 г. стихотворение «На советской цепи»? Все просто: на запрос «Оман» в электронном каталоге РГАЛИ (https://rgali.ru/) получаешь в придачу все романы, романсы, романтиков и Романовых, а в антисоветчики Лермонтов попал с легкой руки человека, вносившего в электронный каталог заголовки из традиционной описи (цепь-то, естественно, светская).
С одной стороны, такие особенности поиска и разного рода курьезы, если ты вынужден часто и подолгу пользоваться поисковыми средствами архива, скорее раздражают, чем веселят. С другой, аналогов научно-справочного аппарата РГАЛИ даже среди федеральных архивов немного, и переоценить его значение для исследователей и самих архивистов трудно. Не претендуя на исчерпывающий анализ НСА РГАЛИ, коснусь лишь самых главных вопросов.
Как формируется НСА РГАЛИ?
Наверное, почти каждый исследователь, которому довелось работать в читальном зале или хотя бы направить в архив запрос, имел дело с описями архивных фондов. Путеводители по фондам не всегда понятны начинающему, именные каталоги есть не везде, а опись обязательный элемент научно-справочного аппарата.
Основа НСА РГАЛИ это тоже научные описи. В конце 1950-х гг. в архиве было решено создать также именной каталог, а в 1970-х к нему добавился систематический. С тех пор в него ежегодно добавляются новые данные, в последние годы их объем около 900010000 именных и около 20003000 тематических карточек ежегодно.
Как происходит каталогизация? Первый и основной путь это каталогизация фондов личного происхождения одновременно с их научным описанием. Творческие архивы, которые в будущем составят личные фонды или войдут в состав собраний и коллекций, поступают в необработанном виде, поэтому их научное описание происходит непосредственно в РГАЛИ. В ходе этой работы для описи составляются заголовки единиц хранения, а для каталога несколько именных карточек с заголовками, датами и номерами листов, на которых фигурируют те или иные персоны, на каждую единицу хранения. За год обычно происходит научное описание примерно 1215 фондов, или порядка 4500 дел (но, конечно, далеко не всегда это описание фонда целиком, чаще составление первой, второй, третьей и др. описей фонда).
Второй путь каталогизация одновременно с переработкой и усовершенствованием старых описей фондов личного происхождения. Благодаря этому подробно расписываются фонды, научное описание которых происходило еще в 1930-е 1940-е гг.
Наконец, третье направление это целевая каталогизация наиболее востребованных фондов учреждений. Поскольку документы организаций и учреждений приходят в архивы уже в упорядоченном виде и их научное описание не производится, исследователю и архивисту приходится довольствоваться только описями таких фондов. Составлены они бывают по-разному, зачастую дела имеют так называемые «глухие» заголовки (например, «Личные карточки работников с А по К»). В подобных случаях целевая каталогизация многократно облегчает работу исследователя и сотрудников архива по поиску нужного человека или документа.