В «Порядке» предусмотрена еще одна возможность для ограничения доступа к НСА:
(«Порядок», продолжение)
1.4. На основании Порядка архивы, являющиеся учреждениями, могут разрабатывать локальные акты, регламентирующие работу пользователей с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, печатными изданиями в читальных залах архивов с учетом специфики документов архива, особенностей его работы.
Это означает, что на уровне архива могут быть приняты любые локальные акты, ограничивающие работу с НСА, не противоречащие нормативно-правовым актам, указанным ранее. Например, может быть установлено ограничение на количество бумажных описей, которые пользователь имеет право просмотреть за один день, так как в «Правилах» и «Порядке» не рассматривается этот вопрос. Да, это очень неудобно, но с точки зрения закона архив имеет право на такие ограничения.
Помните, если архив накладывает какие-то ограничения, то читателю должен быть предоставлен внутренний документ по этому поводу («регламентирующий локальный акт»). Если такого акта, нет, то происходящее является самоуправством сотрудника читального зала или руководства архива. Если такой акт есть, то нужно проверить, не противоречит ли он законам РФ и подзаконным актам.
Хотя в статье мы рассматриваем только российское законодательство, упомяну случай в соседней Беларуси. Там база данных «Сведения о необоснованно репрессированных гражданах Белоруссии» была с декабря 2018 года закрыта грифом для служебного пользования. А раньше она находилась в свободном доступе.
В ходе расследования местных активистов выяснилось, что созданная в 1991 году база данных юридически не является собственностью архива. Что здесь важно. Если архив силами своих сотрудников будет создавать базы данных, юридически оформленные на «левые» фирмы архивное законодательство уже не будет распространяться на этот НСА. Отследить такие ситуации очень сложно.
Законен ли заказ описей? Или они должны быть в свободном доступе в читальном зале?
Сравним две версии «Правил».
«Правила» 2020 года
24.1. Обязательные учетные документы архива, в том числе первые экземпляры описей дел, документов, предусмотренные пунктами 23.2, 23.3 Правил, размещаются в изолированном помещении или рабочей комнате работника (ов), ответственного (ых) за учет документов архива.
24.2. Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в архивохранилище обособленно от архивных документов,третьи экземпляры описей дел, документов в помещении, обеспечивающем их оперативное предоставление пользователям.
25.1. Учетные документы в читальный зал архива не выдаются, за исключением отсутствующих в нем экземпляров описей дел, документов, которые выдаются на срок до 5 рабочих дней по письменному указанию заместителя директора, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности, заведующего архивохранилищем (отделом обеспечения сохранности документов).
25.2. Выдача из архивохранилища вторых экземпляров описей дел, документов производится в порядке, аналогичном порядку выдачи архивных документов (согласно главе XIV Правил).
Выдача третьих экземпляров описей дел, документов по запросу пользователя производится работником читального зала архива.
«Правила» 2007 года
2.11.4.1.3. Первые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника (ов), ответственного (ых) за учет документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.
Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже или в шкафу.
Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в читальном зале.
2.11.10.4. Описи дел, документов выдаются на срок, не превышающий пяти дней. Выдача описей дел, документов, имеющихся в одном экземпляре и хранящихся централизованно, допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя архива или его заместителя на срок, как правило, не превышающий один день, и оформляется по аналогии с выдачей подлинных архивных документов.