3.2. Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям ограниченного доступа:
3.2.1. содержащим сведения, составляющие охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, при условии соблюдения пользователем требований и ограничений, установленных законодательством Российской Федерации;
«Правила»
54.2. Архивные фонды, описи дел, документов и единицы хранения (единицы учета) секретных архивных документов, а также их учетные документы обозначаются отметками «с» (секретно), «сс» (совершенно секретно), «ов» (особой важности), которые являются служебными и не входят в архивный шифр единицы хранения (единицы учета).
При наличии в одном архивном фонде, описи дел, документов, единице хранения (единице учета), наряду с секретными архивными документами, несекретных (рассекреченных) документов, этот архивный фонд, опись дел, документов и единица хранения (единица учета) помечаются в учетных документах отметкой «сч», которая является служебной и не входит в архивный шифр единицы хранения (единицы учета).
54.5. Изменения в учетные документы по результатам рассекречивания секретных архивных документов, проведенного в соответствии с пунктом 54.3 Правил, вносятся на основании акта о рассекречивании архивных документов в течение трех месяцев после получения архивом решения о рассекречивании. После рассекречивания к описям дел, документов открытого и секретного хранения составляются новые итоговые записи об объемах фактически учтенных в них единиц хранения (единиц учета). Работа по внесению изменений в учетные документы проводится в порядке выполнения служебного задания.
Если опись содержит сведения о засекреченных документах, то и сама опись становится недоступной для изучения.
(«Порядок», продолжение)
3.2.2. имеющим помету «для служебного пользования» при наличии письменного разрешения от фондообразователя (правопреемника);
Пункт 3.2.2 говорит о том, что к некоторым описям может быть ограничен доступ пометкой «для служебного пользования», но обойти это ограничение можно, получив разрешение от организации, передавшей в архив документы. И важно архив не может поставить эту отметку по собственному усмотрению, ее может поставить только фондообразователь.
(«Порядок», продолжение)
3.2.3. содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения 75 лет со дня создания документа, если пользователь:
Пункт 3.2.3 используется архивами для ограничения доступа к картотекам, составленным в советское и постсоветское время. Так как в карточках содержится персональная информация, внесенная за последние 75 лет, то вся картотека становится служебной и доступ к ней ограничивается. Это очень болезненный пункт для исследователей родословной. Ведь по периоду 1920-1960-х годов очень сложно достать архивные документы. А где-то есть картотеки награжденных, или сотрудников, с важными генеалогическими сведениями. К сожалению, о большинстве из них мы даже не знаем.
Комментарий Колесова М. А., юриста, соучредителя МОО «Архивный Дозор».
Картотеки также могут иметь статус архивных документов, а не НСА. В каждом конкретном случае этот вопрос надо изучать дополнительно.
(«Порядок», продолжение)
3.3. Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, переданным по договору в архив собственниками или владельцами, установившими ограничения на доступ к ним, осуществляется при предъявлении письменного разрешения от собственника или владельца.
Также могут быть ограничения, установленные собственниками или владельцами документов. Тоже очень болезненный пункт бывает, что человек, передавший государству свой личный архив, устанавливает ограничения доступа на все содержащиеся в нем документы. А документы эти уникальны и нужны для важных научных исследований. Но такие ограничения законны. Впрочем, в этом случае вы можете связаться с родственниками и (или) наследниками того, кто передал в архив свой архив и попробовать получить доступ к ним.