Ключи доступа, используемые для поиска нужных записей, могут быть первичными и вторичными. Ключ называется первичным, если с его помощью отыскивается одна запись, и вторичным, если больше одной.
Для обращения каждый файл должен иметь имя (не более 8 символов) и расширение, уточняющее его назначение: ЕХЕ, СОМ программные файлы, готовые к использованию; DBF файлы базы данных; DOC, TXT текстовые файлы и т.д. По содержанию выделяют файлы данных и программные файлы.
Структура файла соответствует структуре управленческого документа из внемашинного ИО. Поэтому они группируются следующим образом:
входные оперативныесодержат переменную информацию, отражающую текущие производственно-хозяйственные факты;
входные оперативныесодержат переменную информацию, отражающую текущие производственно-хозяйственные факты;
условно-постоянныесодержат нормативно-справочные данные;
результирующиесодержат результаты расчётов;
корректирующиесодержат данные для корректировки условно-постоянных данных.
Однако файловая система обладает рядом серьёзных недостатков: во-первых, чрезмерная избыточность данных, являющаяся причиной возрастания затрат на их корректировку; во-вторых, высокая зависимость прикладных программ от изменения структуры файлов. Эти недостатки предопределили появление баз данных.
База данныхэто множество данных, структурированных в памяти компьютера таким образом, что достигаются их минимальная избыточность и максимальная независимость от прикладных программ. Данные в базе находятся в памяти в соответствии с некоторой моделью.
В процессе управления предприятиями и организациями широко используются таблицы, поэтому наиболее распространённой моделью баз данных в настоящее время является реляционная модель.
Система управления базами данных (СУБД) это комплекс программ, предназначенный для создания и хранения базы данных, обеспечения логической и физической целостности данных, предоставления к ней санкционированного доступа конечных пользователей. Решение задач с помощью СУБД может осуществляться в двух режимах:
режим конечного пользователя с применением конструктора баз данных и запросов;
программный режим, предполагающий знание пользователем языка СУБД и позволяющий создавать прикладные программы.
Конечный пользователь, как правило, применяет конструктор, с помощью которого задаются структура БД, формулы для расчётов и структура отчёта. Программный режим предполагает создание программ с помощью программистов-профессионалов.
Актуальное направление в развитии БДразработка методов и средств интеграции их с информационными ресурсами Интернета и создание на этой основе Интранета. Интранет или термин интрасеть, в отличие от Интернета, это внутренняя частная сеть организации или крупного государственного ведомства. Как правило, Интранет это Интернет в миниатюре. Как известно, с помощью Интернета можно получить неструктурированную текстовую информацию, представленную в виде HTML-страниц. Эти страницы хранятся на Web серверах. Применение этой информации сводится к разработке соответствующих методов построения Web-интерфейсов для взаимодействия информационных ресурсов Интернета и БД. Под таким взаимодействием понимается:
публикация информации из БД в сети Интернет, т.е. преобразование формата БД в формат HTML-страниц;
получение информации из Интернета, т.е. преобразование формата HTML-страниц в формат, воспринимаемый СУБД.
С появлением и развитием корпоративных и иных сетей появилась возможность организации доступа к одним и тем же данным из различных структурных подразделений предприятия или из других регионов. При этом разработаны два вида баз данных централизованные и распределённые.
Централизованная БД характеризуется тем, что полностью находится на центральном компьютере, к которому пользователи (клиенты) обращаются за информацией с помощью своих компьютеров. Один компьютер, располагающий ресурсами, называется сервером. Компьютер, который обращается к серверу за данными или за требованиями решения задачи, называется клиентом.
Недостатки централизованной БД: необходимость передачи большого потока данных, низкая надёжность и низкая производительность. Преимущества: минимальные затраты на корректировку.
Для снижения остроты перечисленных недостатков создают распределённые базы данных, т.е. БД, части которых находятся в различных узлах сети. Предприятия сами по себе имеют распределённую структуру, поэтому данные фактически распределены по структурным подразделениям. Отсюда ИС должны содержать распределённую базу данных, которая должна отражать структуру предприятия. Фактически распределенная БД есть виртуальный объект, составные части которого хранятся в разных узлах сети. Для пользователя они находятся в одной логической модели базы данных.