Наметить план предстоящих переговоров. План переговоров очень важен. План должен содержать перечень вопросов, которые необходимо обсудить и порядок их рассмотрения. План поможет обсудить все вопросы, которые наметили, ничего не упустив. Кроме того, план позволит значительно сократить время переговоров.
Определить свои позиции и интересы в переговорах. Да именно и позиции и интересы. Бывает, и довольно часто, что при несовместимости позиций можно сблизить интересы и, тем самым удовлетворить обе стороны переговоров (помните Гарвардский метод). И очень неприятное впечатление на оппонента производит неуверенный ответ или просто невозможность ответа на его вопрос об интересе противоположной стороны.
Наметить все варианты своих позиций в предстоящих переговорах. Рекомендую обычно три варианта. Максимальный, при котором получается все, что задумано. Приемлемый, который не страшно получить, сделав некоторые уступки оппоненту. Пограничный, который определяет нижнюю границу приемлемости решения, ниже которого опускаться невозможно.
Наметить время и место переговоров. Предложить место и время переговоров оппоненту, и договориться с ним, учитывая его мнение, о точной дате, времени и месте переговоров. Не приходите к людям для проведения деловых переговоров неожиданно. Всегда назначайте точное время переговоров заранее по телефону или при помощи других видов связи, оговорив тему переговоров. Это позволит противоположной стороне подготовиться к переговорам, а вам при этом получить результат. Неготовность противоположной стороны может привести к непринятию решения, откладыванию переговоров и вам придется проводить их снова или просто потерять время.
Продумать манеру поведения и форму одежды в предстоящих переговорах. Именно так. От того, с кем и по какому вопросу будут идти переговоры нужно продумать и манеру поведения и свою одежду. Должна ли манера поведения быть строго официальной, или демократичной. Как обращаться к оппоненту просто по имени, или по имени и отчеству. А может быть господин такой-то? И одежду следует подбирать в соответствии с уровнем официальности переговоров. Помните старую поговорку встречают по одежке. Одни переговоры требуют строгого стиля одежды. Другие демократичного.
Продумать и предусмотреть режим работы на переговорах. В зависимости от важности и длительности переговоров могут быть различные перерывы. Будет ли кофе или другие напитки в процессе переговоров. Если переговоры на вашей территории это необходимо предусмотреть. Будет ли перерыв на обед и будут ли оппоненты обедать вместе. Будут ли они неформально общаться во время обеда все это нужно предусмотреть. А не говорить при расчете за обед, что забыл деньги. Быстрее всего заплатит тот, кто приглашает. Но оппонент может, по разным причинам, предложить заплатить поровну.
Безусловно, процесс подготовки к деловым переговорам очень важен. Однако предусмотреть все тонкости и детали, которые возникают в процессе переговоров, при их подготовке, практически невозможно. Но хорошо проведенная подготовка позволяет избегать неожиданных ситуаций в переговорах, позволяет чувствовать себя уверенно. А это сильно усиливает позицию переговорщика.
В заключение к сказанному, хочу добавить, что, судя по изложенному, можно сделать вывод, что бизнесмену, особенно начинающему, только и следует все свое время тратить на подготовку и проведение переговоров. Ничего подобного. Конечно, начинающему бизнесмену на первых порах сложно готовиться и проводить переговоры. Но с каждыми новыми переговорами он приобретает опыт и необходимые навыки в подготовке и проведении переговоров. И это позволяет ему со временем многие действия при подготовке переговоров производить автоматически, не затрачивая больших усилий и времени на их подготовку.
Где лучше проводить деловые переговоры
При подготовке переговоров очень серьезное внимание следует уделить месту их проведения.
При возможности, старайтесь проводить переговоры на территории вашего малого бизнеса. Может быть, это и не очень важно, но существует мнение, что в деловых переговорах просителем является тот, кто готов приехать в гости. Если вам действительно необходима встреча, то конечно, следует ехать на территорию «противника». А если в переговорах одинаково заинтересованы обе стороны, можно выбрать и нейтральную территорию, например кафе или ресторан.