С первого же дня работы важно понять уровень, на котором компания сейчас, и дать ответ на него сможет только оценочный внутренний аудит. Первый аудит, с которого менеджер по качеству знакомство с компанией начнет и позволит всем остальным познакомиться с ним самим поближе. И тут надо действовать грамотно и крайне аккуратно, чтобы с самого начала не наворотить дел, которые после выйдут «боком».
Не надо бросаться писать процедуру по внутреннему аудиту и клепать массу необходимых форм записей, Вы проведете аудит прекрасно и без всего этого.
Единственный документ, который должен лежать на столе менеджера по качеству в первый рабочий день, когда он готов приступить к работе это организационная структура. Часто бывает, что структура меняется в компании каждый день и четкого ничего нет, но она всегда присутствует в том или ином виде, и этот документ, по которому можно определить, какие департаменты и сотрудники в компании есть.
Начните его изучать и сразу выделяйте владельцев процессов. Сразу. Это должны быть люди, которые имеют доступ к ресурсам и обладают необходимыми административными правами принимать решения. Если что-то произойдет не хорошее в том или ином департаменте, кто первый «получит по шапке»? Правильно, руководитель или директор направления, именно он и есть тот, кто Вам нужен для работы.
Начните с того, что выделите основные процессы и выделите людей, которые будут являться их владельцами. Стандарты по системам менеджмента в основном делят процессы на четыре основные группы:
основные процессы управления деятельностью компании,
процессы управления ресурсами,
процессы жизненного цикла продукции
процессы измерения, анализа и улучшения.
Пока не будем в этом закапываться и пойдем другим путем, мы обязательно составим карту взаимодействия процессов компании, потому что этот документ необходим, но позже, сейчас же нам следует выделить Владельцев процессов.
2.1 Владельцы процессов
Начните с главного и выпишите основных руководителей по основным направлениям, как правило, это:
Генеральный директор (Управление предприятием);
Директор по персоналу (Управление человеческими ресурсами);
Директор по качеству или Руководитель управления менеджментом качества (Менеджмент качества);
Директор по производству (Управление жизненными циклами продукции);
Директор или начальник управления по Безопасности и окружающей среде (Управление окружающей средой);
Директор департамента IT (если есть);
Директор по финансам (часто не включают, решать Вам, потому что отчетность у них своя);
Главный юрист (Юридическое сопровождение);
Директор по транспорту или Главный логист (Управление логистикой);
Директор по закупкам (Управление закупками);
Директор по продажам (Управление продажами);
Директор по маркетингу (Управление маркетингом) (если подразделение маркетинга обособленно от продаж, выделяется в отдельный процесс, если нет совместно, но, в любом случае, люди отвечают за эти процессы разные, обязательно учтите маркетинг со его личными КПП, подробнее в описании главы Процесса Продажи).
Основные процессы управления деятельностью компании:
Что к ним относится? Процессы деятельности, подпадающие под непосредственное управление Руководства, которые по версии стандартов ISO 9001 включают в себя планирование, взаимоотношения с потребителями (используя входные данные от них и нацеленные на повышение удовлетворенности), Политику в области качества, распределение ответственности, полномочий и обмен информацией, управление менеджментом качества, анализ.
Это, безусловно, «Управление предприятием» (включая планирование и анализ), «Управление менеджментом качества» (включая измерения и мониторинг), если в компании планируется к внедрению GMP3 у Вас, безусловно, будут «смежные» документы, но сослаться на них в системе необходимо, потому что ими управляются важные процессы, и они задокументированы. Это процессы, на которые непосредственное влияние имеет также и Представитель Руководства по качеству.
Процессы управления ресурсами: