ограниченная протяженность во времени;
ограниченность ресурсов и бюджета;
наличие требования к качеству работ.
Отличие проекта от регулярной повторяющейся циклической деятельности предприятия является его однократность или нецикличность.
Советская методология: проект целенаправленное, ограниченное во времени мероприятие, направленное на создание уникального продукта или услуги.
ISO: проект уникальный процесс, состоящий из совокупности скоординированных и управляемых видов деятельности, имеющий начальную и конечную даты выполнения, предпринимаемых для достижения цели, соответствующей установленным требованиям, включая ограничения по времени, затратам и ресурсам.
Управление проектами может быть определено как деятельность по координированию людей, оборудования, материалов, финансовых средств для выполнения определенного проекта в заданные сроки в пределах бюджета и удовлетворяющего требованиям заказчика. Управление проектами целесообразно при выполнении следующих условий:
проект является длительным по срокам и объемам работ;
проект является технически сложным;
проект представляет собой систему, состояющую из отдельных подчастей, которые должны быть объединены в единое целое;
руководству предприятия необходим единый источник информации и ответственности за проект в целом;
необходим строгий финансовый контроль за реализацией проекта;
необходимо быстрое реагирование на изменения условий проекта;
проект связан с привлечением большого числа функциональных подразделений;
возможно появление конфликтов между линейными подразделениями, привлекаемыми к реализации проекта;
существует необходимость ведения внешнеий деятельности (осуществления закупок, заключения договоров).
Недостатки иерархически функциональных структур управления проектами, создаваемых в рамках организации без специализированных подразделений:
неспособность организации эффективной совместной работы;
соперничество между линейными подразделениями может привести к потере информации;
ответственность за взаимоотношения и координацию могут быть размыты из-за неправильного распределения обязанностей;
с ростом организации руководству становится сложнее уделять внимание проблемам отдельных проектов.
Альтернативны в методологии управления проектами в рамках традиционных иерархических структур:
назначение головного подразделения ответственным за реализацию проекта;
осуществление контроля проекта высшим руководством;
четкое определение прав и обязанностей подразделений;
назначение координатора проекта.
Координационная группа состоит из высшего руководства, которое содействует реализации проекта.
Условия создания координационной группы:
проект оказывает большое влияние на функционирование и экономическое положение предприятия;
проект требует ресурсы предприятия на длительный период;
с проектом связаны значительные риски.
В группу включаются руководители, которые имеют знания и опыт, имеют право распоряжаться ресурсами, руководят подразделениями, участвующими в проекте.
Задачи координационной группы разделяются на задачи планирования и реализации.
Рисунок 4. Общая схема управления проектов в рамках организации
К задачам планирования относятся:
определение целей проекта;
разработка организации проекта (построение организационной и информационной структуры, распределение прав и обязанностей, разработка положения о руководстве проекта, определение процедуры заключения договоров, определение процедура контроля и формирования отчетности о ходе проекта).
К задачам реализации относятся:
выбор управления проектом;
обеспечения правами на ресурсы;
сопровождение реализации проекта;
работа с внешней средой и факторами риска;
разрешение конфликтных ситуаций.
Руководитель проекта по своим личным качествам, способностям и полномочиям должен иметь авторитет в организации и обладать определенным уровнем характеристик, например: квалификацией в предметной области проекта, коммуникабельностью, способностью к принятию решений и контролю изменений, навыков планирования и т.д.).