«Гвоздем» майского проекта А.А. Эбергарда 1909 г. был переход Архива из подчинения Главного морского штаба (ГМШ) в ведение МГШ. Самым слабым местом записки, с точки зрения морского начальства, было, по-видимому, то, что он требовал ассигнования дополнительных средств. Товарищ министра И. К. Григорович ответил 12 августа 1909 г., что МГШ может принять в свое подчинение Архив Морского министерства, но без выделения дополнительных денежных средств. Это должно произойти «на существующих основаниях», так как увеличение штата Архива «теперь представляется мне несвоевременным»[11].
12 июня 1909 г. А. А. Эбергард в своем докладе обратил внимание морского министра на неудобство, происходящее от разрешения сдавать в Архив дела без описей. Начальник МГШ предлагал приостановить действие приказа и создать комиссию, которая могла бы разработать Устав делопроизводства[12]. К докладу прилагался и проект инструкции для этой комиссии[13]. Инструкция предполагала сбор всех приказов, законов, других нормативных актов, регламентирующих делопроизводство, сбор и обобщение мнений чинов морского ведомства. В своей резолюции С.А. Воеводский поручил ГМШ проработать вопрос и доложить его после согласования с МГШ[14].
Приказ, отменявший составление описей, был приостановлен 25 июня[15], тогда же была назначена комиссия по разработке Устава делопроизводства. Первое заседание этой комиссии состоялось 21 января 1910 г. Ее председатель, директор Канцелярии Морского министерства Е.Е. Стеблин-Каменский, считал, что задача комиссии лишь рассмотрение правил сдачи дел в Архив. По его мнению, положение с делопроизводством было вполне удовлетворительным, и, следовательно, необходимость выработки специального Устава отсутствовала. Представитель МГШ не согласился с высказанной точкой зрения[16], и в результате было решено оставить существующий порядок сдачи дел в Архив (согласно Инструкции от 31 марта 1887 г.)[17].
Явное нежелание Е.Е. Стеблина-Каменского разрабатывать Устав делопроизводства вынудило морского министра назначить новую комиссию. Ее председателем стал В.А. Штенгер, вскоре произведенный в генерал-майоры. Комиссия отмечала, что впервые мысль об упорядочении делопроизводства в морском ведомстве была высказана за пятьдесят лет до этого директором Инспекторского департамента Морского министерства генерал-адъютантом Н.К. Краббе (впоследствии управляющий министерством) в докладе великому князю Константину Николаевичу 9 апреля 1860 г. Одним из основных источников нового проекта стала докладная записка капитан-лейтенанта Р.Н. Бойля о делопроизводстве в германском Морском министерстве 10 мая 1910 г.[18] В отличие от России, в Германии было такое подразделение министерства, как Регистратура, через которую проходили все входящие и исходящие бумаги, а также и внутриведомственная переписка. Кроме регистрации документов это подразделение германского морского ведомства следило за правильностью оформления и адресования бумаг, контролировало сроки ответов на запросы, с этой целью велись специальные журналы. В германском морском ведомстве было установлено время ответов на любой запрос: в зависимости от категории срочности от нескольких дней до одного месяца, а должностное лицо, медлившее с ответом, подвергалось наказанию.
Действенный контроль над правильным ходом переписки был, по мнению Р.Н. Бойля, самой привлекательной чертой этого учреждения. Его «Положение об Общей экспедиции Морского министерства» представляло собой попытку перенести германскую Регистратуру на русскую почву[19]. Согласно проекту Р.Н. Бойля, Экспедиция общих дел, которая в заглавии проекта названа почему-то Общей экспедицией, должна была хранить текущие дела и заниматься регистрацией и перепиской бумаг. Автор проекта предлагал разделить экспедицию на три отдела. Первый из них, Отдел регистрации, в свою очередь, делился на отделы в зависимости от объема переписки, Отдел переписки на отделения секретной и общей переписки, а Отдел хранения подразделений не имел.
Р.Н. Бойль подготовил проекты «Наказа», «Инструкции Экспедиции общих дел», формы журналов регистрации бумаг[20]. Как явствует из объяснительной записки к проекту «Положения о письмоводстве в морском ведомстве»[21], сначала комиссию покорил внешний порядок, царящий в германском морском ведомстве, и проект, целиком базирующийся на записке Р.Н. Бойля, был разослан на отзыв ряду чиновников министерства. 13 мая 1911 г. Е.Е. Стеблин-Каменский высказался против создания подобия немецкой Регистратуры, так как, по его мнению, это привело бы к излишней регламентации и мелочному контролю[22]. Е.Е. Стеблин-Каменский справедливо отмечал, что правильное и скрупулезное исполнение правил оформления бумаг далеко не всегда сопутствует глубине их содержания. Увлечению формальной стороной деятельности не способствовало и назначение морским министром И. К. Григоровича, известного своей борьбой с канцелярщиной. Все это привело к отказу от идеи копирования заграничных образцов и решению идти по пути систематизации существующих правил[23].