Каждый из отделов коммерческой службы является самостоятельным структурным подразделением организации и выполняет определенные функции, связанные с решением стоящих перед ними задач.
Отдел маркетинга и рекламы решает следующие основные задачи:
обеспечение торговой организации необходимой маркетинговой информацией;
проведение комплекса маркетинговых исследований, связанных со спросом потребителей, предложением товаров поставщиками и т. п.;
анализ и оценка ситуации на рынке;
формирование товарной, ценовой и рекламной политики организации;
разработку стратегии продаж товаров;
организацию рекламной деятельности и мероприятий по продвижению товаров и созданию положительного имиджа организации.
Отдел закупок обеспечивает:
поиск поставщиков товаров;
заключение договоров с поставщиками и контроль их исполнения;
развитие отношений с поставщиками, расширение прямых и длительных хозяйственных связей с ними;
формирование ассортимента товаров;
управление доставкой товаров;
постоянную работу с поставгциками-изготовителями, направленную на совершенствование ассортимента выпускаемых товаров, повышение их качества.
Отдел продаж осуществляет следующие функции:
разработку и реализацию сбытовой политики организации;
поиск оптовых покупателей;
заключение договоров с оптовыми покупателями и контроль над их исполнением;
организацию оптовой продажи товаров различными методами (с личной отборкой товаров представителем покупателя в залах товарных образцов, через передвижные склады, коммивояжеров, торговых агентов и т. п.);
разработку мероприятий по доставке товаров в соответствии с заключенными договорами (определение объемов поставок, частоты завоза товаров, составление маршрутов и графиков завоза товаров);
оформление товарно-сопроводительной и товарнотранспортной документации;
управление товарными запасами;
организацию работы складского хозяйства.
На складах торговой организации выполняются следующие операции:
приемка поступивших товаров по количеству и качеству;
организация хранения товаров;
комплектование товаров в соответствии с заявками оптовых покупателей;
погрузка укомплектованных товаров на транспорт и отправка покупателям.
В своей работе подразделения коммерческой службы взаимодействуют между собой, а также с другими отделами организации (планово-экономическим, юридическим, бухгалтерией и др.). Благодаря координации действий подразделений коммерческой службы обеспечивается решение основных задач, стоящих перед торговой организацией, а именно закупка товаров обоснованного ассортимента в необходимом количестве и бесперебойное снабжение ими покупателей.
§ 2.4. Информационное обеспечение коммерческой деятельности
Успешное осуществление коммерческой деятельности невозможно без постоянного анализа и учета торговыми организациями информации, характеризующей ситуацию на рынке товаров и услуг, т. е. коммерческой информации. Такая информация включает в себя сведения:
о спросе населения и определяющих его факторах;
состоянии товарных запасов;
поставщиках;
оптовых покупателях;
возможностях и конкурентоспособности предприятия.
Для получения достоверной коммерческой информации
используют как внешние, так и внутренние источники. В качестве внешних источников коммерческой информации используют данные государственной статистики, периодической печати, а также информацию, полученную при специальных обследованиях. Оперируя такой информацией, можно выявить тенденции изменения численности и состава населения, состава семей, их доходов и других показателей, влияющих на изменение спроса населения на различные товары и, как следствие, на изменение товарооборота. Внутренними источниками информации являются статистическая и бухгалтерская отчетность торгового предприятия, данные оперативного учета результатов коммерческой деятельности. Таким образом получают сведения о ходе закупок и реализации товаров, о товарных запасах, выполнении договорных обязательств поставщиками и т. п.
Рассмотрим более подробно значение некоторых видов информации в коммерческой деятельности торговых предприятий.