В этой книге я и попытаюсь объединить сведения из классической теории экономики и управления автопредприятием и из сферы информационных технологий на примере fleet management-системы Автобаза нашей компании Борника, чтобы у того, кто решится ставить у себя на предприятии систему управления автотранспортом, было хотя бы минимальное представление о существующих технологиях, методах и подходах.
Глава 1. НУЖНА ПРОГРАММА!
Итак, вы созрели. На дворе ХХI век, а у вас все по старинке сплошные бумаги. Нужна программа! Вопрос следующий: какая это должна быть программа? Все зависит от того, какой у вас парк техники и что вы собираетесь с программой делать. Автохозяйства бывают разные. У кого-то это 23 Газели, у кого-то парк может насчитывать 10001500 единиц техники, включая легковые, грузовые автомобили, дорожно-строительную и спец-технику. Но, как правило, большинство начинают с одного и того же: с выписки путевых листов.
В России путевой лист автомобиля является основным первичным документом, подтверждающим расходы. Также он служит для учета пробега, грузов, списания ГСМ и начисления заработной платы водителю. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и международном сообщениях. Таким образом, государство обязывает предприятия, эксплуатирующие автотранспорт, выписывать путевые листы.
Форма путевых листов утверждена постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. 78. При обычном бумажном учете бланки путевых листов приобретаются в магазинах. Но никто не запрещает печатать их на компьютере. Можно эти бланки сделать самому, например, в Excel или Word. Можно скачать их из Интернета, большинство так и делают. Это стандартный путь, по которому идут многие люди, которые хотят автоматизировать учет в автохозяйстве.
Как правило, на первом этапе делают несколько копий бланков путевых листов на каждый автомобиль. Пять автомобилей значит, пять копий бланков, десять значит, десять копий. Мне доводилось бывать в компаниях, где и для 50 автомобилей было 50 файлов путевых листов. В каждой копии путевки забит госномер автомобиля, название организации, закрепленный водитель, марка топлива, медик, механик. Каждый день меняются только показания спидометра, остатки, заправки. Что же, по сравнению с заполнением бумажных путевок от руки достаточно удобно. И что характерно бесплатно. Стоимость самой программы Excel в расчет не берем, так как в нашей стране подавляющее число пользователей используют пиратскую копию, что, конечно, неправильно и является правонарушением.
Итак, первый шаг сделан путевые листы печатаются на компьютере. Если весь смысл автоматизации состоял именно в этом, то, пожалуй, можно и успокоиться. И действительно, при общении с потенциальными клиентами на вопрос: А для чего Вам нужна программа? следует ответ: Хочу, чтобы путевки печатались на компьютере. И таких ответов я слышал немало. Но разве смысл автоматизации АТП состоит именно в том, чтобы использовать компьютер как печатную машинку?
Если ответ будет утвердительным, то дальше эту книгу можно не читать. Раздобудьте бланки путевых листов в электронном виде и продолжайте заниматься своими делами. Как же быть тем, кто хочет действительно повысить эффективность работы своего автопредприятия? Этот человек задает другой вопрос, который звучит, как правило, так: Хочу, чтобы компьютер сам все считал. Как это сделать?
Компьютер не волшебная палочка. Он посчитает только ту информацию, которую в него заложишь. И обрабатывать эти данные должна специальная программа. Чтобы представить себе, какая должна быть эта программа, необходимо выделить те бизнес-процессы, которые необходимо автоматизировать. На рис. 1 представлены основные задачи, которые должна решать система управления автопредприятием. Данные приведены по результатам опросов представителей АТП.
Как видно, в структуре представлены задачи оперативного учета, которыми ежедневно приходится заниматься специалистам-транспортникам при эксплуатации техники. Бухгалтерия в силу определенных причин, как правило, стоит особняком. О причинах этого будет сказано далее.
Рис. 1. Структура задач, которые должна решать система управления автопредприятием, по мнению представителей АТП