Учетная документация включает в себя информацию, предназначенную, в первую очередь, обеспечить выполнение функциональных задач различных организаций, учреждений и предприятий и которая может быть использована правоохранительными органами для раскрытия, расследования и предупреждения преступлений.
Для использования правоохранительными органами учетной документации министерств и ведомств России, органов исполнительной власти, а также негосударственных организаций (общественных объединений, ассоциаций, совместных предприятий и международных объединений) необходимо руководствоваться как федеральным законодательством, так и соответствующими подзаконными актами, устанавливающими порядок ее организации и ведения. Некоторые общие вопросы по данной проблеме содержатся в постановлении Правительства России 191 от 3.03.93 г. «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве»[52].
В частности, Правительство России возложило на центральные органы федеральной исполнительной власти, министерства и ведомства республик в составе РФ, государственные учреждения, организации и предприятия следующие обязанности:
осуществлять временное хранение документов в создаваемых ими ведомственных архивах и других структурных подразделениях, обеспечивая их учет, сохранность и использование;
по истечении сроков ведомственного хранения документов государственную часть Архивного фонда в упорядоченном виде передавать в учреждения Государственной архивной службы России;
по согласованию с Государственной архивной службой разрабатывать и утверждать нормативно-методические материалы, определяя порядок хранения документов и организацию их в делопроизводстве.
Сроки и порядок передачи на государственное хранение документов, появившихся в процессе деятельности негосударственных организаций, определяются с согласия их собственников на основе договора, заключенного между негосударственной организацией и учреждением Госархивслужбы России.
Госархивслужба России и ее учреждения устанавливают виды государственных учреждений, организаций и предприятий, документы которых должны передаваться на государственное хранение, а также состав документов, отнесенных к государственной части Архивного фонда России.
Определенную криминалистическую значимость имеют предельные сроки ведомственного хранения документов, отнесенных к государственной части Архивного фонда РФ. Рассматриваемое постановление Правительства устанавливает следующие сроки:
для документов центральных органов федеральной, исполнительной власти, министерств и ведомств республик в составе России, отраслевых академий, государственных учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского (в составе России) подчинения 15 лет;
для документов органов государственной власти и управления краев, областей, автономных областей, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга, районных и городских Советов народных депутатов и соответствующих органов управления (местной администрации), а также государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения 10 лет;
для документов государственных учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства 5 лет;
для записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и дел, рассмотренных судами, 75 лет;
для научно-технической документации до утраты практической значимости, но не более 25 лет;
для кинофильмов, киножурналов, звуко и видеозаписей до окончания копирования, но не более 3 лет;
для фотодокументов 3 года;
для машинно-ориентированных документов 5 лет. В необходимых случаях по согласованию с соответствующей организацией сроки временного хранения документов государственной части Архивного фонда России могут быть изменены Госархивслужбой.
Учетная документация, существующая в иностранных государствах[53], также может быть использована и в деятельности отечественных правоохранительных органов. К примеру, в странах с развитой рыночной экономикой на уровне государства ведется учет контрольной и лицензионной документации, фиксирующей деловую активность, и содержащей, в частности, основные сведения о физических и юридических лицах, данные о доходах и налогах и т. д. В подавляющем большинстве государств действуют регистры, учитывающие все сделки с недвижимостью. Регистрационные управления, департаменты, палаты и т. п. содержат сведения о покупателях и продавцах, времени заключения сделки, сумме сделки, финансовых обстоятельствах сторон, др. Документация о выдаче прав на управление транспортным средством, его эксплуатацию в качестве централизованного учета существует во многих государствах. Она включает установочные данные о физическом лице, либо о юридическом лице, месте парковки автомашины, либо приписки морского или речного судна (катера, яхты), его биографию (историю) и пр. В последние годы для некоторых государств актуальной проблемой является учет иностранцев, прибывающих на кратковременное пребывание или на постоянное жительство из других стран, регистрируемых иммиграционными службами.