Начинающие работодатели, независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности, могут осуществлять кадровое делопроизводство по следующей примерной схеме:
1) разрабатывают и утверждают локальные нормативные акты:
положение об отделе кадров (специального приказа по его введению в действие не требуется);
инструкцию по кадровому делопроизводству, которая вводится в действие изданием приказа;
другие нормативные акты;
2) производят финансово-экономическое обоснование перечня должностей, которые необходимы для успешной деятельности организации;
3) составляют штатное расписание;
4) издают приказ о введении в действие штатного расписания;
5) составляют должностную инструкцию к каждой штатной должности на основании предварительно разработанного и утвержденного работодателем локального нормативного акта Положения о должностных инструкциях (см. статьи «Должностная инструкция» в гл. 4, «Локальные нормативные акты» в гл. 2);
6) разрабатывают бланк трудового договора, используемого в деятельности конкретного работодателя;
7) подготавливают: табели учета рабочего времени, платежные и расчетные ведомости на выплату зарплаты, расчетные листки (они содержат сведения о начислении денег, об удержании и ежемесячно должны выдаваться работнику на руки. Разрабатываются работодателем самостоятельно (унифицированной формы нет);
8) запасают достаточное количество бланков трудовых книжек по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. 225 «О трудовых книжках»;
9) подготавливают для ведения следующие две книги:
приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (Приложение 2 к Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. 69);
книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Инструкции (Приложение 3 к вышеуказанной);
10) заготавливают бланки личных карточек;
11) заводят журнал приема работников, журнал увольнения, журнал учета отпусков и др.;
12) осуществляют прием работников, состоящий сначала в предварительном собеседовании работодателя и работника об условиях трудовых отношений;
13) предлагают работнику (в случае соглашения обеих сторон о заключении трудового договора) пройти предварительное медицинское обследование, предшествующее заключению трудового договора;
14) заключают трудовой договор (при положительном результате медицинского обследования), однако до момента подписания трудового договора дают прочесть работнику для ознакомления локальные нормативные акты (должностную инструкцию, правила внутреннего распорядка и др.).
Примечание: написания работником заявления о приеме на работу, в соответствии с ТК РФ, не требуется, но если такое заявление написано нарушений законодательства нет;
15) издают приказ (распоряжение) о приеме на штатную должность конкретного работника на основе трудового договора. Этот приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора;
16) заполняют личную карточку и трудовую книжку в 5-дневный срок;
17) ставят работника на учет в соцстрахе в 10-дневный срок.
Необходимо отметить, что представленная схема отражает лишь примерную, наиболее общую схему кадровой работы, которая включает и другие аспекты делопроизводства, такие, как архивное дело, государственную статистическую отчетность, подробнее эти вопросы будут рассмотрены в соответствующих главах.
Все документы и образцы к вышеуказанным кадровым документам представлены в отдельных главах данной книги согласно ее содержанию.
1.6. Нормативные правовые акты в области кадровой документации
Кадровую документацию ведут в соответствии с перечнем разрешенных к применению документов, регламентированных Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (утв. и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. 299). ОКУД это тот документ, благодаря которому кадровик не будет сомневаться в правомерности применения им на практике того или иного документа.
В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) разработан и утвержден ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации, Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие 1 июля 2003 г. В ГОСТе установлены требования, которые относятся к оформлению следующих документов: постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и др. Требования ГОСТа относятся также и к оформлению кадровых документов. Надо отметить, что указания данного стандарта являются рекомендуемыми, поэтому работодатели, опираясь на этот нормативно-правовой акт, имеют возможность формировать у себя индивидуальные правила и процедуры ведения кадрового делопроизводства, которые можно отразить в локальном нормативном акте, например, в Инструкции по кадровому делопроизводству.