Дизайн презентаций Lexus стал более оживленным, с добавлением зеленых тонов, бамбуковой мебели, декоративных комнатных растений и красиво оформленными фуршетами с разнообразным меню. В выставочном зале были открыты салоны spa-массажа и игры в гольф; на больших экранах в реальном времени транслировались интервью с гостями и специалистами компании.
РЕЗУЛЬТАТ. Мероприятия посетили более 40 000 гостей, представляющих ключевые для Lexus рынки сбыта. По числу посетителей презентация вдвое превысила результаты предыдущего года. Причем гости поставили ей самые высокие оценки.
Что готовим к мероприятию?
1. Идеи.
2. Технологию обслуживания.
3. Документы.
4. Материалы.
5. Стратегии презентаций.
6. План проведения презентации.
Идеи
Как приходят в голову идеи? Для этого проводятся целые занятия по креативу! А вот факт: одному гениальному архитектору пришла идея строительства здания уникальной формы, напоминающей апельсин, в тот момент, когда он чистил апельсин.
Какие идеи нам нужны для презентации?
Передавать ли организацию презентации на аутсорсинг? Рассмотрим преимущества этого решения.
1. Имея опыт организации самых разных презентаций, сотрудники event-агентства помогут вам избежать многих ошибок, т. е. снизить риски и выдержать уровень.
2. Специалисты event-агентства могут организовать презентацию «под ключ» – разработать ее концепцию, написать сценарий, подобрать сувениры и т. д.
3. У event-агентств есть налаженные связи с различными подрядчиками и СМИ.
Информационный повод. Если информационный повод не очень значимый, то клиентов, партнеров и представителей СМИ привлечь достаточно сложно. Не говоря уже о том, что присутствие журналистов вовсе не гарантирует последующих публикаций или положительных отзывов. Концепция и заданный стиль. Например, при организации креативной презентации важно, чтобы ее концепция отражалась во всем – в оформлении помещений, информационных материалов и даже в одежде выступающих.
...Стратегия.
...Сюрприз.
...Формат: время от 10–15 минут до 4–5 дней, но чаще всего останавливаются на продолжительности 2–2,5 часа.
Комплексность по воздействию.
Технологии обслуживания
Техническое оснащение.
Составление плана или сценария мероприятия.
Выбор одежды организаторов – это униформа или представительские наряды. Чтобы протокольная одежда не смотрелась слишком сурово, добавьте какую-то оживляющую деталь, например, для женщин – желтые шарфики, для мужчин – желтые галстуки. Такое единообразие будет отличать организаторов от гостей, и подчеркивать «корпоративность». Памятуя, что мы устраиваем деловой, но праздник, двух-трех участников, раздающих рекламу или встречающих гостей, можно одеть в рекламно-шуточные наряды, связанные с направлением работы фирмы – в виде пачки сока, пивного бочонка, мобильного телефона, таблетки и т. д. или отвлеченные для поднятия настроения (например, доктора Айболита, индейца или островитянина-аборигена).
Рассылка пресс-релизов. По окончании мероприятия обязательно разошлите знакомым журналистам из редакций СМИ пресс-релизы. Авторский материал о презентации без этого не пишется.
Документы
Программа презентации и сценарий. Анонс – дата, время, место. Анонсируя презентацию, определяем дату и время ее проведения с учетом времени года, погоды и дня недели. Очевидно, что конец рабочего дня в пятницу в теплое время года – выбор явно неудачный, потому что и деловые люди, и журналисты отправляются на уик-энд. В соответствии с целями, которых планируем достичь, создаем стиль и имидж предстоящего праздника. Этот стиль обычно находит отражение и в оформлении помещения, и в одежде сотрудников, и в дизайне приглашений.
Приглашения не обязательно должны быть строгими, ведь мы готовим рекламный праздник! Но подпишите от первого лица!
Разослать приглашения нужно с расчетом, что гости получат их не позже, чем за две недели до события. В списке приглашенных наверняка будут ваши постоянные и потенциальные партнеры, представители государственных, общественных организаций и фондов, журналисты.
Приглашения готовьте персонифицированные – адресуйте их определенному лицу, а не вообще в редакцию. Иначе может статься, что на презентацию стоматологического центра от прессы явится свободный в то время ведущий юмористической странички, а новыми станками для металлургического завода вы тщетно будете пытаться заинтересовать журналиста, пишущего об искусстве.
Помимо устной договоренности, приглашения нужно разослать по электронной почте, по факсу, отправить с курьером или по обычной почте.
Материалы для СМИ
Пресс-релиз – ударное сообщение важной новости (одна-две страницы оперативной, точной информации, насыщенной конкретными цифрами и фактами и изложенной строгим деловым стилем). Пресс-справка – информация о факте.
Бэкграундер – маркетинговая информация текущего характера без претензии на сенсацию. Является инструментом поддержания непрерывного потока информации, исходящей от организации.
Пресс-пакет – подборка ряда материалов с документами и фотографиями по событию, по теме, по проблеме.
FactSheet – документ, содержащий краткую и необходимую информацию о компании.
Промоматериалы
• Листовки для «зевак» (самая общая информация о продукции фирмы);
• Буклеты об одном виде товара или услуги с краткими техническими характеристиками; проспекты о нескольких товарах или услугах;
• Каталоги обо всех товарах или услугах фирмы с подробностями, рассчитанными на специалистов;
• Планшеты о фирме («Наши партнеры», «Товарооборот фирмы за год», «География сбыта», «Наши сотрудники повышают квалификацию», «Публикации о наших услугах» и т. п.).
Отчет.
Материалы
Образцы продукции (удачно, если это популярные продукты питания, но когда речь идет об услугах, то гости смотрят видеоролики, демонстрируемые на мониторах, стоящих в разных частях зала).