Я настроил данную службу так, что если пометить тот или иной пункт звездочкой, то он появляется в микроблоге, сохраняется в Evernote, идет на Delicious, Zutual и Storify для расширения моего присутствия на этих сайтах. Достаточно одного шага, о котором я больше не думаю.
Для CRM[16] существует сервис Contactually[17]. Просматривая ваши электронные письма, он отслеживает, кто вам пишет, кому вы отвечаете, кто отвечает вам. На основе этой информации он ежедневно создает список из пяти адресов, которые предлагается добавить в контакты. Механизм отличный. Из пяти адресов я всегда выбираю три для дальнейшей работы со словами: «Точно, надо связаться с этим человеком». Довольно забавно.
Для рассылки напоминаний существует сервис Re: snooze, который направляет вам одно и то же сообщение с определенными интервалами, например каждые две недели или каждый месяц. Раньше я отмечал в своем календаре, что нужно дать собаке таблетки от гельминтов в 21:00 в первый день месяца. Но обычно в это время был чем-то занят и забывал. Теперь мне приходит напоминание, и я должен выполнить задачу.
Еще один сервис HassleMe посылает напоминания по примерному графику, а не по точным датам. Например вам нужно звонить матери каждые пять дней. Вы делаете запись в HassleMe, и он напомнит вам о задаче через три дня или через семь – в рамках обозначенного вами временного интервала. Такой примерный график подчас оказывается более удобным. Например, вы периодически дарите цветы своей девушке, и вам это в радость. Но если настроить напоминания, скажем, на каждый четверг, то это станет похоже на обязательную процедуру, исчезнет элемент неожиданности и искренности. Не привязанное к определенным дням действие будет восприниматься более естественно.
Чистим почту
Переполненные папки с входящими письмами могут стать причиной невыполнения задач, отчаяния и суматохи. Сортируя сообщения и поддерживая порядок в почтовом ящике, вы экономите энергию.
Заведите всего лишь две папки – для первоочередной и факультативной корреспонденции. Львиная доля писем не имеет особого значения, так что их можно отсеивать, установив соответствующий фильтр. Таким образом вы избавитесь от массы лишней корреспонденции. Установить фильтр довольно просто. Найдите любое сообщение с пометкой «Отказаться от рассылки», без маркеров FW или RE, и поместите его в папку «Факультативные».
Сообщение с предложением отписаться от него вряд ли представляет интерес. Не исключено, что подобные письма содержат какую-то полезную информацию, но они не требуют сиюминутного внимания. Теперь во входящих остались письма с уже решенными вопросами и с теми, что требуют решений.
Если вопрос уже решен, удалите сообщение.
Если вопрос можно решить сейчас, займитесь им.
Если сейчас вы не можете заняться вопросом, отложите его.
Для отложенных задач можно воспользоваться сервисом FollowUp.cc и установить режим напоминания. Например, я предполагаю, что решить ту или иную задачу лучше всего в пятницу в десять утра. Но в указанный момент у меня появляются другие дела. Когда приходит напоминание, я передвигаю задачу на час, сутки, неделю или на любой срок, когда я смогу заняться данным вопросом.
Итак, первый шаг сводится к уже известному нам разграничению обязательного и факультативного. Следующий шаг – это развитие навыка сортировки корреспонденции. Со временем вы научитесь лучше и быстрее «обрабатывать» почту. Если вы пользователь Gmail, попробуйте попрактиковаться с помощью приложения The Email Game[18] – вы наверняка получите ощутимый результат.
Избавляемся от списков дел
Списки текущих дел убивают вас! Я категорически против всевозможных перечней того, что нужно сделать, будь то заметки, планировщики заданий Wunderkit, Google Tasks или самое страшное – магнитная доска. Вся беда в том, что в массе своей люди включают в списки дел такие пункты, которые вообще невозможно выполнить.
Вы постоянно заняты. Вполне возможно, что в вашем списке дел десятки пунктов. В том-то и проблем, ведь большинство таких задач требует усилий другого человека еще до того, как вы сможете ими заняться. Есть те, что представляют собой долгосрочные проекты, с которыми в данный момент вы ничего не можете сделать.
Самый странный пункт, то и дело попадающийся мне на глаза в том или ином списке, звучит так: «Написать книгу». Это слишком масштабно, чтобы быть задачей или даже целью. Издать книгу – это цель, но написать книгу? Написать сотню слов – вот пример конкретной и осуществимой задачи, которую можно выполнить за пятнадцать-двадцать минут.
Списки дел неприятны потому, что, когда вы смотрите на сорок задач и некоторые из них не в силах выполнить, вы всего лишь осознаёте, что именно не сделано. Так рождается когнитивный диссонанс: подсознательно нам не по себе, и мы не можем двигаться вперед. Как следствие, возникает психологический Зейгарник-эффект[19], при котором внутренний голос заставляет нас заниматься незавершенными делами[20]. Закономерно, что люди стремятся выполнять свои задачи. Но крайняя форма такого стремления может привести к обсессивно-компульсивному расстройству[21].
Мы огорчаемся, если не доводим до конца какое-то дело. Если вспомнить об эволюции, то такое поведение объяснимо: перед пещерным человеком ежедневно стояло две задачи – питаться и выживать. Однако теперь-то мы располагаем телефонами, компьютерами, отчетами и многим другим. Очень тяжело держать все эти вещи в голове одновременно, поэтому необходимо освобождать от них сознание.
Не надо зацикливаться на списках текущих дел и приоритетов. Вам нужно лишь правильно распределить время. У каждого задания есть свой срок: когда начать, когда проконтролировать, когда завершить. Главное – заняться делами именно тогда, когда вы располагаете возможностями, и, поставив точку, забыть о них навсегда.
Здесь нам снова поможет сервис FollowUp.cc, который привязан к электронной почте и способен заменить собой список дел. В этом случае разобрать папку входящих сообщений часто означает закончить сами дела. Вы наверняка сталкивались с тем, что всплывает напоминание календаря, а вы снова и снова пропускаете его, пока оно не исчезает. Но дело так и не сделано. С электронной почтой так не получится. Если задача указана в списке, значит, ее надо либо выполнить, либо отложить, либо удалить. Точка.
Для устранения списка дел взгляните на него и задайте себе вопрос: «В какой день и время я могу выполнить эту задачу?» Затем выберите один из четырех вариантов.
• Выполнить сейчас.
• Отложить до подходящего момента, воспользовавшись FollowUp.cc. Если задача регулярная, задействуйте Re: snooze для регулярных задач и HassleMe для дел без жестких сроков.
• Передать задачу своему помощнику.
• Отправить по почте или внести вручную в систему Evernote, если речь идет об идеях, заметках или исследованиях.
Для большинства пунктов в списке задач необходимо точно определить сроки. Надо не просто понять, заняты вы или нет – у всех абсолютно разные суточные ритмы. Есть жаворонки и совы, а также люди, работоспособные в любое время дня, поэтому для каждого из нас часы, когда лучше всего заниматься звонками или ходить на встречи, разные. Сейчас нам всем приходится трудиться по режиму, установленному другими, но для максимально продуктивной деятельности работайте по графику, который больше всего подходит именно вам.
Сортируя содержимое ящика и пользуясь FollowUp.cc для переноса сроков, вы поддержите порядок в почтовых папках, не отвлекаясь на списки дел. CRM, или систему взаимодействия с клиентами, тоже можно заменить, ведь теперь у вас есть ресурс для отслеживания планов и ответов клиентам.
Избавившись от списка дел, вы уже никогда не будете в нем нуждаться. Почтовый ящик станет де-факто емким планом действий. После оптимизации почты и настраивания ее на текущие задачи следующим вашим шагом к созданию внешней памяти станет внештатный ассистент.
Нанимаем ассистента
Уверен, что на каком-то этапе всем нужен ассистент. Собираетесь вы обзавестись им или нет, но такая работа учит доверять свои дела другому. Объясню, почему это важно: если вы можете передать выполнение задачи чужому человеку (которого, возможно, никогда не видели), значит, ваши процессы выходят на новый уровень. В ходе разъяснения задания вы сами начинаете лучше представлять свои цели и идеально формулировать их. Поскольку задач много, то вы создаете тот самый справочник о себе, с помощью которого можно доверять дела абсолютно любому и не полагаться на конкретного исполнителя. Такое сотрудничество полезно хотя бы для того, чтобы научиться оптимизировать процессы.