Итак, если дверь приоткрыта или ее нет – заходите. Если дверь закрыта + стучаться не стоит.
Знание приведенных норм делового этикета облегчает работу с американцами. Многое из описанного – рационально и может быть прямо использовано в России.
2.2.4. Тайм-менеджмент
«Как это делается у французов» – назвал Э. Хемингуэй свой рассказ о любви. Французы умеют обращаться с женщинами, а американцы – со временем. И те и другие делают свое «это» здорово. Как это делается у американцев – тема данной главы.
Из единицы времени в Америке выжимают максимум, поэтому производительность труда – самая высокая в мире. Время берегут и не тратят зря. С ним работают. Этому нужно учиться.
Ниже приведены некоторые их нормы, правила и приемы обращения со временем.
Пунктуальность Все делается вовремя, в тот час, когда назначено. В деловом мире опоздание на встречу воспринимается, как оскорбление, грубость, невоспитанность. Особенно если вы – младший. Во избежание случайностей на встречу обычно приходят за несколько минут до начала.
...Непредвиденные обстоятельства и случайности бывают. Тогда действует общее правило: если вы опаздываете, обязательно позвоните и оговорите время задержки. В этом случае опоздание катастрофой для вас не будет. Но! Непредвиденные обстоятельства воспринимаются не как не́что, случившееся по воле рока, чему противостоять нельзя. Это то, что вы не сумели предвидеть, это минус вам, это ослабляет ваши позиции. Поэтому переносы встреч – редкое исключение из правил.
Если к вам в назначенное время пришли, а вы заняты, обязательно надо выйти, лично извиниться и установить срок ожидания. Иное поведение неэтично и воспринимается как профессиональная некомпетентность. Нельзя отнимать у других их время.
...В неназначенное время, по тем же причинам, не приходят. Более того, очень неприлично попросить о срочной встрече, скажем, через час, по серьезному вопросу, требующему длительного обсуждения. Так не делают. У того, к кому вы обращаетесь с подобной просьбой, это не запланировано. Вы сразу поставите его в неловкое положение. Ему придется либо что-то переносить и отменять, либо отказать вам. А это – проблемы.
Если вам необходимо прервать американца, занятого делом, спросите, можно ли и когда поговорить по интересующему вас вопросу. Он вправе и отказаться говорить прямо сейчас, сославшись на занятость. И это будет вполне в рамках приличий.
Вообще же о встречах принято договариваться загодя, планировать их.
Планирование Американский менеджер верит в могущество планирования, как ребенок – в сказку. Он так воспитан. Он убежден, что абсолютно все можно распланировать, и если сделать это верно, то в будущем наверняка получишь желаемый результат. Считается, что таким образом можно определять и контролировать будущее. Как ни смешно, но планирование здесь даже важнее, чем было у нас при социализме.
...На практике это выглядит так.
У всех все расписано. Календарики, ежедневники, органайзеры. Недели, дни, часы. События, встречи, дела. И трудно что-то перенести или сдвинуть, нарушится вся цепочка. Как запланировано, так все и будет. Время – как прямая линия, которую можно разбить на отрезки, имеющие начало и конец. И каждый отрезок ценен, его нужно отмерить и использовать с умом. Чем лучше ты это делаешь, тем большего успеха достигнешь, более эффективным будешь считаться.
Эффективный менеджер жаждет планирования. Взгляд на расписание приводит к всплеску адреналина в его крови. Он мобилен, готов к действиям, встречам, расстановке приоритетов, планированию и выполнению планов. Он не просто приходит вовремя, он приходит для решения конкретных вопросов и при встрече говорит именно и только о деле. Здесь это – тоже форма вежливости.
...Считается продуктивным планировать последовательное решение задач. Нельзя распыляться. Начинать новое дело рекомендуется после завершения предыдущего. Можно делать много дел, тянуть несколько проектов сразу, но это менее эффективно. В принципе, работники, которые успешно ведут несколько разнородных проектов ( multitasking ), ценятся, и зачастую это бывает необходимо, но это не лучший вариант, и в рамках каждого проекта рекомендуется все делать последовательно, доводя дело до конца в разумные сроки.
...Сюрпризов в делах там не любят. Если начальство о чем-то узнает неожиданно, причем не важно, об успехе или неудаче, это для вас большой минус. Как только заметили тенденцию к изменениям – сообщите, обсудите и скорректируйте планы. Это касается и сроков их выполнения. Худший вариант – держать остальных в неведении, надеясь, что обойдется.
Планированию сроков и ресурсов уделяется чрезвычайно много времени. Этому учат, как основному элементу правильных действий, приводящих к желаемому результату.
Учеба
Рационально использовать время учат в Америке постоянно. Сначала в школе, а потом на работе. Здесь часто организуются специальные курсы, занятия, тренинги. Обучение одного сотрудника на таких курсах в течение дня обходится фирме достаточно дорого, однако на это идут и переподготовку проводят регулярно. Причина понятна: эффективно, окупается.
Вот пример советов, которые осваиваются при такой учебе.
1. Планируйте время. Организуйте рабочий день и неделю, составляя список дел, которые необходимо сделать.
2. Планируйте, что вас будут прерывать. Учитывайте, что задача займет больше времени, чем требует в теории. Делайте планы реальными.
3. Расставляйте приоритеты. Выделяйте основные, наиболее важные дела. Отодвигайте менее важные. Если необходимо – избавляйтесь от них. Старайтесь ежедневно достичь основной, наиболее крупной цели.
4. Делегируйте, передавайте работу, которую могут сделать за вас помощники. Делайте это регулярно. Не вязните в деталях.
5. Предусмотрите время, в которое вас не будут отвлекать . Все дела, требующие концентрации, планируйте на это время.
6. Определите и спланируйте свое наилучшее время. То, когда вы наиболее продуктивны. У каждого оно свое.
7. Боритесь с растягиванием дел. Не откладывайте на завтра сегодняшнего. Устанавливайте сроки и выполняйте их. Начинайте с основного, самого тяжелого дела.
И все это на практике стараются выполнять.Итоги
Битва со временем – постоянный спутник жизни американцев. Время утекает. За ним не угнаться. Оно опережает. Вы всегда в цейтноте. Выиграть в этой битве нельзя.
Но выглядеть достойным бойцом можно вполне. Успевают и делают очень многое. Гонка за временем гораздо эффективнее, результативнее, чем ее отсутствие. Высокий уровень жизни в Америке – следствие этой гонки.
Но и минусы существенны. По опросам каждый четвертый американец чувствует, что он не успевает. Спешит изо всех сил, а не получается. В результате многие живут в состоянии постоянного стресса.
Таков здесь общий психологический климат.
Все должно быть сделано вовремя, а лучше прямо «здесь и сейчас». Этот лозунг, являющийся хитом современной психологии, имеет американское происхождение. Если от вас чего-то просят, то вопрос: «Когда это нужно сделать?» является, по сути, оттягиванием дела. Когда? Естественно сейчас, и чем скорее, тем лучше. Ибо когда надо, тогда и спрашивают.