Для сотрудника там хорошим тоном считается не просто принять поручение менеджера, а напроситься на поручение, демонстрируя свои возможности и инициативность. Делегирование полномочий должно инициироваться не только сверху, но и снизу.
...Но если вызвался что-то сделать, взял определенную функцию на себя – ведешь дело от начала до конца. Не можешь – не берись и не вызывайся. Не справишься – второй раз не доверят.
Итак, главное для руководителя – уметь организовать работу коллектива, выбрав для этого оптимальный стиль управления и гибко передавая сотрудникам ряд своих полномочий.
2.2.3. Нормы поведения
Этикет, особенно служебный – дело тонкое. Умом его не понять, тут масса условностей. Нужно знать местные правила, иначе легко попасть впросак. Последствия этого плохо прогнозируемы, но всегда неприятны. Примеров здесь масса.
...Ниже приведены некоторые нормы американской служебной этики. Ряд правил поведения на службе приведен в главах, рассказывающих о конфликтах, карьере, отношению ко времени и других, но всех нюансов, конечно же, не учесть. Остановимся только на главном и том, что не совсем так, как у нас.
Как реагируют на ход дел
Ставите ли вы коллег в известность о своей оценке их труда? Знаете ли вы, что думают они и начальство о вашей работе? Нужны ли подобные оценки и разговоры?
Если вы внимательно читаете нашу книгу, то ответ американцев на последний вопрос – нужны, если эффективность работы от этого повышается....Правильно выстроенные контакты на работе повышают ее эффективность, они полезны. Причем относится это как к случаям, когда у вас есть замечания к кому-то, так и к случаям, когда все идет отлично. Поговорить о работе, отметив ее плюсы или минусы, стоит и с коллегой, и с подчиненным, и с шефом. Главное – тактично и по правилам.
Вот как это рекомендуется делать в Америке.
Начнем с наиболее сложного и деликатного. Как сообщить сотруднику об отрицательной оценке его работы, чтобы это не выглядело персональной атакой, не могло быть рассмотрено как придирки и нападки?
Прежде всего, подчеркнем это еще раз, все должно быть ориентировано именно на работу. Обсуждается только она, а не особенности личности ее исполнителя. Такие обсуждения носят спокойный, рабочий характер, рассматриваются как норма и не сопровождаются оргвыводами. Для сторон они неопасны. Коситься после такого обсуждения на вас не будут, нет причин. Ведь ваша цель не загнать виновного в угол, а помочь ему дело исправить. Итак – все по порядку.
Корректировка хода дел
1. Назначьте специальное время для разговора. Не делайте замечаний на бегу.
Объясните, на какую тему вы хотите побеседовать. Пусть «жертва» сама выберет точное время для обсуждения, не слишком его оттягивая.
2. При встрече начните с фактов. Не начинайте с оценок сразу.
Опираясь на них, опишите, что произошло. После того, как будет достигнуто единое понимание фактической стороны дела, скажите, чем вы недовольны.
3. Не проводите разборок по несущественным мелочам. Объясните, почему поручение было важным, какие последствия имело или будет иметь плохое выполнение работы. Например, задержка с выполнением порученного сотруднику этапа работы привела к простою остальных, а в итоге к убыткам на определенную сумму.
4. Не обвиняйте, не выяснив всех обстоятельств. Предоставьте второй стороне право самой объяснить причины происшедшего. Возможно, они были весомыми и вам неизвестны.
5. Не заканчивайте обсуждение без плана на будущее. Определите, как ошибку можно исправить. Придите к взаимному согласию по этому вопросу. Договоритесь, как и когда это будет сделано. Если исправление серьезное – составьте специальный план.
6. Не отбирайте надежду, а вселяйте ее. Закончите разговор на позитивной ноте. Найдите, за что можно похвалить сотрудника и сделайте это. Подчеркните, что верите в него. Вдохновите!
Подобное обсуждение обычно результативно. Если нет – нужен более серьезный разговор, а возможно и применение административных мер.
Теперь о том, как хвалить то, что Вам нравится. Делается это на каждом шагу. Один из девизов бизнес-культуры: «Ни одно доброе дело не должно оставаться неотмеченным». Считается, и этому учат там все книги и курсы, что человеку нужно указывать даже не столько на ошибки, сколько на достижения. Это укрепляет его в «позитивном делании», в делании хорошо. Итак, следующий аспект.Поддержание хода дел, поощрение (positive reinforcement)
1. Одобряйте понравившееся внятно и не откладывая. Если хотите одобрить какую-то деятельность или поведение – обязательно сделайте это. Выбрав удобное время, подойдите и скажите, что довольны тем, что этот человек совершил или произнес.
2. Одобряйте конкретные дела и поступки. Точно укажите, что именно вам понравилось. Повторите факты.
3. Хвалите аргументировано. Объясните, какой положительный эффект получен, к какому позитивному результату эта деятельность привела.
4. Хвалите так, чтобы это запомнилось. Еще раз поблагодарите за сделанное или сказанное.
Поддержанию атмосферы, благоприятствующей эффективной работе, американцы уделяют массу внимания. Это выгодно. На рабочем месте человек должен чувствовать себя хорошо, комфортно морально и физически. Тогда и отдача от него больше. И так до последнего момента, пока работает....В целом приведенная тактика легкого кнута и пряника себя оправдывает. Для работающих она комфортна. И то, что это исходит не из абстрактной любви к человеку, а из конкретной выгоды для фирмы, значения не имеет.
Для более сложных случаев – конфликтов – стратегия и тактика разработаны серьезнее. Но об этом – отдельная глава.
Как сообщают плохие новости
В частной жизни американцы не любят, когда их расстраивают. Не принято вешать на кого-то свои личные проблемы. Это обсуждалось в главе «Личное пространство».
В бизнесе все иначе. Здесь не принято проблемы замалчивать. Причем их не драматизируют, а стараются воспринимать в контексте состязания, игры. Если личностным обстоятельствам придавать большую роль, бизнес перестанет работать. Конкуренция и симпатии (антипатии) – вещи несовместимые.
Вот примерный алгоритм сообщения плохих новостей: сразу, кратко, только факты, четко, с предложением выхода.
1. Сразу.
Новость должна сообщаться, как только вам о ней стало известно. Конечно, касается это не пустяков, а вещей, которые могут повлиять на экономические показатели работы. Затянули с сообщением – виноваты. По-настоящему плохая новость – запоздавшая новость.
2. Кратко.
Деловое сообщение, тем более экстренное, должно быть коротким. Самый дорогой ресурс – время и злоупотреблять им нельзя. Излишнее обсасывание – не американский стиль.
3. Только факты.
Сообщается лишь самое важное и в той последовательности, как произошло. Без всяких ваших комментариев и мнений. Обсуждение возможно, но позднее.
4. Четко.
По сути, конкретно, в характерном для вас стиле. Получится? Если сообщение важное, и вы в себе не уверены, целесообразно его записать и даже прорепетировать.
5. С предложением выхода.
Это не строго обязательно и делается только после того, как изложены все чистые факты. Теперь допустимо кратко привести вашу позицию и дать вариант решения.
Считается хорошим тоном, когда деловые отношения прозрачны: всем и все ясно, недомолвок нет, все новости сразу приносятся начальству....