Сначала внесите такие ошибки в таблицу Заказы , просто создав дубликаты существующих записей.
1. Откройте базу данных Отдел продаж .
2. На вкладке Создание в группе Другие нажмите кнопку Конструктор запросов .
3. В окне Добавление таблицы дважды щелкните кнопкой мыши на названии таблицы Заказы . Нажмите кнопку Закрыть .
4. На вкладке Конструктор в группе Тип запроса выберите команду Добавление . Откроется окно Добавление .
5. В раскрывающемся списке выберите название результирующей таблицы – Заказы . Установите переключатель в положение В текущей базе данных . Нажмите кнопку ОК .
6. Дважды щелкните кнопкой мыши на названиях полей Дата , Товар , Количество , Сумма , Клиент , чтобы добавить поля в выборку.
7. В бланке запроса в строке Добавление для каждого поля выборки укажите поле назначения, совпадающее с исходным полем, выбирая названия полей из раскрывающегося списка.
Текст итогового запроса с объединением приведен в листинге 6.15.
...8. Перейдите на вкладку Конструктор и выберите команду Выполнить . Откроется окно подтверждения операции добавления.
9. Нажмите кнопку Да .
10. Откройте таблицу Заказы (рис. 6.30).
Рис. 6.30. Таблица Заказы после выполнения запроса на добавление
Теперь таблица Заказы содержит некорректные данные, которые необходимо исправить. Для этого используйте мастер запросов.
1. На вкладке Создание в группе Другие нажмите кнопку Мастер запросов . Откроется окно Новый запрос (рис. 6.31).
Рис. 6.31. Окно Новый запрос2. Теперь выберите пункт Повторяющиеся записи , а за тем нажмите кнопку ОК . Откроется окно Поиск повторяющихся записей (рис. 6.32).
Рис. 6.32. В этом окне нужно указать таблицу для поиска повторяющихся записей3. Укажите таблицу Заказы и нажмите кнопку Далее .
4. Выберите поля Дата , Товар , Клиент (рис. 6.33) и нажмите кнопку Готово .
Рис. 6.33. Здесь следует задать поля с повторяющимися значениямиБудет выведен список повторений по таблице Заказы (рис. 6.34).
Рис. 6.34. Результат поиска повторяющихся записейЕсли записи различаются значениями других полей, не вошедших в выборку, возможно, лучшим способом удаления будет удаление записей вручную, ведь только вы знаете критерий, по которому можно отделить корректные записи от ошибочных.
В данном случае записи действительно полностью одинаковые, и процесс их удаления хотелось бы автоматизировать запросом. Если просто преобразовать данный запрос на выборку в запрос на удаление, то удалятся все повторяющиеся записи. Обычно все же требуется оставить по одному экземпляру записей.
Чтобы получить желаемый результат, следуйте нижеприведенным действиям.
1. Добавьте в таблицу временное поле Сохранить логического типа. Это поле будет хранить значение 1 , если запись требуется оставить, и значение 0 – если удалить.
2. Оставьте все записи с минимальным значением поля Номер . Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке вкладки запроса. Выберите пункт контекстного меню Режим SQL .
3. Скопируйте содержимое листинга 6.16 в запрос....Как видите, запрос является запросом на обновление, но в качестве условия используется упрощенный запрос на выборку, составленный мастером запросов. Запись помечается только в том случае, если ее номер совпадает с минимальным значением номера в ее группе дубликатов.
4. Перейдите на вкладку Конструктор и выберите команду Выполнить . Откроется окно подтверждения операции обновления.
5. Нажмите кнопку Да .
6. Откройте таблицу Заказы (рис. 6.35).
Рис. 6.35. Результат выполнения запроса
Теперь осталось удалить повторяющиеся записи с неустановленным флажком.
1. Откройте мастер запросов, как было описано выше. Выберите пункт Повторяющиеся записи и нажмите кнопку ОК .
2. Добавьте поля Товар , Дата , Клиент и нажмите кнопку Далее .
3. Добавьте поле Сохранить (рис. 6.36) и нажмите кнопку Готово .
Рис. 6.36. Окно поиска повторяющихся записей4. Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке вкладки запроса. Выберите команду Конструктор .
5. В бланке запроса в строке Условие отбора для поля Сохранить введите 0.
6. На вкладке Конструктор в группе Тип запроса выберите команду Удаление .
Результирующий бланк запроса на удаление показан на рис. 6.37.
Рис. 6.37. Результирующий бланк запроса на удалениеТекст запроса на удаление приведен в листинге 6.17.
...7. Перейдите на вкладку Конструктор и выберите команду Выполнить . Откроется окно подтверждения операции удаления.
8. Нажмите кнопку Да .
9. Откройте таблицу Заказы и удалите поле Сохранить .
Таким образом, таблица Заказы приведена в исходное состояние, и все некорректные записи удалены.
Резюме
В данной главе вы узнали, что такое запросы на изменение и каких типов они бывают, научились преобразовывать запросы на выборку в запросы на изменение и выполнять эти запросы.
На практических примерах были рассмотрены случаи применения запросов на создание таблиц, добавление и удаление записей, обновление данных. Сфера применения запросов на изменение очень широка, поэтому приведенные примеры стоит рассматривать как общую концепцию построения запросов. Комбинирование различных условий выборки, объединений таблиц, встроенных функций, прямого редактирования SQL позволяет решить все задачи, которые могут возникнуть при работе с базами данных.
Глава 7 Создание и печать отчетов
Автоматическое создание отчета на основе данных таблицы или запроса
Создание отчета с использованием мастера
Экспорт отчетов Access
Создание снимков отчета и работа с ними
Режимы работы с отчетами
Форматирование элементов отчета
Панель элементов
Изменение свойств отчета и его элементов
Оформление внешнего вида отчета
Применение автоформата для отчета
Предварительный просмотр и печать отчета
Резюме
Чтобы получить наиболее полное представление о данных, содержащихся в таблицах и запросах, а также для удобства их использования и наглядности отображения, вся необходимая информация представляется в форме отчета. В данной главе вы узнаете об основных способах создания отчетов и редактирования уже готовых, научитесь работать с отчетами различной степени сложности, а также ознакомитесь с другими возможностями, предоставляемыми для этого программой Access 2007.
Автоматическое создание отчета на основе данных таблицы или запроса
Процесс создания отчета необходимо начинать с выбора полей, которые должны входить в отчет, а также определения таблиц или запросов, в которых эти поля находятся. Возможно, что при создании отчета вам могут потребоваться данные какой-нибудь одной таблицы, но чаще всего в нем должна содержаться информация из нескольких таблиц. В таком случае сначала должен быть создан запрос, который будет объединять в себе все нужные поля, взятые из разных таблиц.
Наиболее простым способом, позволяющим быстро решить эту задачу, является использование инструмента автоматического генерирования отчетов. Данное средство позволяет сформировать отчет, включающий в себя все необходимые записи используемой таблицы или запроса, что, в свою очередь, дает возможность быстро просматривать необходимые базовые данные. После этого отчет может быть изменен и сохранен в нужном виде.