Рис. 9. Эффективность и стоимость программ противодействия откатам
Даже если все с виду благополучно, то самые грубые оценки ущерба от завышения закупочной цены можно сделать исходя из общего объема закупок за период и размера превышения среднерыночных цен, обнаруженных в результате выборочных проверок. Исходя из этих оценок, планируемых целей, рыночной ситуации, а также особенностей закупочных бизнес-процессов, определяется бюджет мероприятий по противодействию откатам.
Определим основные характеристики организации, в которой закупщики берут откаты. Как правило, откаты процветают при следующей ситуации в сфере закупок.
♦ За сбор информации, первичные переговоры с поставщиками, принятие решения о закупке и сопровождение сделки отвечает один человек (наемный сотрудник).
♦ Контроль действий закупщика отсутствует или неэффективен.
♦ Система стимулирования сотрудников в сфере закупок отсутствует или неэффективна.
♦ Система закупок на предприятии работает в аварийном режиме. Приведем пример. На крупном предприятии план отгрузок и план производства все время менялись, и что будет производиться завтра, решалось накануне вечером. Если производство в таком режиме работать еще может, то его снабжение сырьем и материалами практически нереально (ведь даже тара нужна разная). Ситуацию могло бы спасти наличие запасов, но склад был маленьким, а номенклатура большой. Исходя из номенклатуры и объемов закупки склад нужен в пять раз больше и дополнительных оборотных средств (которых, конечно, нет) тоже примерно столько же. Все эти факторы в результате приводят к закупкам в авральном режиме в течение короткого периода времени, когда приобрести что-либо по оптимальной цене практически невозможно. В подобной ситуации обычно всегда можно «половить рыбку в мутной воде» [24] .Откатоопасной организации можно рекомендовать к применению следующие методы борьбы с «оборотнями в закупках»:
♦ психологические методы;
♦ регламентные методы;
♦ интернет-технологии в сфере закупок.Психологические методы
Психологические методы позволяют воздействовать на саму причину возникновения нарушений – стремление персонала к незаконной наживе. К психологическим методам относятся следующие.
Обязательные проверки кандидатов на полиграфе
Проверка кандидатов на детекторе лжи при приеме на работу в отдел снабжения и в течение работы в компании – самый объективный метод оценки достоверности предоставляемой человеком информации (существуют и другие методики, но они гораздо субъективнее). Популярность использования детектора лжи связана с тем, что достоверность проверок на нем, по мнению экспертов, составляет 80–95 %.
Проверки персонала на полиграфе называются «скрининговыми» (от англ. screening – просеивать, проверять) и составляют 70–80 % от общего количества проверок при помощи детектора лжи, остальные 20–30 % – применение во внутренних расследованиях (например, кража денег из кассы). Они позволяют узнать степень благонадежности будущих сотрудников. Для людей, которые осуществляют закупки в компании, эта степень должна быть высокой.
...Для проведения проверки необходимо обратиться к специалисту-полиграфологу. Стоимость одной скрининговой проверки колеблется от 100 до 200 у. е. Недостаток метода – неприятие проверки на полиграфе сотрудниками компании по причине того, что его использование граничит с нарушением прав личности. Поэтому о проведении периодических проверок на полиграфе сотрудника из «группы риска» следует предупреждать при приеме на работу. Интересным является тот факт, что многие кандидаты, узнав о необходимости регулярных проверок на полиграфе, отказываются от участия в конкурсе на замещение вакантной должности под разными предлогами. Данный метод хорош тем, что постоянно держит сотрудника в тонусе. Однако есть и минус – в подобных условиях «выживают» только сотрудники, обладающие повышенной стрессоустойчивостью, а таких, к сожалению, не много.
В качестве профилактики откатов стоит проводить скрининговые проверки всех кандидатов в отдел снабжения при приеме на работу, а также раз в полгода проводить плановые проверки. Если практика проверок на детекторе лжи только вводится на предприятии, то рекомендуется проведение тотальных проверок всех закупщиков с интервалом в 3–4 месяца.
Проверка рекомендаций и биографии кандидата
Проверка рекомендаций – один из самых простых и распространенных методов проверки данных о кандидате и достоверности сообщенной им информации. Позволяет отфильтровать кандидатов с судимостями и увольнениями за откаты (если «сдадут» бывшие работодатели). Хотя в ряде случаев получаемая при проверке информация бывает недостоверна и носит очень субъективный характер.
При проверке старайтесь общаться не только с рекомендателями, указанными соискателем, но также и с непосредственными руководителями соискателя на прошлых местах работы. Для этого через открытые источники (информационные справочники) найдите контактные данные компаний, где работал ваш соискатель, и переговорите с бывшими работодателями.
Некоторые компании, разочаровавшись в субъективности получаемой информации, полностью отказались от использования рекомендаций и проверки фактов биографии кандидатов. Несмотря на неоднозначность, информация и контакты с людьми, знающими кандидата, позволяют обезопасить организацию от мошенников. Если в резюме сказано, что человек работал специалистом по закупкам, а в действительности он был только кладовщиком, то это должно уже насторожить менеджера по персоналу. Таким образом, собранная информация должна подтвердить или опровергнуть сформировавшееся в результате отбора представление о кандидате, а также дать направление для дальнейшей оценки соискателя, не более того.
Создание корпоративного кодекса, включающего в себя правила корпоративной этики
Само по себе наличие корпоративного кодекса в компании не влияет на стремление персонала к незаконной наживе. Корпоративная этика противодействует откатингу только при наличии в организации сильной корпоративной культуры, накладывающей табу на откаты и прочие проявления «благодарности со стороны». В качестве примера приписывания противооткатных норм в корпоративном кодексе можно привести кодекс корпоративной этики ОАО «Альфа-Банк».
Выдержка из кодекса корпоративной этики ОАО «Альфа-Банк».
5.5. Сотрудник Банка не предоставляет скрытых предпочтений и преимуществ Клиентам, деловым партнерам, представителям органов государственной и муниципальной власти.
5.7. Сотрудник Банка не принимает имущество, услуги, а также не заключает договоров, предоставляющих право на получение имущества, услуг, как вознаграждения за осуществленную деятельность в качестве Сотрудника Банка.
5.8. Сотрудник Банка не принимает и не передает третьим лицам подарки в любой форме от Клиентов, деловых партнеров, их представителей или аффилированных лиц, когда их получение или передача может создать конфликт личных и корпоративных интересов, кроме случаев, когда отказ от подарка может привести к негативным последствиям для Банка, дочерних и зависимых структур.
Для того чтобы кодекс не остался формальностью, необходимо контролировать выполнение этих правил. Кроме того, необходимо уйти от двойных стандартов, когда «мы откаты клиентам даем», но «брать откаты у поставщиков запрещено». Практика показала, что для маленьких фирм кодекс неактуален, а в больших компаниях необходимо проделать огромную работу по его внедрению.
Провокация отката
Метод, производный от Mystery Shopping – технологии проверки качества обслуживания. Создается легенда компании-поставщика (вплоть до простенького сайта в Интернете), формируются прайсы на продукцию, и под видом представителя поставщика контролер обращается в отдел закупок и предлагает откат. В случае согласия закупщика увольняют, подняв большой внутрифирменный скандал. После этого сотрудников уведомляют, что подобным методом тайной проверки руководство намерено пользоваться и впредь. Опытные закупщики на такие провокации обычно не ведутся, а проводят одну-две сделки без откатов для того, чтобы проверить нового поставщика.
«Прослушка» и контроль переписки
Во-первых, это незаконно – нарушаются конституционные права личности. Прослушивать переговоры имеют право только правоохранительные органы при наличии судебной санкции. Есть даже факты возбуждения уголовных дел по факту «прослушки» разговоров сотрудников. Но умный сотрудник и так не будет вести переговоры об откате по служебному телефону. Зачем подставляться, если есть мобильники?
Образцовое наказание попавшегося на откате закупщика