• участники не прерывают докладчиков, откладывая вопросы до наступления специально выделенного времени после каждого пункта повестки или до сессии вопросов и ответов в конце собрания;
• участники не прерывают друг друга в середине предложения, а поднимают руку, чтобы их выслушали следующими.
Пожалуйста, избегайте реакций вроде «плавали, знаем». Не критикуйте, а предложите более достойную идею.
Создайте собственные правила этикета, которые будут подходить культуре вашей компании. Много лет назад, оказавшись в комнате для совещаний компании IBM в Вермонте, мы обнаружили одну запоминающуюся настенную вывеску. На ней были написаны простые слова.
ВЕРНОСТЬ ОТСУТСТВУЮЩИМ НА СОБРАНИИ СОТРУДНИКАМ
Вероятно, это означает «не вини сотрудников, которые сейчас не сидят здесь». (Будем считать это по-настоящему приятным лекарством от неприятного поведения, которое иногда вызывают собрания.)
СамопроверкаКаковы ваши успехи в избегании ловушки плохо проведенных собраний? Оцените себя по следующим вопросам, затем повторите это через 30 дней. Простого ответа «да/нет» будет достаточно.
Вопросы
1. Перед любым собранием, которое я созываю, участники заранее получают спланированную по времени повестку.
2. Редкие срочные собрания мы начинаем с создания повестки.
3. Мои собрания начинаются и заканчиваются вовремя.
4. Наши спланированные по времени повестки, разосланные перед большими собраниями, позволяют ввести «плавающую явку»: сотрудники присутствуют только на тех частях, которые имеют к ним отношение.
5. Когда всплывают темы, не стоящие в повестке, мы помещаем их на доску для дополнительных вопросов, чтобы разобраться с ними на последующих собраниях или принять решения вне собрания.
6. Я представляю топ-менеджерам новые или нестандартные идеи в частном порядке, а не на собраниях.
7. Мы соблюдаем «этикет собраний», чтобы выполнять свою работу, избегая соперничества.
Итоги ________
Глава 11 Мир стал виртуальным
На протяжении веков весь мир с осуществляемой в нем морской торговлей жил по среднему времени по Гринвичу. Затем появился атомный стандарт времени, который стал управлять «космической гонкой» и наделил интернет новым уровнем точности. Сегодня миллионы людей живут в реалиях нового явления, называемого виртуальное время, и способны ежечасно погружаться в электронное рабоче-игровое пространство. В хорошие дни оно увлекает, веселит, информирует и очаровывает нас с ошеломительной скоростью, а в плохие, когда падает сеть или садятся батарейки, оно запутывает, лишает сил и поглощает нас.
И все же гениальность инженеров-электронщиков обеспечивает удивительную надежность кибертехнологий и постоянное обновление техники, благодаря которому мы не сходим с кривой обучения, как с американских горок.
Но не всем это нравится. Вы наверняка слышали о знаменитых «уклонистах». По сообщениям в прессе, некоторые широко известные СЕО отказались связываться с цифровыми технологиями. Дональд Трамп (не нуждающийся в официальном представлении) и Коллин Барретт, СЕО компании Southwest Airlines, входят в число этих немногих «белых ворон». В действительности многие не столь выдающиеся менеджеры до сих пор предпочитают ручку и бумагу. Некоторые из них время от времени даже пользуются обычным телефоном или, как Ричард Брэнсон из Virgin Airways, всегда держатся от сотовых телефонов на безопасном расстоянии в полметра. Другие, как в свое время луддиты[5], утверждают, что проверенные временем блокноты и стикеры не нуждаются в электричестве, поддержании в исправном состоянии и батарейках. Они редко привлекают воров и могут быть использованы во время скучных звонков – ведь с ними не будет предательского стука по клавиатуре, который может вас выдать.
Некоторые из нас хотят идти практичным срединным путем, разумно смешивая обычные и высокотехнологичные средства. Но влияние технологий заставляет приспосабливаться. Иные футуристы предсказывают, что скоро нам в мозг внедрят незаметный чип, чтобы можно было передавать мысли, минуя утомительные манипуляции с экранами или клавишами.
Как у вас обстоят дела с кривой электронного обучения?
Вот прибыло новое блестящее оборудование или программные средства, и вы должны их обкатать. Необходимо уделить этому время, прежде чем вы начнете пожинать плоды новых скоростей, обещанных таким усовершенствованием. Это сэкономит ваше время, но не сразу.
Если вы управляете небольшим бизнесом, то можете ускорить обучение, взяв несколько уроков в компьютерном магазине или вечерней школе. Это оградит вас от бесконечных поисков на страницах невразумительных инструкций. Другой вариант – достаньте одну из замечательных книг из уже упоминавшихся серий For Dummies или Idiot’s Guide либо обучающие видео.
Как только исследование интернета станет для вас, как и для миллионов людей, увлекательным занятием, появится следующая большая трудность – сохранить концентрацию. Мы, представители поколения интернета, всегда находимся в поиске чего-то нового и большого: быстрое перемещение – наша любимая форма движения, а скорость – демон, подгоняющий нас.
Скорость подстегивает ожиданияНа работе при легкости и скорости пользования электронной почтой и смартфонами ваш начальник и клиент могут круглосуточно требовать от вас ответов. Несмотря на то что способность быстро откликаться дает преимущество в конкурентной борьбе, ваши незамедлительные услуги сделают вашего клиента ненасытным – больше услуг и еще быстрее! Несомненно, люди, с которыми вы общаетесь, уже ожидают получения ответа со скоростью передачи запроса.
Если вы не дадите понять обратное, то сотрудники будут думать, что вам не нужно время на следующее:
1) – изучение;
2) – получение консультаций;
3) – принятие решений;
4) – совершение действий;
5) – предложение вариантов.
При действительной необходимости в любом из перечисленных пунктов (а она у вас, вероятно, есть) вам захочется настойчиво сообщать об этом как можно раньше и чаще, чтобы направлять ожидания других людей.
Используйте технологии в свою пользуПри обдуманном управлении средства, предоставляемые технологиями, помогают миллионам людей успешнее и быстрее управлять множественными приоритетами. Вот свидетельство, которое легко может иметь к вам отношение.
Живые голосаВот что говорит Крис Тодиско, директор по обеспечению качества в большой инвестиционной компании на востоке США:
Мой любимый инструмент экономии времени? Это смартфон. Я могу отслеживать электронные письма и расписание, когда сижу в служебном автомобиле, еду на работу в поезде или ожидаю начала встречи. Он позволяет мне с пользой проводить время, которое иначе было бы потеряно. С его помощью я могу участвовать в виртуальных встречах, проходящих почти повсюду.
На работе я бы потерялась без программы Outlook, и еще я большой фанат цветных флажков, помогающих в отслеживании. Каждому члену команды я присвоила цвет; потом, во время индивидуальных планерок, очень легко просмотреть все не выполненные каким-либо сотрудником части работы.
Неизбежные требования в сфере электроники
Если у вас имеются такие полезные средства, вам надлежит хорошо заботиться о них. Каким бы ни был ваш уровень ответственности, организация полагается на вас:
• обеспечивайте безопасность данных и оборудования, порученных вам;
• препятствуйте появлению у вас зависимости от интернета.
Для подтверждения этих требований давайте подробно рассмотрим некоторые виды средств и тактик.
Обеспечьте безопасность доверенных вам данных и оборудования• В крупных компаниях система безопасности применяется в обязательном порядке. Однако если вы владеете небольшой компанией, то должны установить такую систему, выбрав ее самостоятельно.
• Своевременно обращайте внимание на предупреждения антивирусных программ, когда ведете поиск в интернете или скачиваете приложения. Вирусы и «черви»[6] могут вывести ваш компьютер из строя.
• Задавайте установки для блокирования нежелательного трафика, затем фильтруйте и храните нужные вам данные в определенном порядке.
• Если в вашем компьютере нет такой встроенной функции, как резервное копирование файлов, то настройте ее для сохранения всей незавершенной работы. Сотрудники по-прежнему теряют ценный труд из-за своей беспечности. На восстановление, если оно вообще возможно, могут уйти часы или дни.
• Раз в месяц или чаще удаляйте старые письма, приложения и файлы, чтобы не переполнять память устройства. Храните их, распределяя по теме, проекту или клиенту – в зависимости от того, что подходит вам больше всего.