По завершении этого короткого процесса вы сможете составить Список дел на день. Можно пометить некоторые пункты основного списка дел тэгом «сегодня», а потом установить программу таким образом, чтобы видеть только их. Можно составить список дел на сегодня на листе бумаги или на бумаге для заметок, если это поможет вам сосредоточиться.
Возможно, вам захочется отвечать на вопросы Ежедневного чек-листа несколько раз в день, корректируя Список дел, – например, когда вы занимаетесь разборкой электронной почты или другими делами на этапе сбора и фиксации, а также организации. Это поможет вам окончательно понять, сколько времени можно потратить на реальные действия. Ритуальная пятиминутка – и вы ощущаете себя другим человеком! Вы смогли определить все – и время, и внимание, и приоритеты, и тактику, и планы!
КАК ВЫДЕЛИТЬ ВРЕМЯ ДЛЯ ОБЗОРА И АНАЛИЗА В УСЛОВИЯХ НЕДОСТАТКА ВРЕМЕНИ
Очень легко пропустить этап обзора и анализа, если он не стал для вас привычкой. Вы приходите в офис и сразу же включаете электронную почту. Информационный поток немедленно подчиняет вас приоритетам других людей. А ведь вы могли выделить время на то, чтобы подумать о собственных приоритетах! Составление Еженедельного чек-листа тоже можно пропустить, если к пяти часам у вас скопится целая куча дел и все они необходимые. Однако не стоит воспринимать этап обзора и анализа как некую роскошь или тяжкий груз. Эти чек-листы экономят ваше время, избавляют от стресса, помогают правильно направить свое внимание и превращают работу в спокойное раскладывание вишенок на пирожные. Чек-листы – необходимость и большая ценность. А время, потраченное на них, обязательно принесет плоды.
ГДЕ ХРАНИТЬ ЧЕК-ЛИСТЫ
Основная часть этого упражнения – выбор предложений из всех списков для каждого из пяти этапов составления Еженедельного чек-листа. Однако прежде чем мы к этому приступим, давайте подумаем о том, где следует хранить чек-листы. Вариантов несколько.
✓ Программное приложение. Некоторые из приложений, которые мы обсуждали (в частности, OmniFocus или Nozbe), имеют разделы, предназначенные для обзора и анализа. Подобные же разделы есть в большинстве сходных приложений, но, пользуясь ими, вы должны сохранить ощущение «пути»: вам нужно разработать собственный порядок проверки и расположения всех элементов чек-листа.
✓ На бумаге. Используйте первые страницы своего ежедневника или блокнота.
✓ Документ Word или нечто аналогичное. Это прекрасная возможность каждую неделю печатать новый список, а потом практически вычеркивать действия одно за другим.
✓ Любая система, где вы храните справочные материалы (Evernote, OneNote, Outlook и др.). Вы можете делать распечатку каждую неделю. Кроме того, можно сопоставлять этот контрольный список со всеми другими, которые вы используете.
Лично я пользуюсь документом Word и печатаю стопку новых еженедельных чек-листов каждые 10 недель. Их я ношу с собой в сумке для ноутбука, чтобы они всегда были при мне. Если вдруг мне захочется заняться обзором и анализом, я достаю распечатку – и могу сделать это в любом месте. Кроме этого, при мне всегда и Ежедневный чек-лист, который хранится в Outlook и Evernote. Составление Еженедельного чек-листа не должно быть исчерпывающим и сложным. В нашем упражнении вам следует выбрать те элементы, которые важны именно для вас, а не брать абсолютно все.
Возможно, по прошествии времени вы сочтете нужным изменить свой чек-лист, добавить новые, более креативные вопросы или удалить то, что оказалось не столь актуальным, чем казалось прежде. Я пересматриваю свои чек-листы каждые три-шесть месяцев, поскольку моя жизнь и работа не стоят на месте. Пересмотр процесса обзора и анализа – дело непростое, но все же этим стоит заняться!
Упражнение: разработка собственного еженедельного чек-листа
Перед вами пять этапов составления Еженедельного чек-листа и ряд предложений, которые помогут вам разработать собственный вариант. Можете заглянуть на сайт http://www.thinkproductive.co.uk/productivity-ninja-resources/ и скачать там шаблон Еженедельного (и Ежедневного) чек-листа. Разрабатывая собственный контрольный список, выберите то, на чем нужно сосредоточиться в процессе обзора и анализа. Сделав это, перенесите окончательный вариант чек-листа в документ Word или в свой календарь. Не забывайте: вам не обязательно брать абсолютно все! Возьмите только то, что вам нужно. Не перегружайте себя.
Мои пять этапов составления еженедельного чек-листа
ЭТАП 1: ПРОРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ
Сбор:
Почта, внутренние бумаги (проверить стол, ящики, сумку, другие места, где могут храниться бумаги).
Заметки с совещаний.
Подтверждения расходов / чеки в бумажнике/кейсе/сумке. Сложить все найденное в лоток «Входящие».
Что-то еще? Сложить все найденное в лоток «Входящие».
Фиксация идей, мыслей, навязчивых тревог, забот и прочего.
Подумайте о следующем:
Что произошло на прошлой неделе?
Над чем я работаю?
О каких проектах я думаю? Почему?
Разговоры с руководством.
Разговоры с коллегами.
Разговоры с клиентами/покупателями/акционерами.
Семейные события и личные проблемы, которые требуют моего внимания.
Организация. Очистка информационных потоков и переход к процессу принятия решений в стиле ниндзя. Внесение новых действий в основной список дел. Нужно убедиться, что я полностью очистил:
Электронную почту
Блокнот
Голосовую почту
Лоток «Входящие»
Сообщения в социальных сетях
Другие информационные источники
ЭТАП 2: АКТУАЛИЗАЦИЯ ВТОРОГО МОЗГА
Календарь / Ежедневник:
Проанализировать все события моего календаря за последние две недели – нужно ли что-то еще по ним сделать?
Проанализировать три следующие недели – есть ли новые действия?
Если календарь ведется в бумажном виде, убедиться, что те же самые действия отмечены в календаре Outlook!
Если в офисе есть настенный календарь командной работы, убедиться в его соответствии моему календарю.
Обдумать дела, отмеченные в ежедневнике. Оценить необходимость первоначальных переговоров или планов поездок: бронирование билетов на самолет или поезд, гостиниц и т. п.
Основной список дел:
Выявить выполненные задания и вычеркнуть их.
Просмотреть оставшиеся и убедиться, что я отчетливо представляю себе их выполнение.
Список «Ожидание»:
Есть ли в списке что-то такое, чего я уже не жду? Эти пункты можно удалить.
Написать короткие письма относительно тех ожидаемых дел, которые стали срочными.
Добавить в список те пункты основного списка действий, которые зависят от действий других людей.
Список проектов:
Есть ли завершенные проекты или те, которые потеряли актуальность?
Нужно ли добавить новые проекты?
Есть ли у меня дополнительные проекты, осуществляемые другим образом (например, командные и т. п.)? Если есть, их нужно включить в список проектов, чтобы все собиралось в одном месте.
ЭТАП 3: ПРЕДУСМОТРИТЕЛЬНОСТЬ
Список проектов:
Просмотреть все проекты и убедиться, что по каждому в Основной список дел добавлены необходимые конкретные действия. В Основном списке дел должен быть хотя бы один пункт, связанный с каждым проектом.
Обдумать все проекты на стратегическом уровне. Что еще нужно сделать?
Основной список дел:
Определить главные сферы действий на следующую неделю.
Определить приоритеты.
Какие пункты списка нужно вычеркнуть на грядущей неделе, чтобы считать ее успешной?
Сделать пометку в календаре и обозначить приоритетные задачи.
Какие действия требуют проактивного внимания? Особо выделить их в ежедневнике.
Парк хороших идей:
Надо ли что-то пересмотреть и осуществить?