СТАЦИОНАРНЫЙ КОМПЬЮТЕР
✓ Как выглядит экран вашего компьютера? На нем миллион маленьких иконок старых документов Word или картинка с изображением красивого озера, окруженного горами? Компьютер – это надежная сокровищница, где хранятся два типа файлов и папок: сверхполезные и абсолютно бесполезные. Лень заставляет нас сохранять важные документы на компьютере, вместо того чтобы рискнуть – и перенести их в более подходящее для этого место! Боже сохрани нас от использования функции «Поиск» для файла, если мы не нашли его мгновенно! И в результате наш компьютер превращается в еще один «сборный пункт». Но и ему требуется организация. Попробуйте создать папку «Входящие» и регулярно складывайте в нее все случайные документы. Когда документов накопится достаточно много, потратьте несколько минут на перемещение их в новые места – и, конечно же, на удаление всего, что вам больше не нужно!
Минимальное количество «сборных пунктов»
Разрабатывая систему эффективности и определяя места сбора информации, стоит вспомнить, что ваша работа заключается не только в сборе, но и в удалении! Постарайтесь разработать свою систему таким образом, чтобы вам было максимально удобно пользоваться ею. Например, если вы будете знать, что вам нужно проверить три папки «Входящие», а не одну, как сейчас, то вам просто не захочется этого делать – особенно если папки эти пусты. Поэтому можно по-прежнему направлять все электронные письма в одно место, что избавит вас от психологической неприязни и сэкономит время на разборку почты. Попробуйте направлять сообщения социальных сетей на тот же электронный адрес – для этого нужно всего лишь потратить пару минут на изменение настроек своих страничек. Но делайте это только в тех случаях, если это действительно избавит вас от постоянной проверки своих аккаунтов – вам же не нужен лишний и бессмысленный отвлекающий фактор!
Упражнение: сокращение количества «сборных пунктов»
Прежде чем начать использовать систему эффективности CORD, нам нужно убедиться в том, что мы правильно ее построили. Для этого упражнения надо составить список «сборных пунктов» вашей системы. Это могут быть средства, которые вы уже применяете, новые средства или новые способы использования старых средств. Важно ответить на один вопрос:
Как я могу убедиться, что собрал и упорядочил всю информацию, которая определяет необходимые действия?
На диаграмме модели эффективности CORD вы видите, что мы собираем все документы, письма, электронные письма, заметки с совещаний, идеи из разговоров, заметки – в телефоне и в других местах, выбранных для фиксации идей и сведений.
Однако существует огромная разница между убеждением, что все собрано в нужном месте, и подозрениями, что, несмотря на все усилия, что-то все же ускользнуло, поэтому я предлагаю вам на следующей странице составить собственный список.
Мои «сборные пункты»
1.
………………………………………………………………………………………………………
2.
………………………………………………………………………………………………………
3.
………………………………………………………………………………………………………
4.
………………………………………………………………………………………………………
5.
……………………………………………………………………………………………………….
6.
……………………………………………………………………………………………………….
7.
……………………………………………………………………………………………………….
8.
………………………………………………………………………………………………………
9.
……………………………………………………………………………………………………….
10.
……………………………………………………………………………………………………….
11.
……………………………………………………………………………………………………….
12.
……………………………………………………………………………………………………….
13.
……………………………………………………………………………………………………….
14.
……………………………………………………………………………………………………….
15.
……………………………………………………………………………………………………….
А теперь, когда вы составили свой список «сборных пунктов», подумайте, можно ли как-то изменить свои привычки, с тем чтобы количество таких «сборных пунктов», которые приходится регулярно опустошать, уменьшилось? Можно ли использовать новое средство? Или можно что-то совместить? Помните: вам нужно не только регулярно проверять, но и очищать каждый из этих «сборных пунктов», поэтому лучше, если их будет не более десяти. Составьте окончательный список этих «сборных пунктов» и тех перемен, которые вы уже осуществили или собираетесь осуществить, ответив на заданный вопрос.
Окончательный список «сборных пунктов»
1.
………………………………………………………………………………………………………
2.
……………………………………………………………………………………………………….
3.
……………………………………………………………………………………………………….
4.
……………………………………………………………………………………………………….
5.
……………………………………………………………………………………………………….
6.
……………………………………………………………………………………………………….
7.
……………………………………………………………………………………………………….
8.
……………………………………………………………………………………………………….
9.
……………………………………………………………………………………………………….
10.
……………………………………………………………………………………………………….
Упражнение: глобальный сбор и фиксация информации
Мы хотим создать систему и запустить ее в действие, поэтому давайте начнем с упражнения, которое поможет нам приступить к этому процессу. Это упражнение мы выполняем на некоторых наших семинарах – причем со всеми участниками: от руководителей высшего звена до секретарей, от землевладельцев до молодых специалистов, от веб-дизайнеров до учителей. Обычно это упражнение вызывает две реакции. Одни находят его замечательным и восхитительным. Эти люди с удовольствием избавляются от мыслей о документах. Другим же упражнение дается очень тяжело, потому что они сталкиваются с серьезнейшим сопротивлением. Им кажется, что они теряют контроль над ситуацией, пусть даже временно. Если вы относитесь ко второй категории, то просто доверьтесь мне. Я знаю, что будет дальше. И обещаю, что вы обязательно почувствуете себя лучше! У некоторых людей выполнение этого упражнения занимает больше часа, поэтому отведите на него достаточно времени (в конце желательно потратить пять минут на отдых, поскольку работа предстоит очень интенсивная)! Я рекомендую проделать это упражнение дома или в офисе, либо там, где вы сможете воспроизвести все условия (то есть не пытайтесь заниматься этим в переполненной электричке).
ШАГ ПЕРВЫЙ
Найдите лоток для бумаг – дома или на работе. Если у вас нет специального лотка, возьмите коробку или что-то в этом роде. Главное, чтобы туда помещался лист бумаги формата А4.
ШАГ ВТОРОЙ
Возьмите ручку и стопку бумаги для заметок или блокнот.
ШАГ ТРЕТИЙ
Оторвите небольшую полоску бумаги и напишите на ней то, что занимает ваши мысли, поскольку еще не сделано. Записав, положите полоску в свой лоток. В данный момент это именно то, что вас мучит, занимает все ваши мысли или остается неуловимым ощущением того, что по какому-то проекту нужно что-то сделать.
ШАГ ЧЕТВЕРТЫЙ
Повторяйте третий – снова, и снова, и снова… и снова.
СОБЛЮДАЙТЕ НЕСКОЛЬКО ПРАВИЛ: