Получив такие данные, руководитель смутился, но спорить с имеющимися результатами ему было сложно, поскольку он самостоятельно стандартизировал все процедуры своих подчинённых и сам же проводил их нормирование и учёт (конечно, под присмотром эксперта). Теперь нам обоим стало понятно, что для приёма 10-го сотрудника в отдел нет оснований. Более того, нам обоим стало понятно, что от 5 сотрудников из имеющегося количества человек в отделе нужно избавляться, они просто лишние. Хочу заметить, что самостоятельное осознание руководителем отдела реальной эффективности работы отдела – это и есть часть работы по мягкому внедрению изменений. Сопротивление руководителя отсутствует, в его голове теперь присутствует эмоция: «я оплошал» и вопрос: «что делать?». Далее мне осталось оказать ему поддержку и помочь выправить ситуацию. Т.е. полученные данные сыграли роль «плохого полицейского», но на них обижаться бессмысленно. Я же далее сыграл роль «хорошего полицейского» и получил доверие руководителя Оперативного отдела, став его помощником в решении сложного вопроса. Это и есть элементы нематериальной мотивации и среды, которые также имеют важное значение в работе с персоналом и способствуют повышению результативности его работы.
Изменение сознания (стыдно, когда видно… или пора уходить, здесь нужно работать…)
Получив нормативы на работы, мы стали ежемесячно получать числовые данные о реальной загруженности персонала. И вот какие странные события в дальнейшем начали происходить в отделе с подчинёнными (как и во всех отделах, где проводились подобные мероприятия). Поняв, что сейчас их «безделье» будет оцифровано, то есть это станет видно всем, сотрудники без каких-либо разговоров и уговоров сами начали повышать свою загруженность, беря на себя ту работу, от которой ещё вчера отмахивались. Конечно, это желание не заставило персонал работать на 100% от возможного, но как минимум руководитель отдела увидел, что его подчинённые с удовольствием взяли на себя ту часть работы, на которую он планировал брать дополнительного сотрудника. Таким образом, средняя загруженность персонала с момента организации точного учёта работ и перевода его в числовой параметр временной загруженности выросла до 54% (период «Б» на рис. 21). Здесь я должен пояснить, что период «Б» длился почти год. Т.е. проект по повышению эффективности работы персонала в Оперативном отделе не закончился в момент первого повышения производительности. Но из-за определённых внутренних обстоятельств компании был поставлен на паузу до октября 2015 года. Тем не менее персоналу фактически было стыдно работать с показателем загруженности в 35%. Да и витание в атмосфере отдела мнения о том, что сотрудников с наихудшим показателем временной загруженности могут сократить, мотивировало персонал не отставать друг от друга, что вынуждало их держаться поближе к результатам наиболее загруженного сотрудника в своём отделе.
Рис. 21.
В отделе также работали и те сотрудники, которые были не готовы работать интенсивнее, чем на 30%. Они поняли, что их комфортному времяпровождению близится конец, после чего один за другим ушли из компании, оставив свою часть работы на тех, кто решил остаться, не испугавшись повышения интенсивности труда. На рис. 22 видно, как в период с сентября 2014 года по январь 2015 года из отдела ушла почти половина персонала.
Рис. 22.
Внедрение эффективной системы оплаты труда (время – деньги)
Через год после паузы в проекте я снова приступил к нему и был в предвкушении запланированного чуда, которое происходит всегда со всеми сотрудниками в любых отделах, когда внедряется эффективная система оплаты труда.
Морально подготовив сотрудников отдела к принципам начисления новой заработной платы, мы внедрили её с октября 2015 года в тестовом режиме на 2 месяца. В конце каждого месяца мы демонстрировали потенциальные размеры заработной платы каждому сотруднику, которые теперь зависели от его нормативной загруженности. И график на рис. 21 в периоде «В» показывает, как персонал вдруг «выстрелил», показав свои реальные возможности. И случился такой скачок благодаря тому, что персонал увидел и ощутил реальную зависимость размера своего заработка в новой системе оплаты труда от количественного результата своей работы. А объём работ на человека увеличился из-за того, что в октябре 2015 года ещё один сотрудник уволился из отдела. Как же было удивительно в этот момент слышать от оставшегося персонала просьбу к руководителю, чтобы он не брал нового сотрудника взамен уволившегося! Именно это я называю чудом: персонал начинает мыслить точно так же, как мыслит собственник компании! И всё благодаря идеально выстроенной обратной связи у персонала с тем, что нужно делать, чтобы заработать! Два месяца тестового режима начисления заработка (октябрь и ноябрь 2015 года) сотрудники восприняли как реальную проверку своих возможностей и понимания того, сколько они могут заработать за свои труды в новой системе.
Нужно сказать, что, когда в сентябре 2014 года завершился первый этап проекта повышения эффективности работы отдела (стандартизация и нормирование работ), персонал уже чётко понимал, что больше у него не будет шансов работать на треть от своих возможностей, а руководителю отдела было сказано, что суммарный показатель временной эффективности его подчинённых является одним из ключевых показателей его эффективности.
Время – деньги (превращение времени в «золото» компании)
Итак, как видно по графику на рис. 21, мы добились в конечном итоге более чем двукратного повышения производительности труда у персонала отдела, и, самое главное, персонал принял эту позицию с удовольствием – как «пряник», начав относиться к своей работе в унисон с позицией собственника компании. Прямо как в песне времён СССР «Нам хлеба не надо – работу давай». Внедрив в итоге с декабря 2015 года описанную в данной книге Универсальную мотивационную систему оплаты труда, мы закрепили раз и навсегда такое отношение персонала к работе. По сути, мы смогли создать систему оплаты труда, которая на высокий процент выполняет функцию системы кровоснабжения человеческого организма, о которой я писал выше: какие мышцы в организме больше работают, к тем направляется больше питательных веществ.
Выгодна ли такая система для компании? Сейчас посмотрим, как данный пример выглядит в денежных единицах и какую реальную экономию принесла данная система оплаты труда компании.
Поскольку в рассматриваемом отделе вся работа была в определённый момент нормирована и фиксировалась в базах данных, мы легко могли рассчитать себестоимость работ в данном отделе по ФОТ за любой из прошлых периодов от настоящего времени. Расчёт себестоимости по месяцам во всём периоде в разрезе ФОТ был рассчитан по формуле:
где:
ФОТ – фонд оплаты труда в отделе (за исключением руководителя);
К – количество заказов, которые были оформлены за период.
Результат расчётов приведён в графике на рис. 23.
Рис. 23.
Что видно из графика:
1. Итоговая фактическая себестоимость работ (обработки заказа) снизилась до двух раз, со 100 руб. в пике до 50 руб. в среднем в периоде «Д» на рис. 23, когда уже работала новая система оплаты труда.
2. В период с октября 2015 года себестоимость перестала «прыгать». Причина – размер заработной платы синхронизировался с количеством выполненных работ.
3. Январские всплески себестоимости в 2014-м и 2015 году не повторились в 2016-м. Причина – переход на оплату с почасовой тарификацией. Чем короче месяц, тем меньше часов будет оплачено.
4. Неэффективная доля себестоимости сходит до минимума.
Столбики графика на рис. 23 состоят из двух частей. Эффективная себестоимость (нижняя часть) – это сумма ФОТ в себестоимости, которая была обеспечена выполнением работ, неэффективная себестоимость (верхняя часть) – это сумма ФОТ, которая была выплачена, по сути, за простой персонал, но также отнесена на себестоимость работ. Для лучшего понимания сказанного опишу формулу по расчету эффективной себестоимости обработки заказа за период действия окладной системы оплаты труда в периоде «Г»:
где:
Б – это базовая часть оплаты труда (оклад);
480 – количество минут в дне;
21 – среднее количество рабочих дней в месяце;
Т – суммарное нормативное время всех фактически выполненных процедур в отделе за месяц (в минутах).
Таким образом, рассчитав стоимость минуты работы сотрудника и умножив её на количество минут, которые нужно было потратить по нормативам для выполнения фактического количества процедур, мы получили сумму заработка, которую я назвал «Эффективная себестоимость по ФОТ». Вычтя же из итогового заработка Эффективную себестоимость по ФОТ, мы получим Неэффективную себестоимость по ФОТ, которая и является живыми деньгами компании, выплаченными сотрудникам за впустую потраченное время.