Займите правильную позицию
Устраивая презентацию для небольшой группы людей, организуйте пространство таким образом, чтобы у вас за спиной была стена, а вход в помещение находился напротив вас. В таком случае люди смогут приходить и уходить, не нарушая хода встречи, а вы сможете видеть каждого из них.
Лучше всего, если столы для презентации будут расставлены в форме буквы «п», при этом вы будете выступать, находясь в открытом пространстве «внизу» буквы, а участники встречи будут сидеть по периметру с внешней стороны. Таким образом, почти все будут видеть всех, и у вас со всеми будет прямой зрительный контакт.
Нередко, однако, стулья расставляют рядами, так что все сидят лицом к вам, не видя лиц других участников встречи. При такой конфигурации у людей почти не остается возможности для коммуникации и обмена идеями, осуществляемого пусть даже одной только улыбкой, поднятием брови, пожиманием плеч и тому подобными жестами. Всегда старайтесь переставить столы и стулья так, чтобы каждый видел каждого и вас тоже.
При проведении собраний по вопросам стратегического планирования всех руководителей компании я рассаживаю с внешней стороны п-образного стола. И, когда выношу на обсуждение вопрос или идею, обхожу стол, двигаясь мимо каждого присутствующего и приглашая его ответить или прокомментировать сказанное. Я придерживаюсь этого метода ведения дискуссий уже много лет, и он неизменно доказывает свою эффективность. В результате каждому гарантируется возможность видеть и слышать говорящего, пока тот делится своими соображениями. К тому моменту, когда я дохожу до конца стола, у нас уже успевает состояться обстоятельное и всестороннее обсуждение целого ряда вопросов.
Определите дальнейшие шаги
Помните: цель любой презентации, большой или маленькой, состоит в достижении согласия по поводу осуществления некоего действия. В ходе дискуссии вам следует постоянно спрашивать: «Что мы предпримем на этом этапе? Какие действия нам следует реализовать для решения этого вопроса? Какими будут наши дальнейшие действия, если все согласны с этими выводами?»
Когда вы проводите презентацию для группы людей и от вашего коллектива требуется осуществить ряд действий, очень важно добиться согласия в том, кто именно за что будет отвечать и в какой срок все будет выполнено. Многие прекрасные презентации, по окончании которых было принято много чудесных решений, в конечном счете так ни к чему и не привели – все осталось на бумаге. Почему? Потому что никто не распределил конкретные обязанности и не определил крайний срок для выполнения согласованных в процессе обсуждения действий.
Даже если вам придется все повторить или проявить определенную требовательность и настойчивость, не смущайтесь. Если вы сами ведете презентацию, помните: исключительно важно согласовать с участниками встречи, кто и что должен будет сделать и к какому сроку. В этом и состоит конечная цель любого делового мероприятия такого рода. Ваша способность проследить и обеспечить выполнение этих действий и есть то, что придает планированию и презентации ценность.
Запишите и огласите
В любой группе людей примерно 70 процентов присутствующих оказываются визуалами, а остальные 30 процентов – аудиалами. Иными словами, семидесяти процентам аудитории, тем самым визуалам, необходимо будет увидеть факты, мысли и примеры, чтобы понять и усвоить то, что вы говорите. Тридцати процентам, составляемым аудиалами, будет достаточно услышать вас, чтобы воспринять и усвоить преподносимую информацию.
Иными словами, 70 процентов аудитории поймет вас, только если вы проиллюстрируете сказанное. Напишите черным по белому план презентации, чтобы эти люди могли следить за вашей мыслью. Чтобы представить свои основные идеи, вы можете воспользоваться PowerPoint. Только не выводите на экран все идеи разом, а лишь по очереди – по мере перехода от одной к другой во время выступления. Можно использовать также белую доску и флипчарт, чтобы записывать ключевые пункты или проиллюстрировать последствия и результаты представляемой идеи. Визуально ориентированным людям будет легко и удобно следить за вашей мыслью, если они смогут видеть, как разворачивается презентация. Аудиалы могли бы довольствоваться письменными и графическими материалами, но им будет очень приятно послушать вас. Еще они любят задавать вопросы о том, что именно имел в виду спикер, употребив то или иное слово или фразу. К этому тоже нужно быть готовым.
Покажите, скажите и задайте вопрос
Когда я только начинал делать презентации на семинарах, то использовал главным образом флипчарты. Затем перешел к белой доске. Сегодня я предпочитаю оверхед– или медиапроектор. Так я могу записывать от руки ключевые пункты, а устройство проецирует их на экран за моей спиной.
В ходе выступления я рисую графики, диаграммы, схематичные изображения человечков и другие картинки, чтобы дать визуальное представление об основных идеях. Когда я хочу подчеркнуть отдельные слова или мысли, то записываю их разборчивым почерком так, чтобы люди могли их не только услышать, но и увидеть. В результате мои зрители во время презентации делают много записей. Каждый раз, когда я что-то пишу, люди тут же тоже записывают это, благодаря чему остаются активно вовлеченными в презентацию от начала и до конца.
Если вы будете только говорить без применения письменных материалов и иллюстраций, даже самые блестящие умы забудут от 80 до 90 процентов всего сказанного вами прежде, чем вы закончите говорить. Когда же вы «вещаете» и пишете, вы завладеваете вниманием как аудиалов, так и визуалов и делаете свою презентацию интересной и забавной для всех присутствующих.
Понимание предотвращает недоразумения
Если прозвучал вопрос или комментарий одного из присутствующих в зале и у вас нет абсолютной уверенности в том, что вы правильно понимаете смысл сказанного, у вас есть на выбор два варианта действия. Во-первых, вы можете перефразировать вопрос или замечание так, чтобы они звучали предельно ясно для вас самих, после чего следует сказать: «Вы об этом спрашиваете?» Во-вторых, вы можете попросить слушателя перефразировать сказанное таким образом, чтобы вы лучше поняли его мысль и удостоверились в том, что собираетесь ответить на то, о чем вас спрашивают. Например, можете сказать: «Что именно вы имеете в виду, говоря…?» Если у вас есть хоть тень сомнения, что вы точно все поняли, обязательно переспросите. Нет ничего глупее, чем ответить невпопад на неверно истолкованный вопрос или замечание.
Резюме
Сегодня же примите решение впредь тщательно готовиться к каждой групповой презентации и демонстрировать на ней лучшее, на что вы способны. Помните: ваше выступление будут смотреть и оценивать люди, которые могут существенным образом повлиять на вашу дальнейшую судьбу.
Каждый раз, когда во время встречи вы открываете рот, чтобы убедить собравшихся в своей правоте, внести вклад в поиск решения или выразить несогласие, вы продвигаетесь по карьерной лестнице вверх или вниз. В счет идет все!
Глава 7 Мастерство выступления с трибуны Как произвести впечатление на большую аудиторию
Жил да был профессиональный спикер. Однажды ему позвонил организатор мероприятия и пригласил выступить. Первый вопрос звонившего был:
– Сколько вы берете?
– Зависит от продолжительности речи, с какой вы хотите, чтобы я выступил, и от того, сколько времени понадобится на подготовку, – ответил спикер.
Тогда организатор спросил:
– Сколько будет стоить 30-минутное выступление и сколько времени займет подготовка к нему?
– Подготовка 30-минутного выступления займет восемь часов и гонорар составит пять тысяч долларов.
Организатор мероприятия был немало удивлен и спросил:
– А сколько же вы берете за полдня и сколько времени у вас уходит на подготовку к такому выступлению?
Спикер ответил:
– Если я буду выступать полдня, то на подготовку у меня уйдет три-четыре часа и вам это обойдется в четыре тысячи долларов.
– А как насчет целого дня? Сколько такая речь будет стоить?