Всего за 1699 руб. Купить полную версию
Шаг 4. Прочитайте каждое предложение по отдельности
• Что оно говорит? Можно ли неверно истолковать смысл?
• Мне нужно сказать об этом? Это повышает эффективность текста?
• Есть ли в предложении другие темы, не касающиеся главной? Если да, то можно ли вычеркнуть их или выделить в отдельное предложение?
Шаг 5. Прочитайте отрывок целиком
Получился связный текст? Добавленные слова улучшили рассказ?
Шаг 6. Тщательное редактирование
Воспользуйтесь следующими методами.
• Обобщение – может ли одно слово или фраза заменить несколько схожих? Обратите внимание на союз "и", так как иногда он указывает на лишние дополнения.
• Отказ от ненужного профессионального жаргона – вас поймет несведущий гений?
• Контроль размера предложений – постарайтесь включать в предложения в среднем не более 20 слов и варьируйте их длину как можно чаще.
Если у вас есть время:
• вычеркните лишние прилагательные/наречия;
• избавьтесь от слов "этот" и "тот", где возможно;
• исключите повторы – особенно при неоднократном использовании одного и того же описания.
Шаг 7. Перечитайте текст и проверьте правописание
Отвлекитесь ненадолго от текста, затем вернитесь к нему и перечитайте от начала до конца. Прочитайте в обратном направлении и обратите внимание на правописание.
Пример процесса составления документа вы найдете в Приложении 7.
Резюме
Лаконичность – самая эффективная форма убедительности.
• Уберите ненужный профессиональный жаргон и слишком сложные слова.
• В предложениях придерживайтесь одной основной мысли, сократите среднюю длину предложений и варьируйте ее.
• Вычеркните все слова, которые не способствуют убедительности.
• Используйте аналогии и примеры для наглядного и понятного объяснения своей идеи.
В этой главе мы коснулись принципов редактирования. Однако очень важно также понимать, когда пора заканчивать редактировать. Деловой документ – это инструмент. Если хотите забить гвоздь, вам понадобится молоток. При этом вовсе не нужен молоток высочайшего качества, идеально сбалансированный, с лазерной гравировкой. Перестаньте редактировать, как только документ окажется вполне приемлемым для выполнения своей задачи. После этого вы просто гравируете свой топор.
Глава 6
Глагол – это мощь и энергия
Глагол – рабочая лошадка любого предложения. Без глагола существительное просто сидело бы сложа руки. Прилагательные рассказывали бы о том, как прекрасно существительное, но оно все равно бездельничало бы (хотя даже этого оно не может сделать, потому что "бездельничать" – глагол). Но стоит вставить глагол, и предложение примется прыгать, скакать, петь, танцевать и носиться по странице (или просто бездельничать…).
В этом разделе мы рассмотрим:
• части речи (вспомним грамматику);
• как оживить пассивные глаголы;
• как освободить отглагольные существительные.
Не забывайте: если следование правилам мешает убедительности, нарушайте правила.
Вспомним грамматику
Если последний раз вы вспоминали о грамматике на школьном экзамене, то этот раздел – для вас.
Начав разбираться во всем этом, я обнаружил, что о грамматике написано много. Даже слишком много. Я сформулировал бо́льшую часть информации в нескольких предложениях. И это доказывает, говоря об убедительном письме, что вам совсем не нужно много правил. Но сначала вспомним основные части речи.
Существительное – называет человека, предмет, место или идею/чувство. Например, профессор Плам, подсвечник, бильярдный зал, убийство.
Местоимение – слово, заменяющее существительное или идущее с ним в паре, чтобы показать принадлежность. Например, оно, им, они, мое, их, наше.
Прилагательное – характеризует качества существительного или местоимения, отвечает на вопрос "какой?", "который?". Например, дотошный профессор Плам, тяжелый подсвечник, темный бильярдный зал, жестокое убийство.
Глагол – описывает действие или состояние. Например, бежать, скакать, играть, следовать, гнаться, стрелять, надоедать, раздражать.
Наречие – говорит о том, как, когда, насколько и где действует глагол. Например, быстро бежать, скакать неподалеку, поиграть завтра, следовать по пятам.
Глаголы любят повеселиться
Глаголы – это действие и энергия. Выбрав правильную структуру предложения, вы наполните глаголы энергией, а они, в свою очередь, вдохнут жизнь в текст. Прежде чем переходить к советам, вспомним еще немного грамматику.
Предложения состоят из подлежащего, сказуемого и, как правило, дополнения. Подлежащее – это "кто" или "что", к которому относится сказуемое. Например: "Дженни (подлежащее) споткнулась (сказуемое) об стул (дополнение)".
Человек или "предмет", выполняющий выраженное сказуемым действие, называется исполнителем. В нашем примере Дженни – и подлежащее и исполнитель, то есть именно она споткнулась и она же выполнила действие. Когда предложение строится по схеме исполнитель – сказуемое – дополнение (как в нашем примере), это называется действительным залогом. Обычно предложения легче читать, когда они строятся именно по этой схеме. Потому что читатель хочет знать:
"Кто что с кем сделал ("лосось выпрыгнул из воды")",
а не
"Что было сделано с чем-то кем-то ("из воды был выпрыгнут лосось")".
Ужасно, да?
Во втором примере подлежащее не является исполнителем. Когда предложение строится по схеме подлежащее – сказуемое – исполнитель, мы говорим о страдательном залоге.
Сложновато, но есть несколько простых способов определения действительного и страдательного залога. В предложениях со страдательным залогом используются разные варианты глагола "быть" (был, будет).
Правило 18: отдавайте предпочтение действительному залогу, а не страдательному.
Например:
"Дом (подлежащее) был покрашен (сказуемое) маляром (исполнитель)" – заменим предложением "Маляр покрасил дом".
Если исполнителя нет, возможно, стоит добавить его:
"Отчет (подлежащее) был подан (сказуемое) вовремя" – заменим предложением "Мы подали отчет вовремя".
В длинных фразах сложнее найти страдательные глаголы:
"Мало внимания (подлежащее) уделяется (сказуемое) властями (исполнитель) наркомании в тюрьмах" – заменим предложением "Власти уделяют мало внимания наркомании в тюрьмах".
Иногда страдательный залог полезен, поэтому из правила есть исключения. Используйте страдательный залог, если:
• нужно сделать акцент на подлежащем ("Поджог был организован группировкой молодых людей");
• вы не знаете, кто действовал ("Вчера был убит человек");
• вы не хотите, чтобы действовавший брал на себя ответственность ("Весь персонал был вынужден задержаться на работе");
• этого требует стиль документа (например, в научных статьях).
Однако если вам не нужно отступать от правила, лучше активировать глаголы и позволить им повеселиться.
Скрытые глаголы
Нет ничего ужаснее, чем подавлять глагол. Отглагольные существительные – это глаголы, запертые в существительных. Например:
участвовать – участие;
развлекать – развлечение;
исполнять – исполнение;
подписывать – подпись.
Правило 19: как можно реже используйте отглагольные существительные.
Например:
"Мы были бы рады увидеть вашу подпись на контракте" – заменим предложением "Подпишите контракт, пожалуйста";
"Выступление Джейн оказалось неудачным" – заменим предложением "Джейн плохо выступила";
"Внедрение изменений – задача менеджера отдела" – заменим предложением "Внедрять изменения – задача менеджера отдела".
Или даже лучше:
"Менеджер отдела ответственен за то, чтобы внедрять изменения".
В некоторых случаях глаголы звучат слишком резко, и отглагольные существительные могут смягчить эффект (например, "мы были бы рады вашему содействию" – намного мягче, чем "пожалуйста, помогите"). Однако отглагольные существительные лишают предложение энергии. Какую фразу использовала бы благотворительная организация в рекламе? Освободите свои глаголы, и читатель отблагодарит вас.
Резюме
• Глаголы оживляют текст, и их следует использовать при любой возможности.
• Выстраивайте предложения по схеме "исполнитель – сказуемое – дополнение", чтобы использовать действительный залог.
• Выстраивайте предложения по схеме "подлежащее – сказуемое – исполнитель", чтобы использовать страдательный залог.
• Отдавайте предпочтение действительному залогу, если страдательный неуместен.
• Постарайтесь заменить отглагольные существительные глаголами.
• Помните, ваш текст имеет конкретную цель. В большинстве случаев соблюдение правил грамматики повышает ясность и облегчает чтение, но не бойтесь нарушать правила, если это сделает ваш текст убедительнее.