Всего за 239.9 руб. Купить полную версию
Проведя подобный анализ, Вы можете использовать его тремя разными способами, чтобы:
…решить: продвигать ли дальше этот вариант решения или изменений или выбрать другой путь?
…найти способы укрепить силы, содействующие изменениям и ослабить силы мешающие, чтобы повысить шансы на успех
…подготовить хорошую аргументацию для коммуникации с другими относительно этого решения
Пример анализа внешних факторов и действующих сил
Вот примерный вариант того, как может выглядеть результат такого анализа:
(если вдруг Вы здесь не видите иллюстрацию, то её можно скачать в высоком качестве, зарегистрировавшись здесь: http://www.facilitator.ru/navbook-free-info)
Как Вы можете видеть в приведенном примере, на момент составления диаграммы, баланс сил складывается не в пользу этого решения.
При этом мы видим, что баланс не катастрофический: соотношение сил всего лишь 16:19 в пользу "сопротивляющихся". В большинстве ситуаций критическим можно считать перевес более 20-25%. В рассматриваемом случае такой баланс означает, что при данном соотношении сил осуществить такое решение хоть и очень трудно, но можно.
Однако легко можно предположить, что уже при обсуждении в коллективе этого варианта решения, появится достаточно много возражений и сомнений в его целесообразности со стороны сотрудников и руководства. Придется преодолевать большое сопротивление.
Ещё больше проблем возникнет на этапе осуществления этого решения, что может привести к конфликтам и неоправданным издержкам, повышению рисков. Всё это в совокупности может отрицательно повлиять на обстановку вокруг самого решения, поставив под угрозу его исполнение и ухудшить положение компании в целом.
Если взять приведенный пример, то очевидно, что потребуется внести какие-то изменения в план осуществления решения, сместить баланс сил на сторону содействия изменениям – для того, чтобы решение оказалось более успешным.
Как изменить баланс сил в пользу Вашего решения?
Если обратиться к приведённому примеру, то Вы можете ещё ДО начала обсуждения такого варианта решения:
Пойти на увеличение фактора стоимости, заказав для сотрудников тренинг, повышающий их мотивацию к обучению и освоению новых технологий. Да, это увеличит затраты (+1 к силам сопротивления), но значительно ослабит силу "Сотрудники опасаются нововведений" (-2) и уже позже это ослабит силу "Увеличение нагрузки на переобучение сотрудников" (-1). Кроме того, такой тренинг укрепит силу "Повышение скорости обучения новых сотрудников" (+1) за счет дополнительной их мотивации со стороны уже давно работающих и прошедших тренинг.
Провести презентацию для сотрудников, рассказывающую о возможностях современных технологий и программного обеспечения, которые в частности: уменьшают нагрузку на сотрудников при обработке заказов, снимают груз рутинных операций и позволяют полноценно работать удалённо даже тем сотрудникам, которые не находятся в офисе (декретный отпуск, болезнь, командировка). Это может с большой вероятностью еще больше уменьшить влияние сил "Сотрудники опасаются нововведений" (-1) и в большей степени ослабит силу "Сотрудников пугает возможное сокращение штата" (-3).
Посмотрим, что может получиться в результате всего лишь этих двух действий:
Как видим, соотношение сил "За"/"Против" с 16:19 изменяется на 17:13 – более чем в 20% в сторону сил "за"! Это значит, что то же самое решение теперь имеет очень хорошие шансы на успешное претворение в жизнь! Оно будет более экологичным, с большой вероятностью получит поддержку внутри компании. И в будущем – обеспечит и другие улучшения.
Как правильно пользоваться этим инструментом
Для того, чтобы провести этот анализ, Вам понадобится лист бумаги, на котором будет осуществляться процесс. Можно сделать это и на компьютере, но на бумаге обычно оказывается результативнее и быстрее.
В центре запишите свой вариант решения, который Вы хотите проанализировать.
Слева от него обозначьте колонку "За", справа – "Против"
Впишите в левую колонку все возможные действующие силы и факторы, содействующие изменениям, связанным с таким решением
Впишите в правую колонку все возможные действующие силы и факторы, оказывающие сопротивление изменениям
Оцените степень влияния каждого фактора (силы) на процесс реализации выбранного варианта решения, например по шкале от 1 до 5 (для большей наглядности можно графически изобразить степень влияния каждого элемента в виде стрелки соответствующего масштаба)
Суммируйте степень влияния по каждой колонке (сложите все цифры) и оцените результат
Если сумма слева больше, то изменения осуществимы тем легче, чем сумма слева больше суммы справа
Если сумма справа больше, то изменения будут происходить, преодолевая слишком большое сопротивление или даже будут полностью блокироваться, что говорит о больших шансах потерпеть неудачу
Попробуйте найти способы усилить левую колонку и ослабить правую, придумав методы воздействия на соответствующие силы (факторы) или способы привнести больше сил слева
Что делать с результатами этого анализа?
В ходе выполнения этих шагов, Вы значительно лучше поймёте, насколько данный вариант решения приемлем и что необходимо для его успешного осуществления. Появится осознание того, какие аргументы нужны, чтобы убедить других в правильности этого решения (если это необходимо).
Если Вам никак не удается найти реальные способы создать хороший перевес сил, направленных на изменения, то вполне возможно, что:
Вы не учли какие-то важные силы "За". Нужно искать, выбрать больший масштаб.
Вы недостаточно творчески подошли к процессу обдумывания путей улучшения ситуации. Может надо пригласить к процессу еще кого-то и провести вместе отдельный мозговой штурм на эту тему?
Есть большая вероятность, что это действительно неподходящий вариант решения (по крайней мере в данных обстоятельствах).
В последнем случае нужно либо приглядеться повнимательнее к остальным альтернативам, либо – вернуться к самому началу и проверить исходные положения:
достаточно ли точно обозначена и структурирована проблема?
является ли обозначенная проблема действительно именно той, которую нужно решать? (метод "5 почему")
хорошо ли была сформулирована цель принятия решения?
правильно ли был выбран стиль принятия решения? (модель Врума-Веттона)
насколько успешно был проведен мозговой штурм или иные варианты генерации и группирования альтернативных вариантов решения?
Выбор наилучшей из альтернатив
Я очень надеюсь, что инструменты, которые Вы осваивали в предыдущих главах, помогли Вам по-новому взглянуть на ситуацию, найти много новых идей и обнаружить факторы, которым раньше Вы не уделяли должного влияния. Всё это время мы говорили об анализе каждой из альтернатив по отдельности, рассматривая факторы в пределах одного-единственного варианта решения.
Настало время учесть все факторы, влияющие на принятие решения! И выбрать тот вариант решения, который максимально удовлетворяет всем критериям.
Многофакторный анализ – одна из наиболее сложных задач в области принятия решений. В ситуациях, где нужно учесть десятки параметров многофакторный анализ базируется на серьёзном математическом аппарате, с использованием специальных систем математического моделирования и искусственного интеллекта. Однако, в большинстве повседневных ситуаций не требуется так "глубоко копать".
Сейчас я Вам предлагаю опробовать один из простых, но очень эффективных методов многофакторного анализа, который называется "Матрица решений". Он не потребует от Вас владения элементами высшей математики или доступа к суперкомпьютерам – всё можно сделать дома, за столом, воспользовавшись простым листом бумаги и карандашом!
Матрица Решений
Если Вы задумаетесь над теми альтернативами решений, которые имеются сейчас в Вашем распоряжении, то можно сформулировать некий набор факторов (критериев), которые оказывают влияние на Ваше решение при выборе между этими вариантами. Какие-то факторы являются более важными для принятия решения, какие-то менее важны. Как правильно учесть их все?
"Матрица решений" поможет Вам сделать действительно взвешенный и осмысленный выбор. Этот метод особенно хорош тогда, когда вариантов много и нет чёткого понимания того, какой из них лучший.
Процесс создания Матрицы Решений
При создании матрицы решений формируется список вариантов решения (альтернатив) и перечень факторов, которые положительно влияют на Ваш выбор между решениями. Затем происходит оценка соответствия каждой альтернативы каждому фактору. Следующим шагом производится "взвешивание" полученных значений по отношению к степени важности каждого фактора и полученные значения суммируются по каждой альтернативы.
На первый взгляд процесс кажется сложным, но на практике – он очень прост! Для начала рассмотрим, как это можно сделать вручную, на бумаге.
Вот вариант формы такой матрицы на примере процесса принятия решения о покупке нового гаджета
(это всего лишь учебный пример, все приведенные данные взяты "с потолка" и, надеюсь, что на момент чтения Вами этой книги эти термины всё ещё остаются понятными читателям)