1. Установите определенное время в течение дня, когда вас никто не должен беспокоить. Сконцентрируйтесь на работе и не допускайте, чтобы вас что-то отвлекало. Выключите все электронные устройства. Сделайте себе табличку "Не беспокоить". Объясните всем, что, когда она висит на двери, вас нельзя тревожить ни при каких обстоятельствах, кроме чрезвычайных происшествий.
2. Если непрошеные гости заходят к вам в кабинет, быстро встаньте, делая вид, что вам надо уходить. Демонстрируйте всем своим видом, что срочно куда-то собрались. Объясните визитеру, что у вас сегодня дефицит времени и вам еще предстоит многое сделать. Если кто-то звонит по телефону, скажите, что вам надо куда-нибудь идти и у вас нет ни минуты свободного времени. Это побудит звонящего сразу перейти к делу.
3. Научитесь прекращать дискуссии. Если беседа затянулась, вы можете сказать: "И наконец, последний вопрос, прежде чем мы разойдемся". Придумайте что угодно, чтобы закончить ненужный разговор, пожмите посетителю руку и возвращайтесь к работе.
4. Установите специальное время для посещений. Для эффективного общения согласуйте с визитером время, удобное для вас обоих. Старайтесь договариваться о встречах заранее. Сообщите коллегам, что ваши двери открыты для них только в определенное время дня.
5. Не крадите время у других. Избегайте роли незваного гостя. Если вам необходимо зайти к кому-нибудь без предупреждения, вежливо поинтересуйтесь: "Мы можем побеседовать сейчас или встретимся позже?" Лучше спросить об этом заранее. Просто удивительно, как часто люди попусту расходуют чужое время, даже не замечая этого.
Если вы хотите повысить эффективность своей работы, поинтересуйтесь у окружающих, не считают ли они вас расхитителем чужого времени. Будьте готовы выслушать откровенный ответ. Что бы они вам ни сказали, не защищайтесь и не оправдывайтесь. Молча выслушайте и поблагодарите.
3. Совещания
Третий расхититель времени – это запланированные и стихийные совещания. Они отнимают от 40 до 50 процентов времени. Такие мероприятия могут носить организованный характер, и в этом случае в них участвует несколько человек, а могут проводиться с глазу на глаз в кабинете или на ходу в коридоре.
В принципе, любая беседа с одним или несколькими людьми может считаться совещанием. Из-за некачественного планирования и слабой подготовки многие совещания крадут неоправданно большое количество времени.
Однако нельзя однозначно считать их злом. Совещания – необходимый инструмент бизнеса, служащий для обмена информацией, решения проблем и отслеживания прогресса. Вместе с тем ими необходимо умело руководить. Я предлагаю восемь способов повышения эффективности совещаний.
1. Заранее установите продолжительность совещания. Помните, что для определения общих потерь драгоценного времени длительность совещания необходимо умножить на количество присутствующих. Поэтому, помня о том, что время – деньги, надо всегда учитывать, какой будет отдача от совещания.
2. Задайте себе вопрос: "Есть ли необходимость в совещании?" Если нет, постарайтесь любыми способами отказаться от его проведения. Если присутствие какого-то сотрудника необязательно, заранее предупредите его о том, что он может не приходить.
3. Разработайте повестку дня. Если вы пришли к выводу, что без совещания не обойтись, то необходимо иметь четкое представление о его цели и порядке проведения. Составьте список вопросов, которые хотите обсудить. Рядом с каждым пунктом укажите имя человека, который должен осветить данный вопрос. Это касается и бесед с глазу на глаз с начальником, подчиненным, клиентом, поставщиком и так далее.
Вы сами удивитесь, насколько быстрее и эффективнее протекает беседа, когда вопросы для обсуждения подготовлены в письменном виде.
4. Строго установите время начала и окончания совещания. Нет ничего хуже, чем совещание, которое началось вовремя, но затягивается до бесконечности.
И еще одно правило: не ждите опаздывающих. Исходите из того, что если человек опаздывает, значит, он и не собирался приходить. Несправедливо из-за одного человека наказывать всех пришедших вовремя.
5. Сначала обсудите самые важные вопросы. При составлении повестки дня исходите из правила 80/20. Организуйте работу так, чтобы 20 процентов рассматриваемых тем приносили 80 процентов всей пользы, которой вы ждете от совещания.
6. Подводите краткий итог рассмотрению каждого вопроса. Обобщив суть всех высказываний, огласите решение. Прежде чем переходить к следующей теме, добейтесь понимания и согласия присутствующих. Еще раз повторите, с каким решением согласились участники.
7. Назначайте ответственных за реализацию решений. Если решение принято, то кто-то должен нести персональную ответственность за соответствующие действия и сроки. Помните, что обсуждения и решения без назначения ответственных лиц и сроков – это пустые разговоры.
8. Ведите записи и рассылайте участникам протоколы совещаний. Максимальная эффективность достигается лишь тогда, когда содержание обсуждения и принятых решений записано и разослано всем по возможности в течение 24 часов. Наличие протокола совещания, проведенного неделю или месяц назад, ставит вас в более выгодную позицию по сравнению с теми, кто полагается лишь на память.
4. Авралы
Четвертый фактор потерь времени – это "тушение пожаров" в непредвиденных ситуациях. Стоит вам только углубиться в важную работу, как случается что-то неожиданное и заставляет отвлечься от основного дела на несколько минут, а иногда и часов или даже больше.
Когда возникает чрезвычайная ситуация или кризис, необходимо выполнять следующие рекомендации:
1. Прежде чем что-либо предпринимать, подумайте. Помните, что причина всех неудач – необдуманные действия. Глубоко подышите, успокойтесь и сохраняйте объективность. Не поддавайтесь соблазну моментально отреагировать на ситуацию. Вместо этого остановитесь и подумайте. Выясните, что произошло. Четко уясните проблему, прежде чем ее решать.
2. Делегируйте ответственность. Существует такое правило: старайтесь не принимать решений, если в этом нет острой необходимости. Если есть хоть какая-то возможность поручить кому-нибудь улаживание кризиса, сделайте это любой ценой. Возможно, этот человек лучше подготовлен к подобным ситуациям. А может, данный случай вообще находится вне вашей компетенции.
3. Ведите записи. В чем бы ни заключался кризис, прежде чем что-либо предпринимать, изложите его суть письменно. Это позволяет сохранить трезвость ума, спокойствие и объективность. Запишите, что произошло, и только потом начинайте действовать.
4. Соберите факты. Не ограничивайтесь предположениями. Факты являются самыми важными элементами в решении любого кризиса. Задайте себе следующие вопросы:
✓ Что произошло?
✓ Когда это произошло?
✓ Где это произошло?
✓ Как это произошло?
✓ Кто в этом участвовал?
✓ Что можно предпринять в данный момент?
Помните: факты не лгут. Чем больше фактов вы соберете, тем больше у вас появится возможностей для решения проблемы, когда придет пора действовать.
5. Выработайте тактику. Если кризис периодически повторяется, разработайте порядок действий, который должен быть достаточно простым, чтобы им мог воспользоваться кто угодно. Когда кризис случается в первый или во второй раз, для эффективной борьбы с ним от вас потребуется интеллект, опыт и энергия. Но, если проблема возвращается раз за разом и у вас нет возможности ее упредить, необходима система, позволяющая любому сотруднику отреагировать на ситуацию в ваше отсутствие.
Рассчитывайте на худшее
Проблемы и кризисы – это нормальное, естественное и неизбежное явление в жизни каждой организации.
Все выдающиеся лидеры в истории обладали одним качеством: они умели думать наперед и были способны предвидеть, что может пойти не так. Они заранее продумывали упреждающие меры. Когда что-то случалось, лидеры были к этому готовы и действовали быстро.
Задайте себе вопрос: "Что самое худшее может произойти в моем бизнесе или в личной жизни и как мне с этим справиться?"
5. Волокита
Пятый крупный расхититель времени – это привычка откладывать все на потом. Она крадет не просто время. Она крадет жизнь. Избавление от нее поможет вам полностью изменить свою жизнь.
Предлагаю семь способов, которые позволят вам покончить с этой привычкой.
1. Думайте на бумаге. Тщательно готовьтесь. Продумывайте каждое действие заранее. Разбейте предстоящую задачу на отдельные шаги.
2. Прежде чем приступать к работе, подготовьте все нужные материалы и инструменты, чтобы впоследствии не приходилось отвлекаться.
3. Сделайте первый шаг. Зачастую первые 20 процентов действий таят в себе 80 процентов успеха. Если вы сдвинулись с места, вам будет легче продолжать движение.
4. "Нарежьте" предстоящую задачу на ломтики, словно кусок салями. Иногда самый лучший способ одолеть большое задание или проект заключается в том, чтобы двигаться постепенно, делая один маленький шаг за другим.
5. Воспользуйтесь способом, который называется "швейцарский сыр". Разбейте свое рабочее время на пятиминутные отрезки, каждый из которых используется для того, чтобы "проделать очередную дырку" в общем объеме задания.
6. Чтобы преодолеть желание оттянуть начало работы, начните с мелких заданий. Это даст возможность сделать первый шаг, а затем перейти к более сложным задачам.
7. Иногда стоит поступить наоборот – начать с самого трудного. Заставьте себя взяться за ту часть задания, которая требует самых больших затрат времени и усилий. Покончив с ним, вы обнаружите, что все остальное уже значительно легче.