Увеличиваем отдачу от командировок
Есть поездки, без которых не обойтись. Они нужны, важны и обязательны. И здесь встает вопрос об эффективной организации таких поездок.
Существуют многочисленные доказательства того, что хорошо составленный график поездки повышает ее результативность.
Кроме основной цели командировки, можно поставить для себя и ряд других, позволяющих увеличить ее полезность. Например, посетить ряд организаций и фирм с целью установления деловых контактов, зондирования новых возможностей, получить информацию о потенциальных клиентах, партнерах, конкурентах. Ученые могут ознакомиться с местными библиотечными фондами, научными учреждениями, пообщаться с коллегами.
Необходимо заранее договориться о встречах по электронной почте или телефону, сформировав плотный график поездки.
Рациональное использование времени предполагает вдумчивое отношение к выбору транспорта: поезд, самолет, автобус, такси, собственный автомобиль. Надо иметь в виду, что быстрее – не значит удобнее.
Иногда аэропорты находятся далеко за городской чертой, и потому трансфер в город может представлять определенную проблему. К тому же сейчас контроль перед посадкой в самолет может занимать несколько часов, из-за чего приходится приезжать задолго до времени вылета. Кроме того, постоянные пересадки, например, из автобуса или такси в самолет, из самолета в автобус или такси не дадут возможности ни отдохнуть, ни поработать.
В поезде же, как правило, можно сделать и то и другое – в зависимости от настроения.
Для экономии времени на сборы в командировку:
• Составьте базовый список вещей, необходимых вам в поездках (паспорт, билеты, деньги (валюта), командировочное удостоверение; одежда, белье, туалетные и канцелярские принадлежности, мобильный телефон и зарядное устройство к нему, органайзер, записная книжка, визитные карточки, лекарства и т. п.).
• Составьте перечень необходимых действий перед отъездом из дома: полить цветы, отключить электробытовые приборы и т. д.
Обучение управлению временем
Подключите коллектив
Пытаться экономить время в одиночку, когда люди вокруг вас продолжают действовать, как прежде, – не лучший вариант. Если, к примеру, вы готовитесь к совещаниям со всей тщательностью, но никто, кроме вас, и не думает знакомиться с нужными материалами, – дело экономии и эффективного использования времени просто захлебнется в трясине всеобщей неорганизованности.
От имени вашей компании организуйте подарок для сотрудников – вручите им по экземпляру книги об управлении временем. В этом случае каждый будет иметь под рукой изложение базовых положений концепции. Всем вместе легче освоить новые приемы. А фирма при этом получит максимальную отдачу.
Книги, подобные этой, вооружат читателя знанием, которое позволит ему во многом пересмотреть стиль своей жизни и открыть новые резервы времени.
Советуйтесь с сослуживцами
Интересуйтесь мнением коллег и сотрудников по поводу экономии времени. Возможно, они смогут предложить неизвестные вам способы рационализации работы, выдвинуть идеи, которые заинтересуют вас и всех остальных.
Не исключено, что, когда вы поделитесь с окружающими своими мыслями, кто-то скажет: "Да, но если сделать по-другому, операции будут выполняться быстрее, более эффективно". Именно такого ответа вы и ждете. Ведь вам нужно, чтобы люди не только следовали указаниям по управлению временем, но и использовали собственный опыт, выступали не только пассивной, но и активной стороной. Как специалисты, знающие свой участок работы изнутри, они могут предложить лучшие способы совершенствования существующего порядка.
Никакая схема управления временем не является жесткой, установленной раз и навсегда. В любом случае можно найти другие, оптимальные способы решения задач. Если вы руководитель, предоставьте коллегам шанс поделиться этими методами и пользуйтесь ими сами. Помимо прочего, стиль управления временем зависит от особенностей компании и занятых в ней людей.
Кадровые беседы
Особую роль в управлении временем могут сыграть собеседования с вновь принятыми работниками. Способность претендента на должность эффективно распоряжаться своим временем – в числе важнейших показателей его перспективности. В ходе предварительной беседы с соискателем стоит поинтересоваться, сколько он затрачивает на ту или иную работу, как строит свой рабочий день, чему отдает предпочтение в течение него. Несмотря на внешнюю простоту вопросов, ответить на них не так уж и легко. Зато у вас сложится объективное мнение об этом человеке и о том, стоит ли его брать в команду.
Организованность человека, его настрой на работу очень важны для создания хорошего микроклимата в коллективе. Если вы сами экономите каждую минуту, но окружены людьми необязательными, ленивыми, готовыми потратить рабочее время впустую, результата не будет.
Итак, первая задача подобного собеседования – отобрать преимущественно тех, кто осознает цену времени и готов совершенствоваться в управлении им.
Руководить людьми – значит распоряжаться их временем, планировать работу таким образом, чтобы каждая минута была потрачена с наибольшей отдачей. А для этого подчиненные должны четко представлять себе, что от них требуется. Установка на рациональное расходование времени, данная при приеме на работу, послужит для новичка ориентиром во всей его дальнейшей деятельности. Это вторая цель подобной беседы.
Третья цель – позаимствовать у собеседника что-то новое и полезное в системе управления временем для себя и своих коллег.
Учимся у преуспевающих людей
Еще один способ усвоения эффективных приемов управления временем – наблюдение за тем, как их применяют успешные люди. Возможно, вы лично знаете преуспевающих, весьма занятых и при этом в высшей степени организованных людей, которые выглядят вполне довольными жизнью и у которых всегда находится время и на общение с друзьями, и на семью, и на личные увлечения.
Не смущайтесь, спросите, как им это удается, какими методами они пользуются. Понаблюдайте, как они справляются со стрессовыми ситуациями, как ведут себя в периоды предельной загруженности делами. Используют ли они какие-то особые техники управления временем, возможно ими же и разработанные? Попытайтесь воспользоваться их идеями. Вполне вероятно, вам подойдут не все из них. Остановитесь на тех, которые позволят вам добиться наибольшего прогресса.
Изобретайте и свои приемы экономии времени.
Желаю успеха!
Глава 2. Увеличиваем силу мысли
Господство над мышлением дает власть над телом и жизнью.
Будда
2.1. Как увеличить силу мысли
Формула эффективного мышления
Формула эффективного мышления такова:
Сила мысли = Запись цели + (Концентрация мысли) + (Время размышления) + Запись промежуточных результатов.
Почему многие выдающиеся ученые рассеянны? Потому что их ум постоянно настроен на решение научной проблемы. Следовательно, места для бытовых вопросов не остается. Так что между выдающимися умственными достижениями и длительной концентрацией мысли есть тесная связь.
Запись цели имеет двоякое значение.
Во-первых, формулировка при записи становится более конкретной. Во-вторых, когда формулировка цели находится перед глазами, это облегчает концентрацию на ней и служит дополнительным препятствием возникновению отвлеченных мыслей.
Запись промежуточных результатов сродни подъему по ступеням лестницы, ведущей к вершине (цели). Сложная проблема не решается за один шаг и требует упорного продвижения и последовательного преодоления трудностей. Фиксируя промежуточные успехи, мы также отсекаем отвлеченные мысли.
Длительные размышления являются единственным средством для совершенствования навыков концентрации. Они не только помогают отточить ум, но и позволяют глубже понять любую изучаемую проблему. Упражнения на размышление являются неотъемлемой частью занятий по увеличению силы мышления.
Какова бы ни была проблема, размышляя, мы пробиваемся сквозь лежащие на поверхности идеи, истины и законы, чтобы постигнуть скрытый смысл. Именно так величайшие ученые, изобретатели и другие творческие личности на протяжении всей истории человечества черпали свои познания. Без глубоких размышлений невозможно приподнять завесу тайны над многими явлениями. Поэтому многие люди имеют лишь поверхностное представление об окружающей их действительности.
Селекция убеждений
Нет такой области нашего бытия, относительно которой у человека не было бы определенных взглядов и убеждений, многие из которых вырабатываются еще в раннем детстве или юности и проносятся через всю жизнь. Мы редко сомневаемся в уже сформировавшихся взглядах. Естественно, мы считаем их верными, иначе зачем они нам вообще?
Если, к примеру, мы уверены, что деньги зарабатывать нелегко, то лишь потому, что деньги на самом деле нелегко заработать.
Существует старое предание о глупом крестьянине, которого послали в дом хозяина. Хозяин провел его в комнату и предложил ему суп, но как только крестьянин взялся за ложку, он заметил в своей тарелке маленькую змею. Чтобы не обидеть хозяина, он все-таки съел суп. А через несколько дней он так тяжело заболел, что вынужден был снова вернуться в дом к хозяину.