Для самых упрямых
А если погода ничем не примечательна, новостей нет, старых писем тоже, время отправления предыдущего письма - стандартное? Если вы любой ценой хотите придать письму личный характер, вот средство на крайний случай. (Понимаю, признать его эффективным можно лишь с натяжкой, но...) Есть ли у письма цветной фон? Каким шрифтом оно напечатано? Может быть, нетипичным Batang Sans Serif или Mongolian Baiti Condensed? Похвалите его, если сумеете прочитать письмо, набранное таким шрифтом.
Личные фотографии, шутки и анекдоты: правила рассылки
Наверняка вы не раз слышали пафосные заявления: "Я?! О, нет. Я никогда не смотрю телевизор". В такие минуты тянет побиться об заклад, что ваш собеседник, едва дождавшись, когда останется один, запирает дверь, закрывает жалюзи и с упоением смотрит "Молодых и дерзких" или "Малышек в бикини".
Так и с работой. Кто из нас, получив анекдот или забавную ссылку по почте, не озирался нервно по сторонам, не убеждался, что за ним никто не следит, и не поддавался искушению?
Конечно, все мы время от времени обмениваемся шутками, но тем, кто рассылает их, следует быть начеку. Немало сообразительных и серьезных получателей обращают внимание прежде всего на время, когда было отправлено письмо. И если оно относится к периоду с девяти до пяти часов с понедельника по пятницу, отношение к отправителю шутки меняется в худшую сторону.
Если ваше письмо не имеет никакого отношения к делу, задержите его в ящике и нажмите кнопку "отправить" незадолго до 18:00. То же самое касается не только шуток, но и сентиментальных историй, призывов к спасению бельков, предостережений о полипах в носу, снимков вашего малыша или вашей свадьбы.
Если ваша шутка или даже личное сообщение придет в рабочие часы, получателю станет ясно, что вы грабите своего босса. Всякий, кто бездельничает за счет компании, да еще и гордится этим, неизбежно теряет часть уважения окружающих.
Маленькая хитрость № 78. Никаких шуток с девяти до пяти
Зачем кому-то знать, что вы отлыниваете от работы? Если в рабочие часы вы получили письмо с забавной ссылкой, удержитесь от соблазна сразу же переслать ее друзьям. Представьте, что вы их начальник. Вообразите, что вы находитесь по другую сторону "стеклянного потолка" и пренебрежительно смотрите на отправителя. Вот теперь вы мыслите как настоящий "хозяин жизни".
Не следует ранить чужое самолюбие
Несколько лет назад, когда эпидемия рассылки шуток и анекдотов только зарождалась, в субботу вечером у меня состоялось свидание с отличным парнем по имени Палмер. Представьте себе, как я разволновалась, когда в понедельник утром, придя на работу, обнаружила в электронном почтовом ящике письмо от него. Я торопливо открыла письмо. Но вместо признаний, какие приятные воспоминания у него оставила наша встреча и как я была неотразима, я обнаружила внутри анекдот. Мое имя терялось в длинном списке других получателей. Я была уничтожена. Если бы Палмеру пришло в голову придать письму личный характер всего-навсего одной фразой - "Лейл, я решил, что это тебе понравится", - я согласилась бы встретиться с ним во второй раз.
А еще лучше, если бы он добавил: "Лейл, иногда я рассылаю шутки, которые кажутся мне смешными. Надеюсь, ты не против, если я добавлю твое имя в список для рассылки".
Маленькая хитрость № 79. Прежде чем добавить чье-либо имя в список для рассылки анекдотов, спросите разрешения
Если вы изредка рассылаете письма по списку, в котором больше четырех адресатов, отправляя такое письмо кому-нибудь в первый раз, придайте ему личный характер. В противном случае получатель может решить, что вы даже не помните его имени, и в свою очередь постарается забыть ваше.
Еще лучше будет, если вы спросите, согласен ли он получать такие письма. Что бы он ни ответил, его самооценка повысится и он с нетерпением будет ждать первого известия от вас.
Как написать электронное письмо и не опозориться
Когда археологи вскроют "капсулу времени", заложенную в 50-е годы XX века, они обнаружат внутри настольный музыкальный автомат, бутылку сельтерской воды, клоуна Кларабелль из "Шоу Хауди-Дуди", кодаковский фотоаппарат модели Brownie, десятидюймовый черно-белый телевизор и несколько пластинок-"сорокапяток". Но если среди них никому еще не исполнится тридцати, один из предметов, найденных в герметичной капсуле, поставит их в тупик.
Что это?
Подсказка: это лист бумаги шириной около 21 см, длиной 27,5 см, черный, с одной стороны тусклый, с другой - блестящий. Если дотронуться до него, на пальцах останутся черные следы. Читатели в возрасте до 25 лет, вы все еще озадачены?
Ответ
Ваши предки называли этот предмет "копировальной бумагой", или "копиркой". Ее вставляли в пишущую машинку между листами обычной бумаги тусклой стороной к себе, после чего печатали на верхнем листе. Вуаля! На нижнем листе получилась копия всего напечатанного на верхнем. В заключение обычно мыли руки, испачканные о копирку. (Всем, кто родился в новом тысячелетии: что такое "пишущая машинка", вы узнаете из любимой онлайн-энциклопедии.)
Копировальное дело в XXI веке
Несмотря на то что технологии развиваются быстрее, чем работает скоростной микропроцессор, в наши дни мы по-прежнему вносим имена получателей, которые будут уведомлены о других адресатах, в поле "Копия" (обычная копия), а имена получателей, которые не будут уведомлены о других адресатах, - в поле "СК" (скрытая копия).
В этом и заключается проблема. Получатели посланий редко интересуются тем, кто еще получил копию письма. В результате возникают многочисленные неловкие ситуации. Самая распространенная из них, когда отправитель чувствует себя полным болваном, радостно извещая всех и каждого о том, что им уже известно благодаря обычной копии.
Если вы отправляете кому-либо копию письма, введите слово "Копия:" после подписи, а затем - список имен остальных получателей. Это выглядит особенно эффектно, поскольку вы прилагаете лишние усилия, чтобы ваш получатель знал, кто еще прочтет то же письмо.
Как избежать увольнения по вине компьютера
Следить необходимо не только за списками получателей письма: прежде чем отправить кому-нибудь копию письма, проверьте цепочку (сообщений). А теперь я расскажу короткую, но грустную историю, в которой изменены только имена. В одной из компаний, где я работала, мы с Кэрол подчинялись одной начальнице, Даниэле, которую Кэрол терпеть не могла.
Однажды в понедельник Кэрол прислала мне пародию на стихотворение, которое Роберт Браунинг посвятил своей возлюбленной Элизабет Баррет: "Как я люблю тебя? Люблю без меры". Кэрол писала: "Как я презираю тебя, Даниэла? Презираю без меры". А затем следовал подробный список причин ее неприязни к нашей начальнице.
На той неделе мы с Кэрол продолжали обмениваться электронными письмами по различным рабочим вопросам. И конечно же, где-то в самом конце наших посланий туда-сюда болталась пародия.
В пятницу Кэрол понадобилось отправить Даниэле копию переписки по проекту, над которым мы работали. Прочитав ее письмо (копия которого ушла к Даниэле), я просмотрела всю ветку наших сообщений и поняла, что Кэрол забыла стереть все, что думала о начальнице - которая, вероятно, как раз в эту минуту читала крик ее души.
В следующий понедельник отсутствие Кэрол сразу бросилось нам в глаза. Как и во вторник, и во все последующие дни.
Маленькая хитрость № 80. Проверяйте "цепочку сообщений" перед отправкой копий электронных писем
Посылая письмо, проверьте весь содержащийся в нем текст, в том числе текст предыдущих сообщений. Сотрите все, что вы не стали бы публиковать на доске объявлений компании или сообщества. Если ваше сообщение попадет к человеку, для которого оно не предназначено, он может решить, что нынешняя работа не предназначена для вас.
Если провести тихую ночь в Силиконовой долине и прислушаться, можно уловить смешки программистов, разносящиеся над дюнами. Они уже выслушали тысячи историй о любви и работе, потерянных по вине "компьютерных ошибок", как называют их пользователи.
Рассылая письмо с копиями, введите ниже подписи "Копия:" список всех, кто получит это письмо. Это более профессиональный и открытый способ, он избавит получателей от неловких ситуаций. И к тому же письмо будет выглядеть гораздо внушительнее.
Рассылать ли скрытые копии
Маститые профессионалы с пренебрежением отзываются об отправке скрытых копий электронных писем. По их мнению, некрасиво, если получатель не знает, кому еще было отправлено такое же письмо. Именно поэтому ни в одной солидной книге по навыкам коммуникации не рекомендуется пользоваться полем "СК" (скрытая копия). Я тоже не буду нарушать традицию.
Но иногда просто необходимо сообщить кому-нибудь нечто такое, что он будет считать только своим достоянием...
Еще вопросы есть?