Естественный интеллект лучше искусственного
Чтобы производить впечатление живого, питающегося, дышащего человека разумного, каким вы являетесь по сути, попробуйте к следующему отъезду подготовить другое сообщение:
Спасибо, я получила Ваше письмо. Я в отъезде до 1 апреля,поэтому отвечу Вам, когда вернусь. Свяжитесь с моей ассистенткой Гейл Гиноид по добавочному номеру 702, если у Вас срочное дело. После возвращения я свяжусь с Вами.
И если вы хотите быть профессионалом, но при этом остаться живым человеком, замените тему письма: вместо "Отсутствие в офисе" поставьте "Я уехала до 1 апреля".
Маленькая хитрость № 71. Оставьте "человеческое" сообщение на время своего отсутствия
Зачем подражать машине, если можно оставаться человеком? Вы же не напишете: "То, что не обладает характерным и выраженным блеском, не относится к благородным металлам", имея в виду: "Не все то золото, что блестит".
Не прибегайте к официальному стилю в сообщении о том, что некоторое время вас не будет в офисе, ведь придерживаться дружеского тона гораздо проще. От того, что вы напишете сообщение простым разговорным языком, ваша профессиональная репутация не пострадает.
Как радовать людей электронными письмами
Вероятно, вы слышали, как Иван Петрович Павлов приучал собак пускать слюну при звуках звонка. Но о том, что вызывало слюноотделение у других его питомцев, вам вряд ли известно. Однако мне запомнился рассказ об этом эксперименте, как запомнится и вам, поэтому остановимся на нем.
Сначала Павлов кормил четвероногих участников эксперимента вкусной едой, обильно сдобренной острым перцем. Спустя некоторое время он лишал их этого удовольствия и просто давал понюхать перец. Но даже от одного запаха перца у собак начинала течь слюна. Это называется "выработкой условного рефлекса".
Вам вовсе незачем приучать адресатов пускать слюни каждый раз при виде вашего письма, но и незачем добиваться, чтобы при этом их передергивало.
Несколько лет назад я присматривала за двумя моими племянницами, пока их родители наслаждались долгожданным и заслуженным отпуском. Однажды мне пришлось уехать по делам с ночевкой, а с девочками пообещала побыть моя подруга Фиона.
На следующее утро еще до лекции я получила от Фионы электронное письмо. В строке темы значилось "Катастрофа".
!!!!!
У меня так затряслись пальцы, что я с трудом открыла сообщение. И прочитала: "Ох, Лейл, я так виновата! Я ненароком сшибла ту чудесную зеленую вазу в твоей гостиной, и она разбилась. Конечно, я попыталась ее склеить, но это уже не то..."
"Не то" и мое отношение к Фионе. И дело не в вазе, а в том, что из-за нее я перепугалась. Очевидно, она не предвидела моих эмоций, не задумалась о том, как ошарашит меня тема сообщения. Теперь всякий раз, увидев имя Фионы в строке с именем отправителя электронного письма, я невольно вздрагиваю. Сама того не желая, она приучила меня испытывать страх при виде ее писем. Как она не сообразила, что у меня сердце уйдет в пятки от одного слова "катастрофа", ведь я оставила на ее попечение двух драгоценных племянниц - Эллисон и Джулию?
Подумайте об этом. Какие чувства вы испытаете, получив от босса письмо со следующей темой: "Зайдите ко мне завтра в девять". Даже если в самом письме говорится, что босс намерен вас повысить, мимолетного испуга не избежать.
Какие бы вести ни содержались в ваших письмах, старайтесь предугадывать, что почувствуют получатели, прочитав тему. Неприятные впечатления, пусть и непродолжительные, запоминаются надолго.
Маленькая хитрость № 72. Избегайте пугающих слов в теме письма
Следите за тем, чтобы получатель не понял тему вашего письма превратно и чтобы она не вызвала у него негативных эмоций. Каким бы вежливым ни было при этом само письмо, оно уже ничего не изменит. Получатель будет подсознательно ассоциировать вас с неприятностями. Впредь, увидев ваше имя в строке "От кого", он будет вновь испытывать болезненные ощущения.
Справедливо и обратное
И наоборот, тема письма "Вас повысили!" заставит вас переполниться теплыми чувствами к начальству.
Постарайтесь сделать так, чтобы вы ассоциировались только с приятными эмоциями, а для этого тщательно обдумывайте темы писем. Например, если вам что-то подарили, темой ответного письма может стать "Замечательный подарок!". Если вы пишете благодарственное письмо организатору вечеринки, в строке "Тема" впишите: "Потрясающая вечеринка!" Зачем заставлять получателей ждать? Пусть улыбнутся, еще не успев прочитать письмо.
Когда я отправила рукопись этой книги редактору, ее ответное письмо пришло с темой "Прелесть!". Увы, оказалось, что она прочла только оглавление. Но тема письма Джудит привела меня в такой восторг, что я пользовалась этой темой при дальнейшей переписке еще несколько месяцев - несмотря на то, что получила множество замечаний по тексту!
А если тема письма уже указана?
Если речь идет о продолжающемся обмене письмами, не меняйте тему. Но если это уместно, сделайте приятное дополнение к ней в скобках. Допустим, ваша команда работает над проектом для компании Patton и все электронные письма, посвященные ему, имеют тему "Проект Patton". Проект завершен. Сохраните первоначальную тему и вызовите у своих коллег улыбку припиской: "Re: Проект Patton (Все прекрасно поработали!)".
Вам случалось смотреть повторные показы классики жанра - сериала "Сайнфелд"? Сцены с Крамером настолько забавны, что зрители начинают смеяться, стоит ему появиться в кадре, раньше чем он успеет произнести хоть слово. Сделайте так, чтобы ваши письма создавали тот же эффект. Проверьте папку "Отправленные", перечитайте темы старых писем. Какие из них вызовут у получателя улыбку еще до того, как он откроет письмо?
Маленькая хитрость № 73. Старайтесь выбрать тему, вызывающую улыбку
Начиная с сегодняшнего дня выбирайте только жизнеутверждающие темы для электронных писем. Если тема уже выбрана собеседником, время от времени украшайте ее приятными приписками в скобках. Отправив несколько писем с такими темами, вы приучите получателей радоваться вашим письмам.
Я часто слышу разговоры о том, что электронная почта - обезличенное средство коммуникации и что по нескольким словам на экране невозможно судить о человеке. Лично я придерживаюсь иного мнения. Естественно, гораздо больше о нас говорят голос, интонация, язык тела. Но даже напечатанные слова подают сигналы о вас, словно маяк.
Как придать электронным письмам уверенный тон
Вот три самых заурядных электронных письма:
Привет, Дженна, я рассчитывал, что в пятницу вечером ты свободна и сможешь поужинать со мной. Джеффри.
Привет, Келли, я думала, было бы неплохо позвонить сегодня днем клиенту. Аска.
Латонья, я хотел узнать, когда ты планируешь закончить коммерческое предложение. Коннор.
Вопрос: как определить, кто из авторов этих писем занимает более низкое положение, чем получатель его письма?
Ответ: Джеффри, Аска и Коннор воспользовались прошедшим временем, поэтому их вопросы звучат довольно робко. И кроме того, бессмысленно. Неужели Джеффри настолько стесняется пригласить Дженну на ужин, что делает вид, будто ему уже все равно?
Указывает ли прошедшее время, что решение позвонить клиенту, о котором думала Аска, уже нельзя назвать неплохим? Неужели Коннор больше ничего не хочет узнать о желаниях босса? Пользуясь в устной или письменной речи прошедшим временем, мы отчасти лишаем свою мысль или вопрос убедительности. В них проскальзывает неуверенность.
Вы "рассчитывали"? Нет! Напишите: "Надеюсь, ты пойдешь..."
Вы "думали, что было бы неплохо"? Нет! Напишите: "Думаю, было бы неплохо..."
Вы "хотели узнать"? Нет! Напишите: "Я хочу узнать..."
Маленькая хитрость № 74. Долой глаголы в прошедшем времени
Не прибегайте к "неуверенному" прошедшему времени, используйте "уверенное" настоящее. Разве мама скажет неряшливому ребенку: "Я хотела, чтобы ты убрал у себя в комнате"? А потенциальный супруг - своей избраннице, опустившись на одно колено: "Я хотел, чтобы ты стала моей женой"? Откуда вообще взялись эти неуклюжие конструкции? Откажитесь от них раз и навсегда.
Краткое примечание для женщин: когда пишете мужчинам, пропускайте фразы, выражающие ваши чувства и эмоции, например:
Я в восторге от того, что...
Я так счастлива, что...
Мне стало так... (не важно, как).
Помните: у мужчин нет чувств и эмоций. По крайней мере, большинство скрывают их!
Перевернув страницу, вы найдете советы для тех, кто выражается чересчур уверенно, то есть самодовольно и эгоцентрично.