Первая депортация намечалась на начало февраля, и именно к этому времени Особому совещанию должны были передать следственные дела на весь контингент Осташковского лагеря, закончить следствие по делам офицеров из Козельского и Старобельского лагерей. В связи с этим 31 декабря 1939 года Л.П. Берия издал серию приказов, предписав начальнику Управления по делам военнопленных П.К. Сопруненко вместе с бригадой следователей выехать в Осташков, его заместителю И.М. Полухину и начальнику 1-го отдела Главного экономического управления (ГЭУ) Я.А. Йоршу - в Козельский, комиссару УПВ С.В. Нехорошеву и ответственному работнику ГЭУ Родионову - в Старобельский. Им надлежало проверить степень обеспеченности лагерей агентурой и осведомителями, активизировать их работу, завершить следствие к концу января. "Агентурным обслуживанием" планировалось охватить не только военнопленных, но и аппарат лагерей и даже окрестные поселки.
В конце февраля были предприняты меры для глобального решения участи большей части военнопленных. К этому времени Особое совещание уже вынесло решения по делам более чем 600 военнопленных и в 1-м спецотделе НКВД СССР готовились к отправке почти всего осташковского контингента в лагеря ГУЛАГа на Камчатке. В Москве было проведено совещание работников УПВ, Главного управления конвойных войск (ГУKB НКВД СССР), Осташковского лагеря для выработки мероприятий по отправке военнопленных.
Предлагалось наряду с очисткой от местного населения 800-метровой полосы вдоль границы депортировать в районы Казахстана на 10 лет семьи репрессированных и находящихся в лагерях для военнопленных поляков, всего 22–25 тысяч семей. "Наиболее злостных" из подлежавших выселению надлежало арестовывать и передавать их дела Особому совещанию. Дома и квартиры выселяемых должны были служить для расселения военнослужащих РККА, партийно-советских работников, командированных для работы в западные области Украины и Белоруссии. Политбюро поддержало эти предложения и приняло специальное решение по данному вопросу. Аналогичное постановление принял и Совнарком СССР.
По всей видимости, эти предложения послужили толчком и к принятию всеобъемлющего кардинального решения в отношении судьбы польских офицеров и полицейских - узников лагерей для военнопленных НКВД СССР 2-3 марта по требованию Берии были составлены сводные данные о наличии в системе УПВ польских офицеров, полицейских, священников, тюремных работников, пограничников, разведчиков и т. д. А к 5 марта уже было подготовлено и письмо наркома внутренних дел СССР Сталину, предусматривавшее расстрел этих лиц без всякой судебной процедуры. Кроме 14,7 тысячи военнопленных, предлагалось расстрелять и 11 тысяч узников тюрем западных областей УССР и БССР Берия подчеркивал: "Все они являются заклятыми врагами советской власти, преисполненными ненависти к советскому строю". Говорилось, что военнопленные офицеры и полицейские, находясь в лагерях, "пытаются продолжать контрреволюционную работу, ведут антисоветскую агитацию. Каждый из них только и ждет освобождения, чтобы иметь возможность активно включиться в борьбу против советской власти. Органами НКВД в западных областях Украины и Белоруссии вскрыт ряд к-р повстанческих организаций. Во всех этих к-р организациях активную руководящую роль играли бывшие офицеры бывшей польской армии, бывшие полицейские и жандармы".
Нарком отмечал также, что среди перебежчиков и нарушителей границ, составлявших значительную часть заключенных тюрем, также много участников этих организаций. Сообщив, какое количество чинов армии и полиции, чиновников и тому подобных лиц находится в лагерях для военнопленных, какие категории и сколько каждой из них содержится в тюрьмах, нарком предлагал рассмотреть их дела "в особом порядке с применением к ним высшей меры наказания - расстрела".
В этот же день Политбюро ЦК ВКП(б) приняло решение: "1) Дела о находящихся в лагерях для военнопленных 14 700 человек бывших польских офицеров, чиновников, помещиков, полицейских, разведчиков, жандармов, осадников и тюремщиков, 2) а также дела об арестованных и находящихся в тюрьмах западных областей Украины и Белоруссии в количестве 11 000 человек членов различных к-р шпионских и диверсионных организаций, бывших помещиков, фабрикантов, бывших польских офицеров, чиновников и перебежчиков - рассмотреть в особом порядке, с применением к ним высшей меры наказания - расстрела".
[Ю.И. Мухин в книге "Антироссийская подлость" (см. http://publ.lib.ru/ARCHIVES/M/MUHIN_Yuriy_Ignat'evich/_Muhin_Yu._I..html) утверждает о фальшивости этого и ряда других документов по данному вопросу.(Прим. OCR)] Подготовка к проведению расстрела узников трех спецлагерей для военнопленных и тюрем западных областей УССР и БССР началась буквально на следующий день после заседания Политбюро. С 7 по 15 марта был проведен ряд совещаний в Москве - с сотрудниками центрального аппарата НКВД, с начальниками Управлений НКВД трех областей - Смоленской, Калининской и Харьковской, с их заместителями и комендантами, с начальниками Козельского, Старобельского и Осташковского лагерей, с руководством НКВД УССР и БССР и др.
22 марта Берия подписал приказ "О разгрузке тюрем НКВД УССР и БССР". Значительную часть заключенных этих тюрем составляли офицеры и полицейские. Переводу в Киевскую, Харьковскую и Херсонскую тюрьмы (для последующего расстрела там) подлежали 900 заключенных из Львовской тюрьмы, 500 - из Ровенской, 500 - из Волынской, 500 - из Тарнопольской, 200 - из Дрогобычской, 400 - из Станиславовской; в Минск - 3000 арестованных (из Пинска - 500, из Брест-Литовска - 1500, из Вилеек - 500, из Барановичей - 450). Всю работу по перевозке заключенных надлежало осуществить в десятидневный срок.
Начиная с 7 марта проводится и интенсивная подготовка к депортации семей военнопленных - офицеров и полицейских и заключенных тюрем, т. е. семей тех, кого намеревались расстрелять. В этот день Берия направил наркомам внутренних дел УССР И.А. Серову и БССР Л.Ф. Цанаве приказ о подготовке к выселению семей офицеров, полицейских, чиновников, помещиков, промышленников. Предлагалось произвести эту депортацию к 15 апреля; район выселения - Казахстан; срок ссылки - 10 лет.
Для подготовки и проведения операции при УНКВД западных областей Украины и Белоруссии создавались оперативные тройки в составе начальника соответствующего УНКВД, представителей НКВД СССР и НКВД УССР и БССР. Кроме того, создавались городские и районные тройки, которые и разрабатывали планы операции в пределах своего участка. В операции должны были участвовать сотрудники всех органов НКВД, командиры, политработники и красноармейцы внутренних и пограничных войск НКВД, оперативные работники милиции. Из них формировали оперативные группы по три человека. Каждой группе надлежало выселить две-три семьи. Как и в случае с осадниками, операцию предписывалось провести в один день.
Приказ приступить к "операции по разгрузке" Старобельского, Осташковского и Козельского лагерей поступил в последних числах марта. В это время в Старобельске содержалось 8 генералов, 55 полковников, 126 подполковников, 316 майоров, 843 капитана, 2 527 других офицеров, 9 ксендзов, 2 помещика, 5 крупных государственных чиновников, 1 учащийся, 1 лакей бывшего президента Польши И. Мосьцицкого; в Козельске - 4599 военнопленных, включая 1 адмирала, 4 генералов, 26 полковников, 72 подполковников, 232 майоров, 647 капитанов, 12 капитанов Морфлота, 3 капитанов II ранга, 2 капитанов I ранга, 3480 других офицеров, 8 ксендзов, 9 помещиков, 61 государственного чиновника, 5 солдат, 37 других лиц; в Осташковском лагере - 6364 человека, из них офицеров армии - 48, офицеров полиции и жандармерии - 240, полицейских и жандармов младшего командного состава - 775, рядовых полиции - 4924, тюремных работников - 189, разведчиков - 9, ксендзов - 5, солдат и младших командиров армии - 72, прочих - 54.
Таким образом, в трех спецлагерях находилось 14 857 человек, в процессе операции туда дополнительно свозили военнопленных как из трудовых лагерей, так и из тюрем и больниц.
Разведка, т. е. 5-й отдел ГУГБ, составила список лиц, которые ее интересовали как источники информации или которые выразили готовность сражаться вместе с Красной Армией в случае нападения Германии на СССР. В связи с запросами германского посольства оставили в живых даже тех людей, которые никогда не были связаны с Германией, но о которых ходатайствовали влиятельные европейские, прежде всего итальянские, лица. Так, еще 30 января 1940 года к советнику германского посольства в Риме барону И. фон Плиссену обратился граф де Кастель с просьбой посодействовать освобождению из плена графа Ю. Чапского, известного художника, одного из основателей польского импрессионизма. Об этом же просила князя Бисмарка и графиня Палецкая. В дополнительном запросе, поступившем в НКВД из НКИД СССР, наряду с фамилией Чапского фигурировали фамилии В. Комарницкого, будущего министра в правительстве В. Сикорского, адъютанта В. Андерса О. Слизиеня и другие. Избежали расстрела и люди, заявившие о своих коммунистических убеждениях.
4 апреля Зарубину (Козельский лагерь), Миронову (Старобельский) и Холичеву (Осташковский) было передано поручение Меркулова составить справки и характеристики на всех доверенных лиц и вместе с их делами и агентурными материалами на них выслать в Москву. 7 апреля им же и начальникам трех спецлагерей было направлено новое предписание: "На основании распоряжения замнаркома тов. Меркулова вторично предупреждаю, если в списках военнопленных, подлежащих отправке в лагеря, будут Ваши люди, последних, как ошибочно включенных в списки, никуда не отправлять до особого распоряжения". Через пять дней Сопруненко вновь напоминает начальникам лагерей о необходимости предоставлять Зарубину, Миронову и Холичеву списки на отправку и оставлять в лагере тех, на кого они укажут.