Рис. 6.1
Хотя страницы доступа к данным могут использоваться при работе с локальной базой данных Access 2002, все-таки их основное назначение – обеспечивать просмотр, редактирование и составление отчетов в рамках Internet Explorer. Страницы имеют ряд новых Web-функций и поддерживают перетаскивание объектов. По сути это HTML-страницы, которые содержат динамические ссылки на данные (иными словами, данные "связываются" со страницей). В отличие от традиционных форм и отчетов, Data Access Pages сохраняются не в файле базы данных (с расширением. mdb), а в отдельных HTML-файлах. Это позволяет легко пересылать страницы доступа к данным по каналам электронной почты и размещать на Web-серверах.
В Access 2002 можно открыть любой HTML-файл с помощью конструктора Data Access Pages, а затем добавить в этот файл поля – ссылки на данные. Также конструктор позволяет формировать страницы доступа к данным. Рабочая область конструктора создается с помощью Internet Explorer и использует такие хорошо знакомые вам средства, как таблицы свойств, списки полей, наборы инструментов и мастера. Использование программных средств, в частности языка SQL, позволяет значительно расширить функциональные возможности страницы доступа к данным. Так, например, можно:
• запрашивать параметры в запросе;
• передавать параметры с одной страницы доступа на другую;
• производить подстановку значений из другого набора значений на странице;
• применять условное форматирование;
• использовать макросы, в частности основанные на событиях страницы, для увеличения разнообразия принимаемых решений;
• добавить один или несколько пользовательских фильтров на страницу доступа к данным и др.
Каждый объект базы данных создается для определенной цели. В табл. 6.1 обобщены сведения о том, пригодны ли различные объекты Access 2002 для достижения тех или иных целей. Позиция "Да" означает, что использование данного объекта по определенному назначению является оптимальным решением, "Нет" – недопустимым, "Да/Нет" – возможным, но не лучшим.
Таблица 6.1
Основные типы страниц доступа к данным:
• диалоговый отчет – используется для сбора и структуризации сведений, которые вводятся в БД для последующего отображения;
• ввод данных – используется для добавления, удаления и редактирования записей;
• анализ данных – может включать такие же электронные таблицы, формулы, диаграммы, какие содержатся в Excel.
Страницы доступа к сгруппированным данным
Страницы доступа к сгруппированным и динамически связанным данным открывают перед пользователями совершенно новые возможности работы с информацией с помощью единого HTML-интерфейса. Благодаря этому легко просматривать группы взаимосвязанных данных и управлять ими. Например, можно создать страницу доступа к сгруппированным данным, где будут отражены объемы продаж по регионам для разных торговых представителей. Интерактивный характер страниц доступа к данным позволяет не только получить итоговые сведения по конкретному региону, но и собрать при необходимости более подробную информацию.
Практическое применение страниц доступа к данным рассматривается при работе с новой БД.
Использование страниц доступа к данным
Из табл. 6.1 видно, что для взаимодействия Access 2002 с окружением страницы доступа к данным значительно полезнее, чем статические копии отчетов. Если последние, в соответствии с названием, применяются лишь для рассылки статических данных, то страницы доступа к данным используются для ввода сведений и их редактирования, для передачи данных внутри БД/проекта, для информационного обмена Access 2002 с внешним окружением и для оперативной связи по электронной почте.
Здесь мы подробнее рассмотрим, как эти страницы помогают осуществлять информационное взаимодействие с внешним миром. В качестве примера возьмем тип страницы доступа к данным, предназначенный для их ввода и корректировки.
Страница доступа к данным: ввод данных
Ранее уже говорилось, что такая страница доступа к данным в Access 2002 очень напоминает форму для ввода данных. Уместна и другая аналогия: форма – страница доступа к данным, отчет – групповая страница доступа к данным.
Однако ни форма, ни отчет не могут (см. табл. 6.1) использоваться для пересылки информации ни в Internet/intranet, ни по электронной почте. Как на самом деле выглядит страница доступа к данным, показано на рис. 6.2.
Рис. 6.2
Создание и открытие страницы доступа к данным
Для создания новой или открытия уже существующей страницы доступа к данным на компьютере должен быть установлен Internet Explorer 5.0 или более поздней редакции.
Сформировать страницу доступа к данным можно одним из следующих способов:
• в режиме Автостраница;
• в режиме Мастер страниц;
• в режиме Конструктор страниц.
Открыть уже существующую страницу доступа к данным можно:
• в режиме Конструктор страниц;
• в Internet Explorer.
Создание страницы доступа к данным в режиме автостраницы
1. В окне базы данных (см. рис. 3.1) выберите опцию Страницы в разделе Объекты, открыв окно, показанное на рис. 6.3.
Рис. 6.3
2. Щелкните по кнопке
на панели окна базы данных. На экране появится окно Новая страница доступа к данным (рис. 6.4).
Рис. 6.4
3. В этом окне выберите опцию Автостраница: в столбец.
4. Укажите, какая таблица или запрос содержит информацию, которую нужно вывести на страницу.
5. Щелкните по кнопке ОК. Если в предыдущем пункте вы выбрали базовую таблицу Фирмы, то в результате получите страницу доступа к данным, представленную на рис. 6.2.
Создание страницы доступа к данным с помощью мастера страниц
Мастер страниц обладает достаточно широкими возможностями. Мы подробно рассмотрим их на конкретном примере.
1. В окне базы данных выберите Страницы в разделе Объекты.
2. Щелкните по кнопке
на панели окна базы данных. На экране возникнет окно Новая страница доступа к данным (рис. 6.4). Теперь переходите к шагу 3. Вместо кнопки Создать можно активизировать опцию Создайте страницу доступа к данным с помощью мастера. В этом случае переходите сразу к этапу 5.
3. В окне Новая страница доступа к данным выберите опцию Мастер страниц.
4. Выберите таблицу или запрос, где содержится та информация, которую следует вывести на страницу.
5. Щелкните по кнопке ОК. В результате появится окно Мастер страниц (см. рис. 6.5).
Рис. 6.5
6. Выбрав таблицу, вы можете перенести поля из нее в будущую форму с помощью кнопки
или
В нашем примере на страницу перенесены все поля из таблицы Фирмы и поле Страна из таблицы Страны. Таблица Страны вызывается из вкладки Таблицы/Запросы после того, как вы разобрались с полями из предыдущей таблицы Фирмы.
7. Щелкните по кнопке Далее.
8. На экране вновь появится окно Мастер страниц. В его правой части показаны перенесенные вами поля, а в левой – поля, по которым вы можете упорядочить расположение данных на странице. Выбрав в левой части имена полей, вы кнопками Уровень указываете те критерии, по которым будут группироваться данные. В нашем примере это страна и название фирмы (см. рис. 6.6).
Рис. 6.6
Если вы пока не собираетесь структурировать информацию, щелкните по кнопке Далее.
9. Мастер страниц предлагает рассортировать данные по определенным параметрам (кодам). Максимальное количество параметров, по которым можно провести отбор, равно 4. В нашем примере сортировка производится сначала по коду страны, а затем по коду фирмы (рис. 6.7). После этого снова щелкните по кнопке Далее.