...
Самое смешное гарантийное письмо, с которым мне довелось столкнуться на практике, было выдано индивидуальным предпринимателем и имело следующий текст, который привожу дословно (за исключением наименования организации и Ф. И. 0.), сохраняя орфографию и пунктуацию:
Гинеролному директору
ООО "…"
…
от…
заявлении Та Гарантирние писмо
Обибезуемся доконца месяца перечислит 200000 рублей просим вас предоставит 12 процентов на отгрузку 27 сентября
27 сентяб 06. г Подпись
Для того чтобы снизить возможные риски при работе по гарантийному письму и обеспечить собственный интерес, требуется обычное гарантийное письмо "ни о чем" превратить в мини-договор. Для этого нужно, чтобы текст гарантийного письма, которое вы будете требовать с контрагента, содержал следующие моменты:
1. Четкое и ясное описание существенных условий обязательств, о которых вас просит контрагент (поставка товара, выполнение работ, оказание услуг).
2. Указание на сроки и порядок оплаты исполненных обязательств.
3. Указание на меры ответственности, которые контрагент обязуется исполнить в случае нарушения сроков оплаты.
4. Указание на то, что исполнение обязательств по гарантийному письму будет считаться контрагентом заключением договора на условиях, указанных в гарантийном письме.
Кроме того, важно, чтобы гарантийное письмо было:
– напечатано на фирменном бланке организации с указанием адреса организации, ОГРН, ИНН, КПП, ОКПО и т. п.;
– подписано руководителем и главным бухгалтером (при его наличии в штате организации). В том случае, если гарантийное письмо подписывается иными лицами, к гарантийному письму обязательно должны быть приложены заверенные копии доверенностей, подтверждающих их полномочия;
– передано в виде оригинала до начала исполнения каких-либо действий по данному письму.
В качестве рекомендуемой формы можно привести следующий пример гарантийного письма (рис. 3.2).
Вместо условия о неустойке в предлагаемом гарантийном письме может быть использовано условие о коммерческом кредите. Более подробно о коммерческом кредите поговорим в главе, посвященной способам обеспечения исполнения обязательств.
Учет и хранение договорной документации
У компаний, активно работающих с клиентами, за календарный год набирается значительное число договоров, поэтому требует особого внимания такой момент, как учет и хранение оригиналов договорной документации.
Почему это важно?
Отсутствие оригинала договора (дополнительных соглашений, спецификаций, смет, расчетов и иных приложений к нему) может создать серьезные сложности в случае судебного спора с соответствующим контрагентом. Кроме того, отсутствие оригинала может привести к нежелательным последствиям, скажем, при налоговой проверке компании.
Большая часть компаний (за исключением ряда крупных, где внедрены специализированные программы управленческого учета и управления документами) не ведет учет заключенных договоров (ведется только их регистрация в бумажном журнале либо электронном файле), а хранение осуществляется путем подшивки заключенных договоров в папки, которые хранятся у юриста, в бухгалтерии, в договорном отделе или у кого-то еще. Четкой регламентации всех моментов, связанных с учетом и хранением оригиналов договорной документации, не осуществляется.
Рис. 3.2. Пример гарантийного письма
В том случае, когда за календарный год компания заключает 20–40 договоров, особых проблем может не возникнуть, поскольку каждый договор практически на виду. Но если за календарный год заключается 150–200 и более договоров, проблемы рано или поздно возникают. Во-первых, поиск нужного договора среди множества папок занимает значительное время. Во-вторых, появляется риск утраты оригинала договора или приложений к нему из-за постоянной бесконтрольной процедуры выдачи-возврата документов (один сотрудник пришел и взял договор, чтобы снять копию, второй попросил другой договор и спецификации к нему для подготовки отчета, третий изъял что-то для демонстрации налоговикам в ходе выездной проверки и т. п.). В итоге уследить за всем становится сложно, если не сказать невозможно.
Чтобы навести порядок в этих вопросах, требуется не так уж много:
1) четко определить в документированном виде приказа, регламента или процедуры порядок регистрации и хранения договоров, а также выдачи оригиналов договорной документации сотрудникам, которым она необходима. Разумеется, также важно определить ответственных лиц;
2) все папки, в которые подшиваются договоры, пронумеровать;
3) завести в каждой папке с подшитыми договорами реестры хранимых в ней договоров;
4) на каждый заключенный договор заводить учетную карточку с наименованием контрагента, номером и датой заключения договора, а также учетным порядковым номером карточки договора и специализированными информационными полями о выдаче-возврате оригиналов договорной документации (пример карточки см. на рис. 3.3);
5) подшивая договор в папку, вносить его в соответствующий реестр папки;
6) вести общий (сводный) реестр всех заключенных договоров. В данном реестре необходимо заполнять специальные поля, указывающие на номер папки, учетный порядковый номер карточки договора. Помимо этого, в реестр можно включить любые необходимые данные: предмет договора, срок договора, сумма договора, количество и наименование подписанных приложений и т. п.
Ведение сводного реестра всех договоров лучше вести в электронном виде. Тем более что реестр можно выложить на сервере компании в открытом для всех заинтересованных сотрудников доступе (естественно, в режиме чтения и с защитой документа паролем для его правки). Существующие в настоящее время компьютерные офисные программы (текстовые и табличные редакторы) позволяют это сделать в лучшем виде;
7) выдачу сотрудникам нужных им оригиналов договорной документации и возврат данных документов оформлять под подпись;
8) при возможности сканировать все договоры и приложения к ним и хранить их графические отсканированные копии, скажем, на сервере в упорядоченном и систематизированном виде с предоставлением заинтересованным сотрудникам доступа к ним в режиме чтения документов;
9) хранение папок с договорами осуществлять в закрывающихся на ключ шкафах.
Что это дает?
Результаты внедрения предлагаемых мер позволяют:
• находить нужный договор за считанные секунды (в сводном электронном реестре с помощью встроенной функции контекстного поиска, имеющейся в текстовых и табличных редакторах, а также с помощью системы автофильтров, имеющейся в табличных редакторах);
• находить нужную информацию по договору (предмет договора, срок договора, сумма договора, количество подписанных приложений и т. п.) в сводном реестре всех договоров либо графических отсканированных копиях договоров без обращения к оригиналу договора;
• снизить до минимума риск утраты оригиналов договорной документации.
Тисленко Андрей Васильевич, коммерческий директор ООО "Топ-Технологии". Очень важно, чтобы договор и все учредительные и прочие документы, полученные от контрагента при заключении сделки, хранились в одном месте и находились в зоне "быстрого доступа". На моей памяти есть несколько случаев, когда компания не смогла даже обратиться в суд по имеющемуся должнику, потому как договор и ряд других важных документов были просто потеряны!
Папка № _____________________ Карточка №
Договор №________ от "___"________20__г.
Наименование контрагента
Предмет договора
Сумма договора
Срок действия договора
Прилагаемые к договору документы _____________________________________
ЗАПИСИ о получении и возврате оригинала договора либо оригинала иного договорного документа (дополнительного соглашения, спецификации и т. п.)
Рис. 3.3. Пример учетной карточки хранения оригинала договора и прилагаемых к нему документов