В качестве основания приводится содержание произведенной хозяйственной операции.
Например, при оприходовании в кассу торговой организации выручки, полученной от покупателя за реализованные товары, в строке "Основание" ПКО следует указать: "Оплата за отгруженные товары", а в строке "Приложение" – "Кассовый чек № __, дата; договор поставки № __, дата; накладная № __, дата; счет-фактура № __, дата".
Кассовые документы считаются надлежащим образом оформленными только после их подписания. ПКО заверяется подписью главного бухгалтера или лица, уполномоченного на это письменным распоряжением руководителя предприятия (п. 13 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).
Документы на выдачу денег (расходный кассовый ордер (РКО) или заменяющие его документы) должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на то уполномоченными (п. 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).
Составленные и подписанные приходные и расходные кассовые ордера (документы, его заменяющие) регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3), а затем передаются для совершения кассовых операций в кассу.
Таков общий порядок регистрации кассовых документов. В особом порядке регистрируются платежные (расчетно-платежные) ведомости. Реквизиты РКО, указанные в штампе, проставленном на ведомости, вносятся в журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов уже после выдачи денежных средств по ведомости.
Передача приходных и расходных кассовых ордеров (или документов, их заменяющих) на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается (п. 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).
В пункте 20 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации перечислены требования, предъявляемые к оформлению приходных и расходных кассовых ордеров (или документов, их заменяющих).
Получив ПКО или РКО, кассир обязан проверить:
а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе – разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;
б) правильность оформления документов;
в) наличие перечисленных в документах приложений.
При невыполнении хотя бы одного из этих требований документы возвращаются кассиром в бухгалтерию для надлежащего оформления.
После того как деньги получены или выданы, кассир заверяет своей подписью приходный (расходный) кассовый ордер, а на приложенные к нему документы ставит штамп (или делает запись) "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года) оплаты.
Кассовые приходные и расходные ордера должны иметь раздельную нумерацию.
Приходный кассовый ордер
Приходный кассовый ордер является документом, которым оформляется поступление наличных денежных средств в кассу предприятия.
ПКО состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции к нему.
Подписи главного бухгалтера (или лица, на то уполномоченного) и кассира должны стоять как на самом ПКО, так и на квитанции к нему. Кроме того, квитанция заверяется печатью (штампом) кассира, которая проставляется в месте, обозначенном М.П.
После регистрации ПКО в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов квитанция отрезается от ордера (по линии отреза) и выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а ПКО остается в кассе.
При наличии у организации филиалов, представительств или иных обособленных подразделений головная организация может присвоить им коды. При оприходовании денег в кассу подразделения в графе "Код структурного подразделения" указывается этот код.
Графа "Код целевого назначения" заполняется только в том случае, если в кассу организации поступили средства целевого финансирования (при условии кодирования организацией данных средств).
Сумма полученных денежных средств указывается прописью в соответствующих строках приходного кассового ордера и квитанции к нему. Запись делается с начала строки с большой буквы.
Сумма НДС (цифрами) отражается в строке "В том числе". В том случае, если товары, работы, услуги не облагаются налогом, в этой строке делается запись "Без налога (НДС)".
В строке "Приложение" в зависимости от вида операции могут быть перечислены следующие документы: кассовый чек; договор; накладная; счет-фактура; банковский чек; авансовый отчет и т. д.
Расходный кассовый ордер
Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации.
По строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, а по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3)
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов.
Кассовая книга (форма № КО-4)
Кассовая книга предназначена для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. На последней странице кассовой книги делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов", которая заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.
Каждый лист заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр листа остается в кассовой книге. Второй экземпляр является отрывным. Он служит отчетом кассира, который под расписку в кассовой книге вместе с приходными и расходными кассовыми документами в конце рабочего дня передается в бухгалтерию.
Первому и второму экземпляру листов присваиваются одинаковые номера.
В соответствии с п. 24 Порядка ведения кассовых операций записи в кассовую книгу вносятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.
Ежедневно в конце рабочего дня кассир подводит итоги за день, рассчитывает остаток денег в кассе на конец дня, который является остатком на начало следующего дня.
В том случае, если кассир ошибся, внося запись в кассовую книгу, он может ее исправить. Для этого неправильная запись кассиром зачеркивается, вместо нее делается правильная запись, которую он должен заверить собственной подписью, а также подписью главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего (п. 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации). Подчистки и иные исправления в кассовой книге не допускаются.
Согласно п. 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации на предприятии может вестись только одна кассовая книга. Однако данное требование практически невыполнимо в том случае, если предприятие имеет территориально удаленные от головной организации обособленные подразделения.
В нарушение этого требования в обособленных подразделениях открываются самостоятельные кассы и ведутся дополнительные кассовые книги. В результате таких действий предприятие может быть оштрафовано по ст. 15.1 КоАП РФ.
Для того чтобы этого избежать, можно открывать в обособленных подразделениях операционные кассы. Наличные деньги из кассы головной организации выдаются под отчет кассирам подразделений с установлением сроков отчета по выданным средствам.
Пунктом 25 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации допускается ведение кассовой книги с помощью средств вычислительной техники. При этом должна обеспечиваться полная сохранность кассовых документов и выполняться требования, предъявляемые к оформлению листов кассовой книги.
За каждый рабочий день в этом случае формируются две одинаковые по содержанию и имеющие один и тот же номер машинограммы: "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира".
В последней за каждый месяц машинограмме "Вкладной лист кассовой книги", кроме того, должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год – общее количество листов кассовой книги за год.
Вкладные листы кассовой книги целесообразно сгруппировать за каждый месяц отдельно и таким образом их хранить. По окончании календарного года (или по мере необходимости) они брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, и книга опечатывается.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия (п. 26 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5)
Книга учета ведется только теми организациями, которые имеют в штате нескольких кассиров.
Она применяется для учета денег, выданных старшим кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенным лицам (раздатчикам), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.
Перед началом рабочего дня старший кассир выдает другим кассирам необходимые им для осуществления расходных операций суммы наличных денег, за которые они расписываются в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.
Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед старшим кассиром за деньги, полученные от него авансом и принятые в течение дня по приходным документам. За кассовые документы по произведенным операциям и остаток наличных денег, переданных кассирами старшему кассиру, они также расписываются в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.