2. Кассовая дисциплина при расчетах наличными денежными средствами
В соответствии с п. 2 ст. 861 ГК РФ расчеты между юридическими лицами производятся как в безналичном порядке, так и наличными деньгами, если иное не установлено законом.
Расчеты между организациями производятся, как правило, в безналичном порядке через банки. В отдельных случаях, например для оплаты труда работников, закупки канцелярских товаров, материалов, выдачи авансов на командировочные расходы, организации используют наличные деньги.
Если организация продает товары населению, то она получает выручку от реализации в основном наличными деньгами.
В силу своей компетенции Банк России обязывает все организации хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Денежные средства организаций хранятся в банках на счетах, которые открываются на основании договора банковского счета. Порядок заключения такого договора, совершения операций по счету, оплаты расходов банка на их совершение и т. д. регулируется главой 45 Гражданского кодекса РФ.
Порядок работы с наличными деньгами регулируется Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 5 января 1998 г. № 14-П, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 19 декабря 1997 г. № 47, и Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40.
2.1. Лимит остатка кассы
Согласно п. 2.2 вышеуказанного Положения наличные деньги, принятые в кассу организации, подлежат сдаче в банк для последующего зачисления на счет организации. Сумма наличных денег, которую организация может оставить в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе.
Размер лимита остатка наличных денег в кассе (лимит кассы) ежегодно устанавливает банк, в котором у организации открыт счет.
Для этого организация представляет в банк, осуществляющий ее расчетно-кассовое обслуживание, Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу, по форме № 0408020. Эта форма приведена в приложении 1 к Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации. Бланки Расчета для заполнения (в двух экземплярах) обычно выдает обслуживающий организацию банк.
Банк, устанавливая лимит, на обоих экземплярах Расчета делает запись о его величине, указывает цели, на которые организация может расходовать наличную выручку, и заверяет подписью руководителя и своей печатью. Второй экземпляр Расчета возвращается организации и служит подтверждением установленного лимита остатка кассы.
Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года по обоснованной просьбе организации, например, при увеличении объемов наличной выручки или условий ее сдачи.
Если организация имеет несколько счетов в разных банках, то лимит остатка кассы устанавливает один из банков. В другие банки достаточно представить копию такого решения. В этом случае при проведении проверки соблюдения кассовой дисциплины банки будут руководствоваться этим лимитом остатка наличных денег в кассе.
Если организация не представит Расчет на установление лимита кассы ни в один из обслуживающих ее банк, лимит остатка кассы считается равным нулю, а вся не сданная в банк денежная наличность – сверхлимитной. В этом случае необходимо в конце каждого рабочего дня сдавать в банк всю денежную наличность.
Организации могут иметь обособленные подразделения как с самостоятельным балансом, так и не выделенные на самостоятельный баланс.
Для организаций с обособленными подразделениями, не выделенными на самостоятельный баланс, устанавливается единый лимит остатка кассы в целом по организации, но в Расчет лимита включаются обороты наличных денег в целом по организации, включая обособленные подразделения.
Получив из банка утвержденный размер лимита кассы в целом на организацию, его распределяют на головную организацию и каждое обособленное подразделение. Для этого издается приказ руководителя организации, который доводится до каждого подразделения.
Если в состав организации входят обособленные подразделения, выделенные на самостоятельный баланс и имеющие счета в банках по месту их нахождения, то лимит остатка кассы устанавливается каждому такому подразделению банком, в котором ему открыт счет.
Сверх установленного лимита организация может хранить в кассе наличные деньги, предназначенные только для выплаты зарплаты и пособий работникам. Однако и в этом случае срок нахождения в кассе таких сумм не может превышать трех рабочих дней.
Согласно п. 2.14 Правил организации наличного денежного обращения банки не реже одного раза в два года проверяют соблюдение установленного порядка ведения кассовых операций, работы с денежной наличностью и лимита остатка кассы.
Остаток в кассе определяется на конец рабочего дня после отражения в кассовой книге всех операций по приходу и расходу наличных денег.
Бывают ситуации, когда в организации в нарушение установленного порядка операции с наличными деньгами отражают в кассовой книге не за каждый день, а суммарно за несколько дней. В этом случае вероятность нарушения установленного лимита остатка кассы увеличивается.
Оформив один лист кассовой книги сразу за несколько дней, бухгалтер выводит остаток на конец последнего дня. Сравнив его с установленным банком лимитом, он приходит к выводу, что все в порядке – превышения нет. Однако при проверке может быть выявлено превышение лимита на какой-либо из дней этого периода.
Несоблюдение лимита остатка кассы является административным правонарушением, за которое на организацию и (или) ее должностных лиц может быть наложен штраф в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ.
Если индивидуальный предприниматель открыл расчетный счет в банке, то он не должен согласовывать лимит остатка денег в кассе, поскольку максимальную сумму денег в кассе банки определяют только для организаций. А предприниматель вправе вообще не открывать расчетный счет и работать исключительно с наличностью, причем с любыми суммами. Поэтому, даже если предприниматель открыл банковский счет, ни о каком лимите кассы речи быть не может.
2.2. Лимит расчетов наличными
В соответствии с п. 2 ст. 861 ГК РФ расчеты между юридическими лицами производятся как в безналичном порядке, так и наличными деньгами, если иное не установлено законом. Банк России выполняет функции по установлению правил расчетов в Российской Федерации. В Указании Банка России от 14 ноября 2001 г. № 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке" установлен предельный размер расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами в размере 60 тыс. руб. по одной хозяйственной сделке (в отличие от ранее действовавшего ограничения по одному платежу). Если расчеты наличными деньгами осуществляются между индивидуальными предпринимателями либо между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, то какие-либо ограничения по размеру таких расчетов законодательством не предусмотрены.
Предельный размер расчетов наличными относится к расчетам, осуществляемым в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. При расчете как по одному, так и по нескольким денежным документам этот размер превышать нельзя. Данное мнение высказано в совместном письме Банка России от 2 июля 2002 г. № 85-Т и МНС России от 1 июля 2002 г. № 24-2-02/252.
К примеру, между организациями заключен договор поставки продукции сроком на один год. Общая сумма договора – 80 000 руб. В рамках такого договора покупатель может заплатить наличными за поставленный товар только 60 000 руб. Остальная сумма должна быть перечислена поставщику безналичным путем.
Штрафные санкции достаточно велики, поэтому во избежание административной ответственности ограничение установленного размера расчета наличными деньгами между юридическими лицами можно обойти, оформляя долгосрочные обязательства несколькими разовыми договорами на небольшие суммы. Тогда лимит расчетов наличными будет сохранен.
При этом нужно учесть, во-первых, что договоры на момент проведения проверки должны быть в наличии и подписаны обеими сторонами в целях избежания споров с налоговыми органами. Во-вторых, желательно, чтобы "маленькие" договоры не были связаны друг с другом даже косвенно, то есть в одном договоре не надо делать ссылку на другой. Например, фраза "отгрузка товара по договору № 1 будет произведена только после поступления денег по договорам № 1 и 2" наводит на мысль, что данные договоры представляют собой единое целое.
Если разбить "большой договор" о продаже товара невозможно, то существует несколько вариантов оформления расчетов. Какой из них выбрать, должны решить, прежде всего, финансовые службы организаций.
Рассмотрим варианты оформления расчетов на конкретном примере. Предположим, что в кассу предприятия от покупателя поступила денежная сумма за проданный товар в размере 200 000 руб.
Вариант 1. Организация принимает в кассу от покупателя 60 000 руб. Оставшиеся 140 000 руб. оформляются как оплата через подотчетное лицо, которое на основании доверенности продавца получило деньги от покупателя и затем вернуло их в кассу продавца.