Всего за 54.99 руб. Купить полную версию
В течение года в некоторых организациях возникает необходимость внести изменения в структуру и штатную численность и штатное расписание организации. Эти изменения связаны с появлением новых структурных подразделений, ликвидацией имеющихся, введением новых должностей и штатных единиц или их сокращением. Внесение изменений в документы, закрепляющие структуру и штатную численность, может быть также связано и с переименованием структурных подразделений и должностей. Для этого совершенно необязательно переиздавать указанные документы. Изменения вносятся приказами руководителя. Причем при наличии и структуры, и штатного расписания (т. е. двух документов) издаются два приказа: отдельно для внесения изменений в структуру и штатную численность и для внесения изменений в штатное расписание. Структуру и штатную численность, а также штатное расписание в этом случае совершенно не обязательно переиздавать. Достаточно оформить эти документы с уже внесенными в "сетку" изменениями как приложение к приказу о внесении изменений [3] .
Как уже было сказано выше, штатное расписание оформляется по форме Т-3 (Приложение 3) в соответствии с постановлением о формах.
Рассмотрим специфику заполнения по разделам.
При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством РФ, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 0,75 и пр.
В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и прочему в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством РФ, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.
В графах 6-8 "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).
При невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством РФ иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.)
Некоторые кадровики ссылаются на то, что форма штатного расписания неудобна. Но вы вправе дополнить или сократить количество граф, адаптируя расписание под вашу организацию.
Рассмотрим наиболее часто встречающиеся ошибки при заполнении штатного расписания.
В случае, если в трудовом договоре или приказе о приеме на работу не указывается конкретная сумма оплаты труда, а установлено "согласно штатному расписанию", на руки работнику обязательно выдается копия штатного расписания, заверенная в установленном порядке.
При приеме на работу с испытательным сроком устанавливается заработная плата ниже отраженной в штатном расписании. Согласно ст. 70 ТК РФ в период испытания на работника распространяются положения ТК РФ, законов, иных нормативных правовых актов, локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашения. Чтобы избежать нарушения законодательства при условии повышения заработной платы, по окончании испытательного срока внесите приказом директора изменения в штатное расписание по конкретной должностной позиции.
Штатное расписание не содержит информации о конкретных работниках, занимающих ту или иную должность. Ирина Мурнина рекомендует для удобства работы на основании штатного расписания составлять внутренний документ, называемый в разных организациях по-разному: "Штатная расстановка", "Замещение должностей" и т. п. При составлении этого документа к штатному расписанию добавляется еще одна графа, в которой указываются инициалы и фамилии работников, занимающих указанную должность. Некоторые кадровые специалисты копируют штатное расписание и вносят инициалы и фамилии в графу "Примечания" копии. Но делать такую разметку на подлиннике штатного расписания не рекомендуется.
Согласно п. "а" ст. 32 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения штатные расписания организации, изменения к ним хранятся по месту составления и разработки постоянно, а штатные расстановки - 75 лет (ст. 34 Перечня).
1.6. Должностные инструкции
Грамотно составленная должностная инструкция дает четкое представление о трудовых обязанностях работника. Однако этот локальный акт часто недооценивают и пренебрегают им.
Главную роль при оформлении трудовых отношений играет трудовой договор. Однако получить полное представление о служебных обязанностях из текста договора довольно сложно. Поэтому между работником и работодателем часто возникает непонимание, доходящее порой до открытого конфликта, разрешаемого иногда в судебном порядке. Должностная инструкция как раз и является документом, призванным устранить все возможные разногласия сторон по поводу служебных обязанностей и максимально конкретизировать функции подчиненного [4] .
Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных учреждений. Однако и коммерческим организациям инструкции принесут неоценимую пользу.
Прежде чем начать разработку инструкций, нужно правильно ее организовать. В этом поможет специальный документ - Положение о должностной инструкции . В нем оговариваются правила утверждения, принятия и хранения должностных инструкций работников, должны быть приведены требования к содержанию инструкций, а также указаны лица, которые будут непосредственно отвечать за своевременную разработку этих локальных актов.
В общем, данное Положение необязательный документ, но, если вы хотите упростить и ускорить работу с инструкциями, сделать их четкими, лучше не пренебрегать этим локальным актом.
Работа над проектом положения чаще всего проводится кадровиками.
Разработанный проект Положения о должностной инструкции нужно представить на подпись руководителю организации. После утверждения он вступает в силу, и с этого момента все должностные инструкции должны соответствовать его требованиям.
К форме должностной инструкции предъявляются довольно строгие требования. В ней, как и в любом другом локальном акте, непременно должны присутствовать наименование организации, дата, подписи, печать. Все организационно-распорядительные документы организации, к числу которых относится и должностная инструкция, должны соответствовать по форме требованиям уже упомянутого государственного стандарта по оформлению документов организаций - ГОСТу Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Кроме текста, в состав обязательных реквизитов должностной инструкции входят:
1) наименование организации;
2) наименование документа;
3) дата и номер документа;
4) заголовок к тексту (наименование должности);
5) гриф утверждения;
6) подпись разработчика документа;
7) виза согласования;
8) отметка об ознакомлении работника с документом.
Наименование организации указывается в строгом соответствии с учредительными документами (уставом, Положением об организации). Произвольные сокращения в наименовании организации использовать запрещается.
В инструкции указывается, с какого числа она вступает в действие, т. е. дата утверждения. Поэтому дата вписывается уже после утверждения документа и должна совпадать с той, которую генеральный директор поставит на грифе утверждения.
Дату утверждения можно оформлять тремя способами:
1) цифровым - в последовательности день, месяц, год: 10.09.2004;
2) словесно-цифровым способом: 10 сентября 2004 г.
3) цифровым способом в обратной последовательности - год, месяц, число: 2004.09.10. Этот способ соответствует международному стандарту на оформление дат, но в России он используется редко. В оформлении документов предпочтительнее применять второй способ, поскольку словесно-цифровое написание сводит к минимуму возможность фальсификации дат.
Регистрационный номер инструкции зависит от того, под каким номером она зарегистрирована в специальном журнале. Это может быть журнал регистрации (книга учета) должностных инструкций или журнал для регистрации всех нормативно-распорядительных документов организации. Регистрационный номер необходим для учета инструкции и облегчения ее поиска в будущем. Он, как и дата, проставляется на инструкции уже после ее утверждения.
Консультант по вопросам трудового права и кадрового делопроизводства В. Митрофанова предлагает разработать журнал по следующему образцу [5] :